會議是各級行政機關貫徹民主集中制原則，發揚民主，實行集體領導的重要形式，是執行政策、布置工作、調查研究、統籌協調、解決問題的有效手段。目前xx區**會議中心共有五個會議室，其中可容納260人的大會議室1個，可容納90人的中會議室2個，可容納40人的小會議室2個。在過去的一年裡，這五個會議室共接待各類會議1092場次，接待與會人數約4.
2萬人。
自**「八項規定」出台以來，全區會務服務工作面臨越來越多的變化和挑戰，會務服務中心作為機關事務局下屬會務服務保障職能科室，在局內各科室和區內各部門的大力支援與配合下，以高度負責的工作責任感和使命感，始終保持嚴謹務實的工作作風，不斷加強隊伍建設，積極抓好會前、會中、會後各個環節，有力地確保了會務意圖的全面實現，會務服務工作受到了領導的肯定和與會人員的廣泛讚賞，現將我們的主要做法總結如下：
一、狠抓隊伍建設，全面優化人員素質
1、加強培訓，提高業務能力。一場嚴謹有序的會議如同一盤棋局，需要每個工作人員的密切配合。為此加強服務人員業務知識培訓，制訂計畫進行串崗培訓尤為重要。
如中心只有一名音響師，一旦遇上多個會議室同時有會議的情況，音響師難免會顧此失彼，因此在日常工作中要求會務服務人員學習簡單的音控操作，拾遺補缺，以保障每個會議的順利召開。同時要求負責清潔的工作人員學習會務服務相關業務知識，在會議室爆滿情況下，頂崗為會務服務人員做好茶水**工作。
2、加強考核，建立激勵機制。研究制訂工作人員量化考核辦法，充分調動全體工作人員的積極性。因會務服務中心崗位特殊，經常要加班加點，如有些會議要延續到中午12點半或者傍晚6點半才結束；有些上午召開的**會議，工作人員要在7點前到位進行**除錯；有些特殊會議需要在晚上及週末時間召開，如遇緊急會議，甚至要在半夜或凌晨召開，這就需要會務服務人員加班加點、到崗到位。
為此，中心內部建立了一套會務服務制度，形成用制度管人、按制度辦會的良好格局，促進會務服務工作朝著規範化、制度化、標準化的方向發展。
二、強化服務意識，不斷提公升辦會質量
1、主動作為，會前準備抓「牢」。凡事預則立，不預則廢。做好會務工作必須要有目標、有計畫、有分析、有論證，準備充分。
從某種程度上來說，會務工作的成效，很大程度上取決於會議前期準備工作的細化程度。在日常工作中，中心努力按照與會者要求布置會場，對領導交辦的任務及時協調、綜合權衡、通盤考慮、周密安排，做到精益求精，確保所有的會議正常舉行。由於會議主題多元化，會場的布置也隨之千變萬化，為此不管大會小會都堅持提前布置會場，便於妥善應對可能出現的錯漏或突發情況。
一是根據會議的型別及參會人數提前布置好會場，如座談會、協調會需把座位擺放成「回」或「u」字行；學習會、工作部署會則需把座位擺排成課堂式。為滿足各種會議的需求，會務服務大會議室及一號會議室基本上是每天一小搬，兩天一大搬。二是提前同廣告公司聯絡製作適合會場大小、場景的會標，會標體現會議的主題並懸掛在合適位置。
根據參會人員名單，合理安排與會人員的會場座次，座區圖和桌簽要反覆進行核對，防止遺漏、重複、出錯等。如遇大型會議，還要將座區圖擺放在會場入口醒目位置，並在會場入口設立簽到席。三是提前打掃好會場衛生，會議開始前在會場內擺放好杯具，備好茶水，主席台還要擺放小毛巾等等。
四是提前對音響裝置進行除錯，檢查裝置執行狀況，根據會議的需求還要提前除錯投影，準備無線話筒等等，如遇**會議，還要協助機要、應急部門做好**除錯。
2、勤儉辦會，會議經費抓「緊」。一是本著「節儉辦會」的原則，根據會議所需，確要安排工作餐的，一律按照標準安排自助餐。二是為進一步有效整合利用現有資源，節約會議經費，我中心對原有的幾千份桌簽進行了分類整理，以各單位首字聲母為代表進行分類，建立目錄方便查詢，並設立桌簽自取區，大大提高了工作效率。
三是提倡節能環保辦會，減少一次性紙杯的使用，除大型會議外，其它會議茶水**一律使用陶瓷杯，同時配備四個消毒櫃，由專人進行管理。
3、嚴謹務實，後勤保障抓「實」。正所謂「台上一分鐘，台下十年功」，乙個人員齊整、流程順暢的會議，需要會務工作人員付出更多的時間和精力。為保證各項會議高質量完成，我中心充分發揮主觀能動性，主動加壓，積極作為，以嚴謹務實的服務者姿態，把工作想在前、做在前，確保會務工作組織嚴密、準備充分，即使遇到臨時突發狀況，也能及時妥善地應對。
一是按照全面周到的原則，每次接到大型活動後勤保障任務，及時按照會議主題及日程安排，對會務工作進行認真研究，詳細制定後勤保障方案，根據會議規格高低、參會人數及日程長短等設立相應工作小組，明確工作職責，會務服務工作涉及到的環節頗多，每個環節都要堅決避免出現「可能」、「應該」或者「差不多」的情況，確保落實到位、責任到人。二是做好工作對接及會前查驗。按照「會務工作無小事」的要求，對上匯報好，對外聯絡好，對內溝通好，全力以赴做好各項服務。
為確保會務組織不出差錯，重要會議都要進行會場布置查驗和對接情況查驗，如區內大型會議，由於涉及的會場較多，會務服務人員需等到酒店布置完全部會場後再進行會場查驗。為了確保工作不出現任何疏漏，會務服務人員時常要忙到下半夜。三是對一些大型的重要活動相關資料進行總結歸檔，如各類活動的後勤保障方案，會議指南及會務工作流程中涉及到的座位表、就餐安排、房間安排等及時收集整理歸檔，便於為今後同類會議提供參考借鑑。
三、細化服務內容，提公升服務品質
1、改善硬體，建立良好的會務環境。一是由於區會務服務中心外牆漏水，二號、三號會議室及接待室內牆滲水脫落，並產生大面積霉斑，嚴重影響美觀及會議室的正常使用。中心在節省經費又不影響會議室正常使用的情況下，利用十一長假及週末分批對各會議室內牆進行了改造。
二是因我市天氣春秋季多雨，中心特購置雨傘架及雨傘袋機，避免雨天中心大廳因雨傘滴水導致潮濕路滑,確保與會者安全。三是因現場會需求，配置了60套無線發射接收系統。由於現場會參會人數較多，環境嘈雜，往往達不到預期效果。
與會者佩戴無線接收系統後，在100公尺範圍內都能接收到訊號，聽清楚現場介紹，大大提高了現場會的辦會質量及預期效果。四是部分陶瓷杯使用時間過久，在高溫消毒的過程**現缺口等破損現象，為此中心在多方比價後及時更換陶瓷杯具，並採購多層清潔推車，避免陶瓷杯因碰撞產生破損。
2、優化服務，提公升會務服務品質。小事成就大事，細節成就完美，中心除做好正常會務保障外，還細化了服務內容，做到每個細節細緻入微、有條不紊，使與會者滿意。一是會議開始前，協助會議主辦單位做好入場引導工作，並維持好會場秩序，當主席台領導入座後，及時關閉會場大門。
二是會議開始後，安排負責人員留守會場，提醒服務人員定時**茶水，關注會場內音響、燈光、室溫等情況，便於處理各種突發狀況，一旦發現問題可以迅速補救。三是會議結束後，先檢查每個座位是否有遺落的物品，若有則根據座位牌進行物品登記，主動聯絡會議主辦方或失主，及時歸還失物。對遺落的會議普發資料均進行碎紙處理，對重要的會議資料及時聯絡會議主辦方領回。
細節決定成敗，規範體現水平。會務服務工作是一項複雜的系統工作，也是機關後勤保障工作中的一項重要職責，在籌備組織過程中，稍不注意就會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。中心將繼續從實踐經驗中探索服務量化、細化辦法，進一步規範會務工作流程，把這項工作做好、做實、做出特色。
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