會議的涵義
會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通資訊、表達意願的行為過程。
會議的要素
１、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。
２、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。
３、程式要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。
４、財務要素：會議經費、會議裝置、會議服務設施。
會議的作用及缺陷
1．會議作用
（１）．交流資訊，互通情報
（２）．發揚民主，科學決策
（３）．組織領導，推動工作
（４）．帶動消費，促進經濟
（５）．聯絡感情，塑造形象
2. 會議缺陷
（１）．造成時間、精力的浪費
（２）．造成經濟的浪費
（３）．造成資訊的重複、浪費
（４）．滋長不正之風
會議的種類
1.按規模分：
特大型（萬人以上）、大型（上千人）、
中型（數百人上下）、小型（數十人或數人）。
2.按性質分：
法定性、決策性、專業性、動員性、紀念性、
外事性 、專題性、綜合性。
3、按時間分：
定期和非定期。
4、按出席物件分：
聯席會、內部會、代表會、群眾會.
5、按召開方式分：
**會、電視會、廣播會、網路會。
公司常見會議型別
經理例會與特別會議、員工大會、公司年會、
股東大會和董事會、客戶諮詢會、展覽會、訂貨會、業務洽談會.新產品新聞發布會、聯誼會、表彰會。
會議的申報與審批
1、申報與審批的形式
口頭申報、書面申報、會議申報。
2、會議申批的原則
精簡從嚴原則、「一枝筆」原則。
會議成本意識
會議成本= 2abt
式中 a —平均工資的3倍（以小時計）;
b —參加會議的人數;
t —會議的時間（以小時為單位）。
指導會務工作的原則
1、準備充分； ２、組織嚴密；
３、服務周到； ４、確保安全。
會前準備工作
1、 確定會議主題與議題
確定主題的主要方法：
一是要有切實的依據；
二是必須要結合本單位的實際；
三是要有明確的目的。
議題是對會議主題的細化。
2、確定會議名稱
會議名稱一般由「單位+內容+型別」構成,應根據會議的議題或主題來確定。
3、確定會議規模與規格
確定會議規模與規格的依據是會議的內容或主題。同時本著精簡效能的原則。
會議的規模有大型、中型、小型。
會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。
4、確定會議時間、會期
會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯絡。
5、 確定會議所需用品和裝置
（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和裝置，包括文具、桌椅、茶具、擴音裝置、照明裝置、空調裝置、投影和音像裝置等。
（2）特殊用品是指一些特殊型別的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和裝置。
6、建立會議組織機構
會務組、宣傳組、秘書組、檔案組、接待組、保衛組。
7、確定與會人員名單
出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。
8、確定會議地點
要根據會議的規模、規格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環境等因素。
9、安排會議議程與日程
會議議程是對會議所要通過的檔案、所要解決的問題的概略安排，並冠以序號將其清晰地表達出來。
會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。
某公司銷售會議議程表
1、推選銷售部經理的人選。
2、年度銷售活動的總結。
3、有關銷售問題的發言。
4、下年度銷售目標。
5、銷售人員的招聘和重組。
10、制發會議通知
會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題及要求等。
會議通知的種類有書信式和柬帖式。
會議通知的傳送形式有正式通知和非正式通知。
會議通知的方式有書面、口頭、**、郵件。
11、製作會議證件
代表證出席證
會議正式證件列席證
來賓證會議證件旁聽證
工作證會議工作證件記者證
出入證會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人**，加蓋印章。
12、準備會議檔案資料
主要有議程表和日程表、會場座位分割槽表和主席台及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。
13、安排食住行
會議飲食管理本著「衛生第
一、保證營養、適合口味、方便節約」的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.
會議住宿安排，根據實際情況，按照規定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。
安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務。
14、制定會議預算方案
檔案資料費 、郵電通訊費、會議裝置和用品費、
會議場所租用費 、會議辦公費 、宣傳交際費 、
食宿費、 交通費、其他費用。
15、布置會場
（1）會場的風格特點
莊嚴、肅穆、輕鬆、簡潔、
喜慶、儒雅、簡單樸素。
（2）會場的型別及布局
小型會議室。
橢圓形、回字形、 t 字形、「馬蹄」型、長方形。
② 中型會議室。
而」字型、半圓型、課堂型。
③ 大型會議室。
禮堂型、眾星拱月型。
（3）會場的布置
① 主席台
主席台的布置一是對稱；二是要簡化。
主席台的座次一般是職務最高的居第一排正
中，然後先左後右，由前至後的順序依次排列。
場內其他人員的座次安排
橫排法。豎排法。左右排列法。
③會場內外的布置：
會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐籤、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。
16、檢查會場
（1）. 方式
一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現場檢查。
（2）．檢查的內容
a.檔案的材料準備情況。
b.會場布置情況。
c.會議保衛工作情況。
d.其他內容。
問題討論
1．會議議程與日程的區別。
2．簡述擬訂會議議程與日程表的方法。
3．選擇會議地點應綜合考慮哪些因素？
4、應如何做好會場的布置工作？
5、怎樣制定會議籌備方案？
6、怎樣發放會議通知？
10、怎樣才能做好會議的食宿工作？
8、會前檢查工作包括哪些內容？
會中服務工作
1、報到及接待工作
（1）與會人員的接送;
（2）會議交通工具的安排;
（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;
（4）會議文娛活動的安排和組織;
（5）其他屬於招待方面的工作。
2、組織簽到
（1）秘書人員代簽到。
（2）簿式簽到。
（3）電子計算機簽到。
3、做好會議記錄
（1）會議記錄的格式 ：
記錄頭、記錄主體、 記錄尾部
1)記錄頭:
會議名稱；
會議時間；
會議地點；
會議主席（主持人）
會議出席、列席和缺席情況；
會議記錄人、
會議主要議題。
2）記錄主體
與會者的發言。議定事項。
3）記錄尾部
散會。主持人、記錄人簽字。
（2）會議記錄的要求
準確、完整、簡潔、明確。
（3）會議記錄的重點
會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；
會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；
權威人士或代表人物的言論；
會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；
會議已議決的或議而未決的事項；
對會議產生較大影響的其他言論或活動。
（4）會議記錄方法
1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要宣告、修正案內容、結論全記下來， 其他的可簡要記錄.
會務工作標準
會議活動是一種典型的群體活動，是乙個由諸多人為因素同時聚合並相互作用的複雜過程。作為會議組織者或會議主持人，要想通過有效的組織把所有與會議活動有關的因素有機地結合在一起，從而形成乙個為所有與會人員所期望的過程和功能輸出，圓滿地完成會議預定的任務，就必須具備整體思維的能力，為會議建立起乙個具有整體性特...
秘書會務工作指導會議活動有什麼作用
1 科學決策作用。科學決策是舉辦會議活動特別是召開會議的首要目的。當然，科學決策不僅靠會議，而且要具有充分資訊 多種預案，進行科學論證 縝密測算 廣泛徵求意見，最後民主表決，才能作出符合實際的正確決策。2 宣傳動員作用。會議活動的宣傳動員作用顯而易見。會議活動是人們獲取資訊的重要形式，是交流思想和看...
秘書會務工作指導組織會議人員必備能力
1 會策劃會議活動組織人員首先要會策劃，這是總攬全域性 協調各方的基礎。一項會議活動，不論規模大小 時間長短 規格高低，總是離不開策劃。2 會組織組織是對會議活動日程 議程的安排，人員的調動，會議活動事項程序的推動。組織首先是時間組織，要精心安排 科學安排，合理利用時間資源，使時間得到優化 其次是程...