一、接受會議指令
辦公室工作人員在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。
二、會議方案制訂
根據接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內容主要包括：會議名稱、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議檔案資料準備、會場布置、安全、衛生、新聞報道、典型發言、頒獎以及其它特殊要求。
三、會議方案審批
將擬定的會議方案報分管副秘書長或秘書長審批。
四、會前籌備
（一）會議通知
1、重要會議應發書面通知。**通知的，應擬定簡明扼要的通知稿。
2、通知內容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內容和會期注意事項、聯絡**等。
3、通知範圍：參會市領導、其他參會人員、列席人員及相關單位。
4、通知下發後，應掌握應到會人員擬出席、請假情況並及時向領導匯報。
（二）會議檔案準備
由相關單位負責會議檔案的準備，對需向會議提交的檔案資料，應明確專人負責收集和分發。會議檔案主要有：
1、會議主體檔案，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領導講話等。
2、會議程式檔案，包括議程檔案、日程安排、選舉程式、表決程式等。
3、會議管理檔案，包括會議須知、保密規定、作息時間等。
（三）會場布置
布置會場應體現會議的性質和需要，烘托會場氣氛。
1、會場裝飾
（1）黨代會，背景布置黨徽和紅旗。
（2）根據會議需要在主席台懸掛會標、擺放花卉。
（3）根據會議需要懸掛標語等。
2、會場座次排列
（1）主席台人員座次的排列。會議主席台座次排列順序，一般按職務高低排列，以主席台座位為準，無論人數單、雙，均以最高領導為中心，然後依先左後右次序排列。如領導對座次安排有特殊交待，按領導意見辦。
（2）標識座次的方法，採用在主席台或會議桌上擺放座籤、在與會人員入場券上註明座次等方法。
（3）重大會議，印製座位圖表，經有關領導審定後發給有關人員。
3、其他要求
（1）會場要考慮製冷、取暖、通風和消毒等事項。
（2）會場桌椅擺放應整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有台布的桌面應乾淨整齊、顏色統一。
（3）座位牌要統
一、規範、醒目，擺放要整齊。
（4）會場內音響、話筒、燈具等應提前2小時除錯，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品，隨時應對突發情況。
4.特殊要求
（1）對表彰類會議，根據需要安排禮儀人員、**等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮。
（2）根據會議需要，安排工作人員宣讀檔案。
（3）對出席重要會議的領導和其他參會人員有著裝要求的，應提前通知。
（4）涉密會議，應按有關保密規定和通知要求辦理。
（5）重要會議會場應提醒與會人員關閉移動通訊工具。
（四）住宿、就餐安排
1、住宿。提前統計好住宿人數、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。
2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點、食譜，安排衛生防疫，製作餐證等。
（五）會議用品準備
提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所用物品的名稱和數量詳細列出。主要包括：
1、製作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、檔案袋等。
2、印製會務手冊。包括：議程、日程、參會人員名單、房號、**號、就餐安排、乘車安排等。
3、特殊會議，如召開選舉性會議，應準備選票、選票箱、封條等，並準備填寫選票用筆等物品。
（六）會議車輛安排
明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應將車輛編號、排序。
（七）信訪安全保衛工作
由會務人員協調院保衛處制定、落實預案。
（八）新聞報道工作
根據會議需要，市委宣傳部做好新聞報道工作或與新聞單位聯絡協助做好會議新聞報道工作，會議新聞稿件應經有關領導審批。
（九）衛生醫療、防疫工作
根據會議需要，與醫院和防疫部門聯絡，安排衛生防疫人員駐會並制定應急預案。
五、會前檢查
會議召開前，對上述會議準備工作進行檢查，確保各項工作落實到位。對未完成的任務，明確專人限時完成，確保會議按時順利召開。
六、會議報到
會務工作人員應至少提前30分鐘到達會場並做好以下工作：
1、會議簽到。要求與會人員本人簽到。報到完畢後，應及時彙總情況，向有關領導報告。會務工作人員在會前5分鐘，對沒有到會人員進行催促。
2、發放檔案、資料。
3、會議開始前，引導與會人員入座，制止無關人員進入會場。
4、宣布會議紀律。開會時要關閉手機，進入會場不准吸菸，不准隨意走動、交談喧嘩，涉密的會議強調有關保密紀律。
5、根據會議安排，有候會人員的應安排候會人員在休息室等候，確保會議銜接緊密、有序。
七、會中服務
1、會場服務人員應穩重大方、禮貌用語，適時搞好會場服務。
2、會議開始後，會務人員應巡視會場，維持會場秩序，發現不遵守紀律的情況，及時制止，妥善處理突發情況，確保會議順利進行。
3、根據需要安排有關人員做好會議演示文稿、討論記錄和意見彙總工作。
4、常委會記錄，應使用統一標準的會議記錄紙，記錄應真實、準確、完整，不得隨意做增刪改動。
八、會後工作
1、會議結束後，應疏導與會人員離開並檢查會場，檢視有無遺留物品、資料，清退會議室等。
2、收回會議檔案。對需要收回的會議檔案，在會議結束時及時如數收回。
3、會議檔案的歸檔。將形成的所有檔案包括會議方案、通知、報告、演示文稿、記錄、簽到表等檔案整理歸檔。
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2010年7月6日會議記錄 主題 如何規範辦公室各項工作 時間 2010年7月6日 地點 總經理室 主講人 蘇偉標 律師 參與人員 繆海堅 歐陽碧雲 一 文書方面 起草各種方案之前要充分了解總經理的意圖 主體內容 物件 具體要求 總經理要求的完成時間等。二 辦公室內部的一般行政工作 一 檔案的簽發歸...
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2.2 會議內容 分享學習心得，討論學習重點 2.3 會議目的 提倡員工多看書，多學習，以及能實踐到工作中 生活中 2.4 參會人員 公司所有員工 2.5 會議時間 每月5日下午14 00開始 2.6 會議定時 半天 14 00 18 00 3 三欣 四新會 3.1 會議主持 行政部 3.2 會議內...