(一)擬定會議工作方案。一般應包括以下內容：會議記錄演示文稿工作、會議經費預算、食宿安排、保衛和保密工作等。
(二)選定、安排議題。會議討論的問題、決策的物件，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。
日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機關或者根據領導同志指示準備議題，然後將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查後，按周、月或季度統籌安排。
安排會議議題應注意以下問題：
一是下一級會議可以解決的或者個別領導同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論;
二是黨的會議同**的會議討論的議題要有所區別;
三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，並在開會前幾天經領導同志審批後，發給有關同志閱讀，準備意見;
四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排， 保證會議質量;
五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排乙個主要議題和一二個小議題為宜，
六是盡可能地將同類性質的議題提交一次會議討論;
七是應準備一些後備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。
(三)擬定會議議程、日程和程式。
(四)準備會議檔案、報告。日常工作會議的檔案、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議秘書部門應於會前通知有關部門報送會議檔案，對檔案內容和質量進行初審，並向領導同志提出所報送的檔案能否提交會議討論的意見。
(五)提出與會人員名單。
(六)編排分組。多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之後，要對與會人員進行編組，即按照一定的規律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：
根據地域編組;根據系統或行業編組;完全按人數編組。在進行編組時，要注意組的數量、規模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。
(七)選定、布置會場。
(八)制發會議證件。會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。會議證件可分為兩類：
一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等;另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務、發證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半身**，加蓋鋼印，以防偽造。
(九)發布會議通知。各項會議準備工作基本就緒後，要盡早發出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。
書面通知態度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數較多或比較莊重的會議，宜發書面通知。口頭通知特別是**通知，應擬乙個**通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發出後，應及時檢查並進行落實。
(十)制定會議須知。會議須知的內容主要包括會議保密紀律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。
(十一)負責會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點並通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準確掌握與會人員到會情況並實施組織的重要一環。
對於應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢後，應彙總情況，向會議領導報告。
(十二)會議秘書工作機構的設定和工作人員的調配。日常工作性會議、小型會議，一般由常設會議秘書部門或固定的專職、兼職會議秘書工作人員負責會議工作。規模較大且又較重要的會議，組織精幹有力的工作班子或成立大會秘書處，下設若干工作小組如秘書組、檔案組、業務選舉組、演示文稿組、宣傳報道組、翻譯組、總務組、警衛組、交通組等。
明確分工，各負其責，保證會議順利進行。
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