9） 接到**人員通知，會議臨時需要的物資，應5分鐘內送到，如無法滿足，會議接待員亦應5分鐘內到會議室向客人解釋，如客人不滿意或不接受，會議接待員應通知會議負責人到場解決。
10） 會議結束後，會議接待員應簡單將會議室收拾一遍，包括將桌椅擺放整齊；菸灰盅、盒紙鎖回茶水櫃；所有裝置恢復原狀；會議臨時用品（插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等）還到倉庫，如果桌面及地面較髒，應通知清潔員到場清潔，清潔後會議接待員將燈、空調、窗關好，以便迎接下乙個會議。
11） 每天下班前，會議接待員還應對自己管理區域的會議室檢查一遍門、窗、空調、燈、裝置是否關好才能離開。
4.2.2一類會議（專指服務區域在主樓內的會議室）：
1) 會議接待負責人接到**人員中、大型及重要會議通知後，與預訂會議人員聯絡，了解會議的需求，並要求對方在《會議物資需求表》、《會議費用結算表》中簽字確認。
2) 按客戶要求申購會議物資。
3) 申購物資到位後，提前一天準備好橫幅，擺放好鮮花；並對會議室進行全面檢查，與會議主辦單位（部門）保持聯絡，對座位數、名位牌、會標等進行核對，同時應對影視、音響裝置、燈光、花卉擺設、茶水茶杯準備、衛生情況、進出通道進行檢查，要求達標後對會議室進行封閉管理，不准無關人員進入會場（會議室）；一切準備妥當後，可要求客戶到現場**。
4) 會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，並於會議開始前15分鐘將茶水準備到位，在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。
5) 按4.2.1第5）條款到第11）條款的程式開展工作。
6) 會議快結束時，服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員；
7) 客戶部主任或客戶服務經理，必須到場監督會務工作人員的情況，巡視會議室的準備情況和會議的進**況，以便有突發事情時及時應對；
8) 如會議有需要，在會議期間應加強安全保衛工作，防止無關人員進入會場擾亂會；機電裝置部人員應注意會議期間用電裝置的工作情況，防止事故產生，應保證走火通道的暢通，緊急情況下，應有服務員在場進行疏導。
9) 會議結束後，會議接待負責人持客戶確認的《會議物資需求表》、《會議費用結算表》到我部收費員處開發票。
10) 將發票交客戶時一定要求客戶簽收，會議接待負責人一直跟進，直到我司收到該費用為止。
4.2.3臨時會議：
1) 接到**人員的通知後，該區域會議接待人員應5分鐘內到場按4.2.1第5）條款到第11）條款的程式開展工作。
4.3會議工作流程
4.3.1服務**值班人員下班前將oa網上收集會議的資訊填寫在《商務接待活動登記表》上交會議接待負責人員，並在第二天一上班重新收集新的資訊，涉及到語音、投影系統的會議及其他部門配合的接待工作，應將會議情況記錄在《會議接待裝置準備工作表》中交弱電組及其他部門進行會議準備。
4.3.2服務**值班人員每20分鐘對oa網進行臨時會議資訊的收集，並將新資訊及時通知會議接待負責人員，由其安排工作並將新資訊登記在《商務接待活動登記表》中。
會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準備工作，檢查結果記錄在《商務接待活動登記表》上。無語音、投影系統的會議不用填《會議接待裝置準備工作表》。
4.3.3會議接待負責人員在領取當天《商務接待活動登記表》時，應將前一天的《商務接待活動登記表》、《會議接待裝置準備工作表》交服務**值班人員統一歸檔。
4.3.4服務**值班人員收到語音、投影會議室預定資訊後，
5分鐘內將《會議接待裝置準備工作表》交給弱電組指定的技術員，由其在會議前15分鐘內做好準備工作。
4.3.5參觀接待、二類會議、電視**會議的
會議接待工作，應在管理中心發出通知後進行。客戶部對接會議使用方，確定會議議程，轉交弱電組、嚴格按議程準備及配合。
4.3.6領導日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視**會議，由服務**值班人員通過公司內部網向客服中心負責人及公司直接領導發布資訊。
備註：參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視**會議的工作流程均應按上述內容實施，以保證商務活動的統一性及各項質量記錄**的有效性。
4.4弱電技術員的日常維護及會前準備
4.4.1原則：保證會議系統的裝置正常執行
4.4.2措施：
1) 每週維護、檢查會議室的會議裝置（語音、投影），做好維護、檢查工作的記錄，每月進行會議室會議裝置功能性的評估。
2）會議前半小時按照服務**提供的《會議接待裝置準備工作表》，對會議室會議系統進行檢測，並將完成情況記錄在《會議接待裝置準備工作表》上，由會議接待人員進行複核。
3） 領導以上重要會議，完成檢測後應在現場對會議全程跟進。
4）會議開始前5分鐘，會議接待人員用禮貌語言「各位領導早上好（下午好），進行最後一次試音」，驗證會議系統。
會務服務標準
6一 崗位職責 1 會務人員提前把會議室 接待室開門通風，檢查衛生情況，使其始終處於完善良好的備用態。2 會務在崗期間，不得隨意串崗 空崗，不擅離工作崗位 不得幹私活，接打私人 不接待親友及做與本職工作無關的任何事情。一 崗位職責 1 會務人員提前把會議室 接待室開門通風，檢查衛生情況，使其始終處於...
會務接待人員職業標準
會務接待服務標準 1.0目的 為了規範會議接待行為，統一服務標準，持續 穩定的為使用者提供良好會議接待服務。2.0適用範圍 適用於大廈各類會議接待工作。3.0職責 3.1客戶部負責會議接待的具體實施。3.2客戶員負責會議登記和提前確認工作，確保會議如期召開 並記錄好會議召開的單位 出席人數和召集的領...
會務接待流程
一 會務工作總體思路 一 任務分解 將會務工作分解為各專項任務，明確分工 保證質量。二 責任到人 每項任務均有專人負責。三 周密計畫 每項任務均須制訂周密的工作計畫。四 逐項落實 計畫的每個環節 步驟均須嚴格落實。二 會前準備 一 成立會務組 1.會務組組長 總體負責。2.文秘材料小組 負責組織 收...