一、會務工作總體思路
(一)任務分解:將會務工作分解為各專項任務,明確分工、保證質量。
(二)責任到人:每項任務均有專人負責。
(三)周密計畫:每項任務均須制訂周密的工作計畫。
(四)逐項落實:計畫的每個環節、步驟均須嚴格落實。
二、會前準備
(一)成立會務組
1.會務組組長:總體負責。
2.文秘材料小組:負責組織、收集、整理、編印會議材料,會議記錄(及錄音錄影)、會議紀要與總結起草。
3.後勤保障小組:負責會議的會場、吃飯、住宿(煙、酒水、飲料、水果等)等後勤保障事宜。
備註:任務分解後形成《會務接待方案》。
(二)明確會議概況
1.全體辦會人員應明確會議概況,了解以下基本內容:
(1)會議主題
(2)級別與規模
(3)參會人員(與會人員的姓名、單位、職務)
(4)會期與日程安排(會議日期、天數、議程、活動安排等)
注:日程安排形成會務指南。
(5)會議經費申批:根據會議概況,按照神東電力公司本部有關標準預算會議經費,簽報領導批准。
(三)下發會議通知、登記代表名單
1.責任人:文秘材料小組。
2.責任:在落實以上各項工作後,起草會議通知、報領導批准後下發或以其他形式通知各參會單位。通知內容應包括:
(1)會議主題
(2)參會人員
(3)會期安排
(4)會議地點與聯絡**
(5)會務組聯絡人與聯絡**
(6)報到日期
(7)有關事項(如要求自帶有關材料、物品等)
(8)會議回執(附表2)
(9)會址交通導引
3.落實:會議通知以傳真(可包括電子郵件)、原件郵寄方式傳達各參會單位。
會議通知下發後,會務組聯絡人負責按會議回執登記報名情況,形成《會議代表登記表》(附表3),製作會議名冊。登記內容應包括:
(1)單位
(2)姓名
(3)職務
(4)性別
(5)民族
(6)到達航班與到達時間
(7)是否要求接站
登入工作應盡早完成,並在此基礎上制訂《會務接待指南》。
(四)選定會議地點
1.責任人:後勤保障小組。
2.責任:聯絡幾家賓館(先前最好有一些基本了解),實地考察、比較。應調查的專案包括:
(1)**(客房、會場及其他服務專案的價位)
(2)設施(客房、會議室、休閒設施、環境等)房間有無網線、是否含早餐
(3)服務(辦會經驗、餐飲質量、服務態度等)
(4)交通(便利與否)
(5)當期有無接待能力
3.落實:綜合比較後按優質低價原則選取一家,簽報或口頭匯報領導批准。領導批准後,立即完成以下工作:
(1)與賓館確認各主要服務專案的收費標準與折扣
(2)根據會議預算在財務借款
(五)準備會議材料、用品
1.責任人:兩組分工協作。
2.材料內容:會議材料由材料文秘小組負責整理、印製。除正式上會材料外,還應包括:
(1)會議代表名單(附房間號)
(2)日程安排,各項活動地點及注意事項等
3.會議用品:會議用品由後勤保障小組負責,應準備的會議用品包括:
(1)會場條幅(或現場led顯示器)
(2)會議代表證
(3)與會領導桌簽
(4)檔案袋、筆記本、筆
(5)錄音筆、照相機、攝像機
(6)便攜機、印表機及紙張、投影儀(根據需要)
(7)花卉、水果及方便食品(可由賓館準備,或自行購置、分發)
(8)藥箱(備常用藥品)
(9)現場安全帽的準備
(六)餐飲安排
1.責任人:後勤保障小組。
2.責任:與酒店緊密協調,盡早落實以下工作:
(1)吃飯人數
(2)包間預定
(3)煙、酒水準備
(4)飯後車輛安排
(七)會場安排
1.責任人:後勤保障小組。
2.責任:與賓館緊密協調、現場核查,或在辦公區域準備,盡早落實以下工作:
會議室領導臨時休息室
各次分會的會場布局,包括:大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光攝影、攝像負責人、投影儀
(八)文體活動安排
會後去周邊旅遊景點應按實際時間安排。
(九)房間安排
1.責任人:後勤保障小組。
2.責任:在確定了參會代表名單之後,即在賓館訂房、安排房間,包括:
房間內水果、煙、礦泉水擺放。
三、會中服務
(一)接站
(二)簽到
1.在正式報到前日,應完成以下工作:
(1)將分裝好會議材料的檔案袋放至會議室或賓館
(2)統一領取代表房間鑰匙
(3)花卉、水果等分發到各房間
2.簽到工作包括以下環節:
(1)在賓館門廳懸掛歡迎條幅(或設定歡迎引領標牌)
(2)在賓館門廳設定簽到處、專人負責簽到
(3)確認返程日期及訂票
四、會後收尾
(一)退房、送站
(二)紀念品的發放
會務接待流程
一 會務工作總體思路 一 任務分解 將會務工作分解為各專項任務,明確分工 保證質量。二 責任到人 每項任務均有專人負責。三 周密計畫 每項任務均須制訂周密的工作計畫。四 逐項落實 計畫的每個環節 步驟均須嚴格落實。二 會前準備 一 成立會務組 1.會務組組長 總體負責。2.文秘材料小組 會議邀請函 ...
會務接待服務標準
9 接到 人員通知,會議臨時需要的物資,應5分鐘內送到,如無法滿足,會議接待員亦應5分鐘內到會議室向客人解釋,如客人不滿意或不接受,會議接待員應通知會議負責人到場解決。10 會議結束後,會議接待員應簡單將會議室收拾一遍,包括將桌椅擺放整齊 菸灰盅 盒紙鎖回茶水櫃 所有裝置恢復原狀 會議臨時用品 插線...
會務安排流程
會務一般分為三個階段,會前準備 會間服務 會後處理 一 會前準備階段。例會和小型會議不安排食宿,適當簡化 1 制定會議方案。對會議的名稱 主旨 形式 規模 會期 議題 日程安排 經費預算 組織領導等拿出意見,提交領導討論審定後,即作為組織籌辦會議的依據。如作變動,需及時請示報告,不可自作主張,隨意改...