一、會務工作總體思路
（一）任務分解：將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質量。
（二）責任到人：每項任務均有專人負責。
（三）周密計畫：每項任務均須制訂周密的工作計畫。
（四）逐項落實：計畫的每個環節、步驟均須嚴格落實。
二、會前準備
（一）成立會務組
1.會務組組長：總體負責。
2.文秘材料小組：會議邀請函、會務指南、宣傳材料準備。
3.後勤保障小組：負責會議的會場、餐飲、住宿（煙、酒水、飲料、水果等）、旅遊等後勤保障事宜。
備註：任務分解後形成《會務接待方案》。
（二）明確會議概況
1.全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內容：
（1）會議主題
（2）級別與規模
（3）參會人員（與會人員的姓名、單位、職務）
（4）會期與日程安排（會議日期、天數、議程、活動安排等）
注：日程安排形成會務指南。
（5）會議經費申批：根據會議概況，按照公司有關標準預算會議經費，簽報領導批准。
（三）下發會議通知、登記代表名單
1.責任人：文秘材料小組。
2.責任：在落實以上各項工作後，起草會議通知、報領導批准後下發或以其他形式通知各參會單位。通知內容應包括：
（1）會議主題
（2）參會人員
（3）會期安排
（4）會議地點與聯絡**
（5）會務組聯絡人與聯絡**
（6）報到日期
（7）有關事項（如要求自帶有關材料、物品等）
（8）會議回執（附表2）
（9）會址交通導引
3.落實：會議通知以傳真（可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達各參會單位。
會議通知下發後，會務組聯絡人負責按會議回執登記報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），製作會議名冊。登記內容應包括：
（1）單位
（2）姓名
（3）職務
（4）性別
（5）民族
（6）到達航班與到達時間
（7）是否要求接站
登入工作應盡早完成，並在此基礎上制訂《會務接待指南》。
（四）選定會議地點
1.責任人：後勤保障小組。
2.責任：聯絡幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的專案包括：
（1）**（客房、會場及其他服務專案的價位）
（2）設施（客房、會議室、休閒設施、環境等）房間有無網線、是否含早餐
（3）服務（辦會經驗、餐飲質量、服務態度等）
（4）交通（便利與否）
（5）當期有無接待能力
3.落實：綜合比較後按優質低價原則選取一家，簽報或口頭匯報領導批准。領導批准後，立即完成以下工作：
（1）與賓館確認各主要服務專案的收費標準與折扣
（2）根據會議預算在財務借款
（五）準備會議材料、用品
1.責任人：兩組分工協作。
2.材料內容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印製。除正式上會材料外，還應包括：
（1）會議代表名單（附房間號）
（2）日程安排，各項活動地點及注意事項等
3.會議用品：會議用品由後勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：
（1）會場條幅（或現場led顯示器）
（2）會議代表證
（3）與會領導桌簽
（4）檔案袋、筆記本、筆
（5）錄音筆、照相機、攝像機
（6）便攜機、印表機及紙張、投影儀（根據需要）
（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）
（8）藥箱（備常用藥品）
（9）現場安全帽的準備
（六）餐飲安排
1.責任人：後勤保障小組。
2.責任：與酒店緊密協調，盡早落實以下工作：
（1）吃飯人數
（2）包間預定
（3）煙、酒水準備
（4）飯後車輛安排
（七）會場安排
1.責任人：後勤保障小組。
2.責任：與賓館緊密協調、現場核查，或在辦公區域準備，盡早落實以下工作：
會議室領導臨時休息室
各次分會的會場布局，包括：大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光攝影、攝像負責人、投影儀
（八）文體活動安排
會後去周邊旅遊景點應按實際時間安排。
（九）房間安排
1.責任人：後勤保障小組。
2.責任：在確定了參會代表名單之後，即在賓館訂房、安排房間，包括：
房間內水果、煙、礦泉水擺放。
三、會中服務
（一）接站
（二）簽到
1.在正式報到前日，應完成以下工作：
（1）將分裝好會議材料的檔案袋放至會議室或賓館
（2）統一領取代表房間鑰匙
（3）花卉、水果等分發到各房間
2.簽到工作包括以下環節：
（1）在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設定歡迎引領標牌）
（2）在賓館門廳設定簽到處、專人負責簽到
（3）確認返程日期及訂票
四、會後收尾
（一）退房、送站
（二）紀念品的發放
會務接待流程
一 會務工作總體思路 一 任務分解 將會務工作分解為各專項任務，明確分工 保證質量。二 責任到人 每項任務均有專人負責。三 周密計畫 每項任務均須制訂周密的工作計畫。四 逐項落實 計畫的每個環節 步驟均須嚴格落實。二 會前準備 一 成立會務組 1.會務組組長 總體負責。2.文秘材料小組 負責組織 收...
會務接待服務標準
9 接到 人員通知，會議臨時需要的物資，應5分鐘內送到，如無法滿足，會議接待員亦應5分鐘內到會議室向客人解釋，如客人不滿意或不接受，會議接待員應通知會議負責人到場解決。10 會議結束後，會議接待員應簡單將會議室收拾一遍，包括將桌椅擺放整齊 菸灰盅 盒紙鎖回茶水櫃 所有裝置恢復原狀 會議臨時用品 插線...
會務安排流程
會務一般分為三個階段，會前準備 會間服務 會後處理 一 會前準備階段。例會和小型會議不安排食宿，適當簡化 1 制定會議方案。對會議的名稱 主旨 形式 規模 會期 議題 日程安排 經費預算 組織領導等拿出意見，提交領導討論審定後，即作為組織籌辦會議的依據。如作變動，需及時請示報告，不可自作主張，隨意改...