一、會前的策劃工作
決定召開會議後，應做好會前的各項策劃工作，包括：
1、商定與會人員範圍（含嘉賓、領導、正式代表和列席代表）。
2、商定會議日程。
3、商定會場（含討論地點）和會議住地的安排及討論分組原則。
4、商定會議檔案材料的起草和印發工作。
5、商定會議報名和簽到事項。
6、商定參觀點的安排。
7、商定獎品、證書的發放安排或紀念品、獎品、證書的購買和製作工作。
8、商定新聞報道的有關事宜。
二、會議有關問題的請示
根據協調情況，提出關於會議有關具體問題的請示，即會務安排工作方案，報黨、校辦主任審核。請示包括以下內容：
1、會議的名稱、時間、地點和主題。
2、出席會議的人員範圍。
3、會議的議程、日程安排方案，會議主持人、講話人、發言人建議名單。
4、會場的布置和座位（含主席台）安排原則。
5、分組討論的編組原則和召集人建議名單。
6、會議檔案材料（含主持詞、大會發言稿、參閱材料）的起草、審批、印發的原則。
7、獎品、證書的安排發放（含紀念品、獎品、證書的購買或製作要求）。
8、會議合影、參觀的組織安排。
9、與會人員請假的原則。
10、新聞報道的原則。
11、與會人員或來賓的接待及食住行安排原則。
三、會議的通知
1、全校性會議，通知以黨委辦公室、校長辦公室名義發出。通知中應明確會議的時間、地點、主題、參加會議人員範圍、請假要求、簽到的時間和地點等。如召開視屏會議，通知中應明確在主會場、分會場參加會議的有關事項。
2、校外會議，邀請函以廣東外語外貿大學或廣東外語外貿大學校友總會名義發出。邀請函中應明確會議的時間、地點、主題、報名要求、簽到的時間和地點等。邀請函需附回執。
3、會前適當時間，應向校領導發出《校領導公務活動安排》，明確會議時間、地點、與會人員範圍、日程安排，每一節大會的程式（由誰主持、誰講話、誰發言，是否安排與會議代表合影，是否安排頒獎等），領導到達會場的時間，著裝要求等等。
《校領導公務活動安排》式樣：
校領導公務活動安排
黨委辦公室、校長辦公室綜合科2023年 1 月 3 日
廣東外語外貿大學2010發展戰略研討會
暨校務委員會擴大會議
根據學校的工作安排，「2010學校發展戰略研討會暨校務委員會擴大會議」定於2023年1月9日至11日召開。
會議議題：1.開拓視野，更新觀念，進一步提高我校教育教學管理水平；2.學科建設和研究生教育。
與會人員範圍：校領導、校務委員、各學院(部)院長(主任)、黨總支書記，各科研、教輔、機關單位主要負責人，共約99人。
著裝要求：參加大會時，請領導同志著西裝。
附：日程安排
發（經辦人： **：36207007共印12份）
四、會前的有關準備工作
1、召開籌備會，召集相關人員布置具體工作。
2、製作會議證件。
3、製作橫幅、背景板、歡迎牌和引導牌。
4、排出會場（含主席台）座位圖。
5、製作照相站位圖，並通知攝影師。
6、收集和整理與會人員出席情況，重點是落實校領導出席會議的情況。
7、提出分組討論的具體名單（含召集人），安排小組討論地點。
8、列印姓名牌，布置會場。
9、檢查會議檔案材料的印發情況和主持詞、發言稿的準備情況。
10、檢查會議紀念品或獎品、證書的製作情況，包括獎品、證書的遞送組織情況。
11、製作外地來賓的車輛接送安排表及會務用車安排表。
12、落實會議期間的用餐安排。
13、合成《會議須知》，報黨、校辦主任審定。
五、會議報到
1、按照會議報到時間，提前30分鐘到達現場，檢查工作人員到達情況，組織協調報到工作。
2、與會人員報到時，應在簽到後再發給會議證件，憑會議***理其他報到手續。
六、會議期間的服務工作
1、每節大會前，提前40分鐘到達會場，檢查會場的各項準備情況 (會議中需**國歌、國際歌、頒獎**的應監聽) 。
2、做好會場內外、領導休息室的引導工作。
3、負責與會人員在會場的報到工作，根據報到情況及時清點到會人數。
4、掌握主要領導到達會場時間並注意迎候，領導到達後，引導領導進入休息室。
5、會前3分鐘開始整理會場，提醒與會同志盡快入座，並關閉手機。
6、會場整理好後，向黨、校辦主任報告，於會前1分鐘協助黨、校辦主任引導主要領導到會場指定位置就座。
6、開會期間，做好會場內外的值班工作，及時辦理領導交辦的事項並做好會議記錄，做好頒獎時的有關引導工作。
7、分組討論，應安排工作人員提前20分鐘到各討論點檢查會場的準備情況，做好引導工作。
8、如安排合影，請注意提前安排場地，了解攝影師的到位情況。
七、會後的整理工作
1、每節會議結束後，及時檢查會場，注意收集與會人員遺漏的檔案或其他物品並盡快轉交有關同志。
2、及時收集會議有關資料，整理後歸檔，儲存為電子文件和列印材料各乙份。
非常詳細的公司會議會務安排規範手冊
一 會議會務前的策劃工作 決定召開會議後，應做好會議前的各項策劃工作，包括 1 商定與會人員範圍 含嘉賓 領導 正式代表和列席代表 2 商定會議日程。3 商定會場 含討論地點 和會議住地的安排及討論分組原則。4 商定會議檔案材料的起草和印發工作。5 商定會議報名和簽到事項。6 商定參觀點的安排。7 ...
會議會務制度
第一章總則 第1條為嚴格會務管理，提高會議質量和辦事效率，特制定本制度。第二章會議組織 第2條一般性會議範圍 管理例會 會 綜合性短會 跨部室會議及一般的臨時性會議等。第3條綜合部負責公司會務管理工作，各營業所 裝卸管理所 機械維修所設專人負責本單位會務管理工作。第4條凡能夠與例會 管理例會合併的會...
會議會務服務合同
甲方 上海華邇融實業發展 乙方 上海玄圃實業 甲方委託乙方組織安排有關2016 會議 活動 乙方接受委託。為明確雙方的權利義務，根據 中華人民共和國合同法 及其他有關法律法規，達成如下協議 一 基本情況 1 會議 活動 時間 2016年 8月20 日 2016年 9月 20日。2 活動安排 由雙方另...