14. 吃飯時間到了的時候，如果大領導還沒有到位，一定要等大家坐下來後，才通知大領導來吃飯，別讓大領導來坐著等大家入席。
15. 招待菸要準備一條，接待酒一般情況下是看上級大領導吃飯時定喝什麼酒。
二．會場布置
1. 會議前需要讓會務組的人員把飲用水或茶水都擺放好，筆和紙、橫幅等都要提前去讓服務員準備好，一般情況下投影儀是第二天一大早才準備，所以會務人員要第二天一大早去讓服務員提前把裝置除錯好，筆記本要提前連線試驗一下幻燈片的效果。
2. 會場布置如果能保證領導坐的位置剛好在橫幅下面，同時又正對***的投影幕布為最佳，如果保證不了，就只能是先保證正對***的投影幕布。
3. 會議期間需要的打影印裝置、文字資料一定要帶齊，且在會場明顯位置分類擺放。
（「審查會會務籌備專案」見另附）
三．匯報資料準備
1. 開大會的匯報材料數量一定要充分，雖然***幻燈片在臺上面講，但是牽涉到的關鍵的匯報內容，或者是匯報人最想達到目的的材料一定要充分，如「匯報材料簡本」，這種資料一定要準備得十分充足，對於比較大型的會議，「匯報材料簡本」至少10份。
2. 對於圖紙、招投標檔案、會議紀要、與設計單位溝通結果資料等材料要提前擺放在會場比較明顯的位置，且分門別類擺放。
3. 提前要把相關所有的電子版資料，如各個工程師的資料彙總，或者直接把硬碟伺服器裡面的所有資料都拷貝在行動硬碟或者u盤裡面，以便在會議期間隨時查閱。
4. 開會前一兩天，要對開會所匯報的內容的現場情況進行全面拍照，如工地現場、匯報內容中需要上級領導機關協調解決的現場情況等，**不求精，但求多且能說明問題即可，所有**資料存在行動硬碟或者u盤裡面。
四．其他
1. 一般分組討論結束需要準備各組的意見，然後利用會議紀要檔案形式進行彙總，提前收集整理好各小組意見，一般會議紀要檔案會專門挑每個專業非常重要的專家意見列到檔案裡面，其他的意見都會用「後附」的形式全部羅列。
2. 會務工作是非常操心和累人的，一定要先把自己的貴重物品放好後再去做會務工作，以免最後忙暈頭了自己的東西忘了帶導致丟失。
個人經驗，僅供參考！
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