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合同管理辦法
（試行）
二〇一四年八月
目錄第一章總則2-
第二章合同管理機構及業務部門職責2-
第三章合同管理制度3-
第一節合同的簽訂3-
第二節合同的會審6-
第三節重大經營事項的前置審核9-
第四節合同的履行10-
第五節合同的變更和解除11-
第六節合同糾紛的處理12-
第七節合同專用章管理13-
第八節合同台賬、報表及檔案管理13-
第四章合同管理獎懲14-
第五章附則16-
第一章總則
第一條為規範公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現公司合同管理的制度化，預防和避免合同糾紛的發生，維護公司的合法權益，根據國家相關法律、法規及公司有關規定，結合公司的實際情況，制訂本辦法。
第二條本辦法適用於公司一切合同管理活動。
本辦法所稱的合同業務是指公司在生產、經營活動中簽訂的建設工程、物資採購、技術、廣告等所有合同的談判、簽訂、履行等行為。
第二章合同管理機構及業務部門職責
第三條經營部是公司合同歸口管理部門，負責依法對合同進行統一指導、監督、管理。
第四條經營部主要職責：
1、負責國家相關法律法規的宣傳；
2、建立、健全和完善合同管理辦法；
3、根據公司採購計畫，組織相關部門進行市場調研；
4、參與合同洽談，負責合同的發起、審批流程的排程、合同會審及建檔、保管並按季度移交檔案室等工作；
5、負責牽頭擬定公司重大專案合同文字並組織相關專家對公司重大事項的合法性、可行性進行論證並出具法律意見書；
6、負責規範公司合同文字；負責公司合同法律條款的審核；
7、參與合同糾紛的調查、調解等活動；
8、辦理其他合同業務方面的工作。
第五條業務部門主要職責：
工程部：負責提交工程發包、材料、裝置招標採購計畫，負責審核對方主體資格；
技術部：負責提交公司設計、測繪、檢測等技術服務合同的簽訂計畫，負責審核對方主體資格；
企劃部：負責提交公司廣告宣傳、製作、策劃等宣傳服務方面合同的簽訂計畫，負責審核對方主體資格；
辦公室：負責提交公司辦公用品等業務分管範圍內採購合同的簽訂計畫，負責審核對方主體資格；
財務部：負責審核合同的付款方式、付款期限等有關條款。
公司分管經理：負責所分管工作範圍內招標（採購）、合同簽訂計畫審批及合同的審核批准。
總經理：負責全公司所有合同的審核批准。
第三章合同管理制度
第一節合同的簽訂
第六條合同的簽訂應當符合國家法律、法規、政策的規定，符合公司相關管理辦法的規定，堅持平等互利、協商一致、公開公正與誠實信用的原則。
第七條凡以公司名義簽訂的合同，均應加蓋公司的合同專用章，不得用行政章或其它印章代替，公司下屬職能部門更不得加蓋本部門行政章或其它印章簽訂協議、合同。
第八條公司嚴禁提供任何擔保。
第九條公司所有經營業務必須按照市場行為，形成書面（合同）約定，金額在1萬元以下的除外。
嚴禁未訂立合同即實際履行而後補辦簽訂手續的行為，但突發事故、裝置搶修、工程搶險、救災等特殊情況不能及時簽訂合同的，須報總經理批准後應急辦理，並在一周之內完善相關手續。
第十條合同的主要條款應當齊備和明確，必須包括但不限於下列條款：
1、雙方當事人的詳細情況（包括名稱、位址、**、法定代表人、委託**人、開戶銀行及帳號）；
2、標的；
3、數量（包括計量方法）；
4、質量（包括執行標準）；
5、價款或者報酬；
6、履行期限、地點和方式；
7、違約責任；
8、解決爭議的方法；
9、合同生效條件；
10、簽約日期、簽約地點。
第十一條合同的簽訂：
1、經營部按照承辦部門提交的計畫，按照公司相關管理制度規定或招標的方式確定合作方，牽頭組織承辦部門及相關部門與對方初步就合同的相關內容進行業務談判，與承辦部門共同草擬合同條款。
2、合同初步達成一致意見後，經法律顧問審核，承辦部門將預審資料（准入、計畫、招標、調研資料、合法有效的資質手續等）經經營部審核後，由經營部將合同及相應資料上傳公司oa辦公系統，發起合同會審流程。
合同按公司合同會審流程進行合同會審後，承辦部門負責人在合同中經辦人位置簽字，經經營部加蓋審核章，分管經理、公司總經理簽字後，到辦公室加蓋合同專用章，合同生效。
第十二條合同簽訂注意事項：
1、合同中一般不得約定預付款或定金條款，如確需約定，由承辦部門提出書面申請，報總經理批准後方可簽訂。原則上預付款比例不得超過合同總價或酬金的30%，定金比例不得超過合同總價或酬金的20%。
2、合同中原則上必須扣留質保金，質量保證期限不得低於半年,質量保證金不得低於合同總價的10%(低值易耗品除外）。法律法規、公司上級單位另有規定的，按相關規定執行。簽訂合同時由經營部嚴格管控。
3、訂立合同時，約定以訴訟方式解決糾紛的，應在合同中明確訴訟管轄地或訴訟管轄地的選擇方法；約定以仲裁方式解決糾紛的，應明確仲裁委員會。
4、合同對方原則上必須是單位，簽訂合同時必須加蓋單位的合同專用章或公章，並由該單位的法定代表人或委託**人簽字，委託**人要出示合法有效的授權委託書，並由各部門統一留存。
5、公司嚴禁與個人簽訂合同。確需與個人簽訂合同的，須經總經理書面批示，方可按本辦法規定進入合同審批流程。
6、合同簽訂的前提是相關手續必須齊全（計畫、招標、調研資料等），按時簽訂，否則不予辦理。
第十三條合同文字標準化管理
1、合同的簽訂一般按公司法律顧問提供的規範文字使用，需要變更條款內容的，承辦部門說明理由，會同經營部共同擬定合同條款，經法律顧問審核，由經營部最終審定使用。
2、對方當事人提供的格式合同，對其中限制我方權利和免除對方責任的條款，必須經法律顧問審核後，由公司經營部最終審定使用。
第二節合同的會審
第十四條為強化公司管理，最大限度地防範市場及法律風險，公司合同的簽訂執行合同會審制度。
第十五條公司合同的會審需按照公司內部會審流程及總公司會審流程執行。
第十六條合同會審流程：
公司內部會審流程：
1、建設工程合同、工程材料合同的會審流程：
經營部（發起並排程）→工程部部長、經營部部長→工程分管領導、經營部分管領導、財務部分管領導→公司總經理。
2、其他合同的會審流程：
經營部（發起並排程）→承辦部門部長、經營部部長→承辦部門分管領導、經營部分管領導、財務部分管領導→公司總經理。
總公司會審流程：
經營部（排程）→法律顧問、總公司分管領導→總公司總經理。
第十七條合同審核實行承辦負責制。
1、承辦部門要按照公司准入條件對簽訂合同的主體進行資格預審，對合同的合法性負責。
（1）審查簽訂合同當事人是否是經過有關部門批准成立的法人、個體工商戶；是否是具備與簽訂合同相應的民事權利能力和民事行為能力的公民。
審查對方的法人營業執照及年檢情況、經營範圍、組織機構**證（如是否合法註冊、是否存在未年檢或被吊銷營業執照等）、相應資質(對法律法規規定需要具備相應資質條件或經營許可的合同專案，要根據合同內容審查對方的資質現狀，即是否獲得相應資質及目前效力情況)；合同主體是個人的，可以要求其提供相應的個人身份資訊，如姓名、身份證號、詳細位址。
（2）審查負責簽訂合同的單位或個人是否具有相應的合法授權，有無簽約許可權。
對對方**人身份有無**權、**許可權範圍、期限等進行必要的審查；企業法人的分支機構簽訂合同時需由法人授權。有擔保人的合同，審查擔保人是否具有擔保能力和擔保資格，必要時進行工商登記查詢。
（3）審查對方資信能力、業績、人員等。
對對方的履約能力進行必要評估，如根據經營現狀、以往合作情況以及其他客戶評價等因素對其履行能力及信用程度進行考量，以保證簽約後順利履行合同，必要時應要求對方提供資信證明。一般重大工程專案、重要專案或者較大額度的採購合同，應要求對方出具履約保證金函。
2、承辦部門對合同條款認真把關，對合同有效性負責。
承辦部門要按照合同性質對合同主體、標的物、質量、數量、工程造價、承包方式、履約時間、安全等主要條款認真把關，並對其有效性負責。其他審核部門進行協助審核，法律顧問對合同的法律文字審核。
第十八條申請合同會審時應提供下列資料：
1、工程招標的全套檔案及中標通知書；
2、合同對方的資質、資信資料【營業執照、組織機構**證、資質證、安全生產許可證、稅務登記證、個人身份證、出具授權委託書（單位、個人）等證明材料】；
3、參加會審部門認為有必要提供的其它相關資料。
第十九條合同會審的主要內容：
1、合同的實質性審查。主要審查合同的實質內容，包括但不限於按照合同性質對合同主體、標的物、質量、數量、工程造價、承包方式、履約時間、安全等主要條款的審查；
2、合同的形式審查。主要對合同文字所涉法律風險進行審查。
第二十條聯營、協作單位以公司名義對外洽談工程合同除進行上述合同會審外，工程部還必須對該單位全面履行本合同的能力進行審查，審查合格後，****准入手續，申請合同會審時，必須如實填寫清楚，不得弄虛作假，隱瞞真相。
第二十一條會審過程中，審核部門提出明確修改意見的，承辦單位應進行修改或繼續與對方當事人協商。如修改確實困難，應經法律顧問審核，審核部門最終確認後，方可加蓋合同專用章。
凡未按規定經審核會簽的合同，辦公室不得用印。
第二十二條合同會審時間
為提高合同審批效率，合同上傳oa及時審批。參加合同會審部門自接到合同之日起，審批時間不得超過24小時。特殊複雜的合同，與承辦部門溝通後，可做相應延長。
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