為規範公司各類內部檔案的類別、編號規定、格式；編寫、審批和發布、發放規則；評審、修訂、作廢管理，以提高檔案編寫質量，加強檔案的系統性、協調性、合規性、適用性、唯一性，特制定本制度。
本制度適用於本公司內部檔案的管理。
《道路旅客運輸企業安全生產達標考評指標》
《企業安全生產標準化基本規範》（aq/t 9006-2010）
公司《公文處理辦法》
4.1 檔案
資訊及其承載**
示例：記錄、規範、程式檔案、圖樣、報告、標準。
注1：**可以是紙張、磁碟、計算機軟盤或光碟、**或標準樣品、或它們的組合。
注2：一組檔案，如若干個規範和記錄，通常被稱為「documentation」。
注3：某些要求（如易讀的要求）與所有型別的檔案有關，然而對規範（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求。
5.1 辦公室
a) 負責確定內部檔案的管理要求。
b) 負責標準化審查、編號及登記、發放檔案。
5.2 其它各職能部門
a) 負責編制及審核主管工作所需的檔案。
b) 參與會審相關檔案。
5.3 安全分管領導
a) 負責審定（或批准）分管部門編制的檔案。
b) 參與會審相關檔案。
c) 參與審核安全管理手冊。
d) 負責批准公司安全操作規程。
5.4 總經理
a) 負責批准公司公文、安全管理手冊及公司管理制度/辦法、應急預案。
5.5 檔案分類及格式要求
a） 管理手冊（安全）：向公司內外部提供關於安全管理工作整體概括描述的檔案；格式見附錄1。
b） 管理制度/辦法（與安全相關）等：規定如何一致地完成主要安全管理工作，確保標準化管理的檔案；格式見附錄2。
c） 應急預案：規定各種緊急情況的應急方法的檔案；格式見附錄3。
d） 安全操作規程：規定如何一致地完成各項現場作業活動，確保標準化作業的檔案；格式見附錄4。
e） 記錄**：規定填寫內容的格式檔案，一般隨檔案同時發布；格式見附錄5。
5.6 檔案編制總要求
5.6.1 各類檔案所規定的條款應明確而無歧義，並且在其範圍所規定的界限內按需要力求完整、清楚、準確、相互協調，能被未參加檔案編制的相關人員所理解。
5.6.2 各類檔案充分考慮與現行相關法律、法規、規章及相關標準，特別是強制性標準的協調性，並考慮最新管理水平，能達到控制風險的目的。
5.6.3 在各層級檔案內，檔案的結構、文體和術語應保持一致，同類檔案的結構及其章、條的編號應盡可能相同，類似的條款應使用類似的措辭來表達，相同的條款應使用相同的措辭來表達。
5.6.4 在各層級檔案內，某一給定概念應使用相同的術語。對於已定義的概念應避免使用同義詞，每個選用的術語應盡可能只有唯一的含義。
5.6.5 檔案的內容應便於實施，並易被其他檔案引用。
5.6.6 為了保證檔案的及時發布，在制定檔案時，應遵守檔案制定程式。在起草檔案前，應確定預計的結構和內在關係，尤其應考慮內容的劃分。
5.7 檔案編號規則
5.8 檔案編制、評審、審批、發布
5.8.1 檔案編制
5.8.1.1 各部門根據管理需要按照本檔案6.2條的要求編制相關檔案。
a） 公司安全管理手冊、應急預案由安全科負責組織編制；
b） 管理制度/辦法、安全操作規程由各相關主責部門負責組織編制。
5.8.2 檔案評審
5.8.2.1 各部門將檔案初稿提交評審。
a） 公司安全管理手冊由安全科組織公司領導、相關職能部門領導評審；
b） 管理制度/辦法、應急預案、安全操作規程由編制部門分管領導審核通過後，組織相關部門評審；
5.8.2.2 評審可採用以下兩種方式：
a） 書面評審：編制部門填寫「檔案評審記錄」中的檔案基本資訊欄目，提出審閱要求（包括審閱重點、完成時間等），並將待評審檔案（電子版、紙質版均可）及「檔案評審記錄」提交相關評審人員。評審人員按照審閱要求，認真評審檔案，並填寫「檔案評審記錄」中的評審意見欄目，按期返回編制部門。
b） 跨部門會議評審：由分管領導主持，編制部門組織並負責匯報。形成「會議評審記錄」。
5.8.2.3 編制部門根據評審意見進行修訂，必要時執行上述條款再次評審。
5.8.3 檔案格式審查
5.8.3.1 編制部門應根據6.1條的要求進行格式自查。
5.8.3.2 辦公室對檔案的格式進行最終審查，對不符合要求的檔案應返回檔案編制部門修改，直至符合要求。
5.8.4 檔案審批
5.8.4.1 編制部門將經過評審通過後的檔案按照《公文處理辦法》履行審批手續。
5.8.5 檔案編號
5.8.5.1 辦公室按照6.3條的規定，對格式符合要求的檔案給予唯一受控編號，並在「有效檔案清單」中登記。
5.8.6 檔案發布發放
5.8.6.
1 公司檔案由辦公室以公司通知類公文形式發布。編制部門通過oa系統或紙質檔案發放到各相關領導及部門。檔案及評審記錄交辦公室歸檔。
發放時填寫「檔案管理一覽表」。
5.8.7 公文的編制、評審、審批、發布發放執行《公文處理辦法》。
5.9 在用檔案評審及更改、作廢
5.9.1 各部門根據使用情況，評審檔案的持續適宜性，對發現的問題及時記錄，填寫「在用檔案評審/更改/作廢記錄」，交檔案編制部門確認是否更改或作廢相關檔案。
5.9.2 檔案編制部門每年對所編制的檔案進行定期評審，當出現組織機構調整、產品結構調整、生產作業場所重大變化等情況時，應及時跟蹤變更情況，並評審檔案是否適宜，填寫「在用檔案評審/更改/作廢記錄」，經部門領導確認是否需要更改或作廢相關檔案。
5.9.3 經確認需更改的檔案一般由原編制部門組織更改，如轉交其他部門更改，應由原編制部門提交相關背景資料。
更改完成後，應填寫「在用檔案評審/更改/作廢記錄」，並按照6.4條履行相關手續。
5.9.4 經確認需作廢的檔案由原編制部門填寫「在用檔案評審/更改/作廢記錄」，經分管領導審批後，**作廢檔案或通知作廢資訊。
5.9.5 因法律或積累知識的目的而需保留的作廢檔案應標識「作廢僅供參考」，以防混淆，該類檔案應單獨存放。
5.9.6 不需保留的作廢檔案，由負責**的部門進行銷毀，填寫「檔案管理一覽表」。
5.10 有效性控制
5.10.1 辦公室建立 「有效檔案清單」並公布。
5.10.2 檔案更改或作廢後，應及時更新「有效檔案清單」
7.1 檔案評審記錄
7.2 有效檔案清單
7.3 檔案管理一覽表
7.4 在用檔案評審/更改/作廢記錄
7.1 安全管理手冊格式
7.2 管理制度格式
7.3 應急預案格式
7.4 安全操作規程格式
7.5 記錄**格式
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...