電算化系統管理辦法
目錄第一章總則
第二章會計電算化系統崗位責任制度
第三章電算化的實施
第四章會計電算化系統操作管理制度
第五章會計電算化系統軟、硬體管理制度
第六章會計電算化系統會計檔案管理制度
第七章附則
電算化系統管理辦法
第一章總則
第一條為推行公司管理現代化、自動化，提高財務會計工作效率，加強電算化管理，特制定本辦法。
第二章會計電算化系統崗位責任制度
第二條核算系統人員分工
為適應會計工作電算化後會計工作重點的轉移和崗位的變動，需要對財會人員的工作內容和任務以及相互分工做出調整。
會計人員工作崗位劃分為: 會計主管、系統管理員、系統操作員、製單、複核及審核、會計報表、檔案管理、出納。以上崗位中系統管理員不得兼管出納工作、出納人員不得兼任操作人員。
第三條核算系統人員組成
核算系統由系統管理員、會計電算化操作員、資料審核員和會計管理員組成。
（1）系統管理員：負責核算系統執行環境的建立，組織協調系統的日常執行操作，提出軟體修改的意見；發現和解決操作故障，及時糾正資料差錯；負責檢查和督促系統各類人員的工作，負責系統的安全保密工作；負責對系統硬體裝置的檢查及故障處理工作，確保系統的正常執行，負責資料及程式的正確性和適應性的維護。發生不可處理的錯誤，應及時與銷售單位技術人員取得聯絡，及時解決發生的錯誤。
一般由計算機專業人員負責。
（２）會計電算化操作員：負責所分管的財會工作，做好分管的原始憑證的匯集和記帳憑證編制及預處理工作。負責審查輸入憑證的預處理，整理輸入憑證、編制記帳憑證、進行核算工作。
負責系統的操作執行，負責資料登入、列印各種帳表資料，嚴格遵守操作規程，並負責資料正確性的校核，發現故障應及時報告系統管理員。同時應做好會計資料的備份。由具有合格證的會計人員負責。
（３）審核員：負責對輸入憑證的**及資料的完整性和正確性的審核，保證輸出帳表資料的完整性和正確性。由不是輸入憑證的另一人負責。
（４）會計檔案管理員：負責存檔資料軟盤、程式軟盤、帳表、憑證和各種資料的保管工作，做好軟體、資料及資料的安全保密工作。作好會計資料的備份工作。
（５）會計主管和出納員的職責與手工方式下的職責一樣，區別在於必須對會計電算化比較了解，並充分利用會計電算化提供的各種會計資料。
第四條會計電算化系統各類人員崗位責任制
（1）系統管理員責任制
① 負責會計電算化系統的日常管理工作，監督並保證系統的正常執行，做到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統發生故障時，應及時到場，並組織有關人員盡快恢復正常執行。
② 定期檢查軟、硬裝置的運**況；負責系統執行中軟、硬體故障的消除工作；負責系統的安裝和除錯工作；按規定的程式實施軟體的完整性、適應性和正確性的維護。
③協調本系統各類人員之間的工作關係。
④ 檢查會計憑證的預處理工作，確保各類輸入資料符合系統的要求。
⑤ 負責計算機輸出帳表、憑證資料的正確性和及時性檢查工作。
⑥ 負責本系統各有關資源（包括硬體裝置、軟體、資料及文件資料等）的呼叫、修改和更新的審批手續。
⑦負責本系統執行的安全性、正確性、及時性檢查工作。
⑧ 做好本系統操作運**況的總結工作，並提出更新軟體或修改軟體的需求報告。
⑨ 負責本系統各類人員的工作質量考評，並提出任免意見。
⑩完善現有的管理制度，並制定崗位責任與經濟責任考核制度。
（２）會計電算化操作員責任制
① 負責本系統的資料登入、資料備份和輸出帳表的列印工作。嚴格按照輸入憑證做好資料輸入操作，輸入完畢進行自檢核對工作，核對無誤後交審核員複核；在輸入操作中，如發現輸入憑證有疑問或錯誤時，應及時向系統管理員或專職會計員反映，不得擅自作廢或修改；發現輸入資料與憑證不符時，應按憑證資料予以修正。
②嚴格按照系統操作說明進行操作。
③ 當天的日記帳資料，做到當天登入。登入後即列印出當天的帳表，做到當日帳當日清。日記帳輸入應做好日清，在月末應將核對無誤的明細帳和科目彙總表列印輸出。
④ 月末列印系統所有的明細帳、總分類帳、會計報表和自動轉帳憑證。
⑤ 每次操作完畢，應及時做好各類備份資料和存檔資料。
⑥注意安全保密，各自的操作口令不得隨意洩露，備份資料應妥善保管。
⑦ 系統操作過程中發現故障，應及時向系統管理員報告，並做好故障記錄和上機記錄等事項。
（３）審核員責任制
① 負責憑證資料的審核工作，包括各類**的合法性、摘要的規範性和資料的正確性。
② 負責輸出資料正確性的審核工作。
③ 對不真實、不合法、不完整、不規範的憑證，退還各有關人員更正、補齊後，再行審核。
④ 對於不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表資料不予簽章確認。
（４）會計檔案管理員責任制
① 負責本系統各類資料軟盤、系統軟盤及各類帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。
② 做好各類資料、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。
③ 按規定期限，向各類有關人員催交備份資料及存檔資料。
（５）專職會計員責任制
① 按分管的內容匯集材料收發、領退單、銷售發票、工資變動及停止發放等各類單據。
② 在規定的期限內，根據原始憑證準確編制會計記帳憑證。
③ 編制會計憑證應符合財會制度的要求。做到內容完整、資料正確；**要合法、恰當、摘要應簡明規範。
④ 如果專職會計人員兼會計電算化系統操作員，則應遵守會計電算化系統操作員的責任制。
第三章電算化的實施
第四條領導與組織
為搞好公司會計電算化工作，公司成立乙個臨時性的會計電算化領導小組，負責對會計電算化工作的組織、領導、監督和協調，可由總經理或財務副總經理親自領導。
公司成立會計電算化實施小組，具體負責會計電算化實現工作。該小組主要由財務會計人員和計算機專業人員組成，負責人由財務主管擔任。在完成會計電算化任務後，小組撤銷。
當本公司缺乏計算機專業人員，或專業力量較弱時，可聘請外部專家、顧問參與諮詢。
第五條規劃
會計電算化工作應按一般投資專案的工作規程，進行可行性分析。實施小組應提交編制好的可研報告，報領導小組審批。
電算化會計資訊系統開發須遵照軟體工程的生命週期法進行，開發方案須經領導小組批准。
領導小組重點審查電算化會計資訊系統開發的費用預算。
費用主要包括電腦硬體及輔助裝置的購買、公升級或添置，軟體開發或購買，人員培訓，調研論證，甩手帳的轉製費用。
為加快公司會計電算化速度，公司可外購商品化會計軟體，或接受上級主管部門推薦的行業性通用軟體。
第六條基礎工作整理
(1)做好手工會計業務資料規範化工作。
①重新核對各類憑證、帳簿，做到帳證、帳帳、帳實相符。對其中的混亂、歷史遺留問題、差異，調整到最低水平。
②清理往來帳戶和銀行帳戶。對串戶、未達帳項、呆帳和壞帳及時核銷或沖銷。
（2）做好各類帳證表資料格式規範化工作：
①劃分保留和修改的內容；
②對部分會計資料格式重新設計或修改；
③記帳憑證摘要欄進一步規範，簡明扼要。
（3）將會計核算程式化：
①事先確定錄入、審核、記帳等資料傳遞次序；
②規定操作員執行資料傳遞次序的時間責任。
（4）其他需要重新確定的工作：
①各種會計核算方法；
②成本核算方法；
③折舊計提方法；
④工資提取與發放辦法
第七條制度調整
在電算化後，會計核算制度應作調整：
會計科目保留漢字會計科目名稱，一級會計科目編碼符合會計準則要求：
出納員、程式設計師不得兼任憑證錄入工作，不得進行系統操作；
現金、銀行日記帳可用活頁式帳頁，並按天列印；
一般帳簿可根據工作需要，按月、季、年度列印，業務量較少的帳簿可滿面頁列印；
在所有記帳憑證資料已存於電腦條件下，用總分類帳戶本期發生額對照表替代總分類帳；
在記帳後如發生憑證錄入錯誤，應使用「紅字」沖帳法予以糾正，編制補充登記或負數沖銷憑證，重新修改。
第八條執行驗收
（1）對會計軟體試執行。主要工作有：
①初始化。各類會計基礎資料和歷史資料的輸入。
②手工與計算機處理結果的雙向對比與檢驗。
③電算化內部管理制度的建立。
（2）手工與計算機處理結果的雙向對比與檢驗的主要內容：
①各種核算方法的正確性的檢驗，發生偏差及時調整。
②科目體系的正確性的檢驗，看其是否適應核算、報表、管理和會計制度的要求。
③操作熟悉程度的考查或操作失誤的糾正。發生差錯時如屬人為原因，確定責任人，及時糾正其習慣性操作錯誤和會計處理錯誤。
④會計軟體程式錯誤或業務處理錯誤的糾正，必要時通知有關人員及時修改、完善。
（3）試執行期間，手工與計算機會計核算兩套系統並行執行，本階段前期以手工方式為主，後期以電算為主。此間合法的憑證仍為手帳憑證。
（4）試執行3個月以上的，如兩套體系檢驗一致，則可提出驗收申請。
（5）按照財政行政管理部門規定的會計電算化驗收標準和程式，準備相關驗收材料，向有關主管部門申請驗收。
（6）在驗收合格後，公司會計系統正式甩掉手帳，而用電腦軟體執行。實施小組做好檔案、資料的收集、整理和歸檔等善後處理多餘。
第四章會計電算化系統操作管理制度
第九條系統使用管理
（１）為保證會計電算化系統的安全可靠執行, 必須對系統的操作使用做出嚴格的控制。
（２）在會計電算化系統投入執行前, 由系統管理員確定本電算化系統的合法有權使用人員及其操作許可權, 並報單位主管審核批准後在系統內授予其使用權。執行中需要增減使用人員, 按同樣手續辦理。
（３）對各使用人員明確劃分使用操作許可權, 形成適當的分工牽制, 健全內部控制制度。
（４）本會計電算化系統原則上專機專用, 謝絕無關人員使用機器做其他工作。
（５）設立「計算機使用登記簿」，任何人均須登記方可用機。
（６）任何人員不得直接開啟資料庫檔案進行操作，不允許隨意增刪改資料、原程式和資料庫檔案結構。
（７）出納人員不允許進行系統性的操作。
（８）操作人員應嚴格在規定範圍內對系統進行操作，負責資料的輸入、運算、記帳和列印有關帳表。
（９）存檔資料、軟盤、 帳表和文件資料等由系統管理員按規定指派專人統一複製、核對和保管。
（１０）系統管理員必須做好日常檢查監督工作, 發現不規範使用應及時制止, 並採取措施避免同樣情況再次發生。
第十條上機操作規程
（１）操作人員必須是合法有權使用人員, 經過培訓合格並經系統管理員正式認可後, 才能上機操作。
（２）操作人員上機操作前後, 應進行上機操作登記, 必須填寫真實姓名、上機時間、操作內容，供系統管理員檢查核實。
（３）操作人員上機前應做好各項準備工作, 儘量減少占用機器時間, 提高工作效率。
（４）操作人員的操作密碼應注意保密, 不能隨意洩露, 密碼要不定期變更。
（５）操作人員必須嚴格按操作許可權操作, 不得越權或擅自上機操作。
（６）操作人員應嚴格按照憑證輸入資料，不得擅自修改憑證資料（專職會計員，則應保證輸入的資料與憑證資料的一致性）。如發現差錯，應在輸入前及時反映給憑證編制人員或系統管理員。已輸入計算機的資料，在記帳前發現差錯，可按憑證進行修改，如在記帳後發現差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內，任何人不能隨意修改帳目。
（７）每次上機工作完畢後都要作好工作備份，以防發生意外事故，備份的資料軟盤，應由財務處保管，下次上機備份要與機內資料複核無誤後方可開始執行。
（８）在系統執行過程中, 操作人員如要離開工作現場, 必須在離開前退出系統, 以防止其他人員越權操作。
（９）任何人如有偽造，非法塗改變更，故意毀壞命令程式、資料檔案、帳冊、軟盤等行為，依照《會計法》，將受到行政處分，情節嚴重的要追究法律責任。
第十一條帳務處理程式
（1）帳務系統初始化:在初次建立會計電算化系統時, 需要進行系統初始化工作, 在會計主管授權下進行設定會計科目、帳本格式、憑證型別、期初餘額等項內容的設定。
（２）帳務系統更改：系統正常執行期間，任何對帳務系統的修改變動，必須得到會計主管的批准。
（３）日常帳務處理：
① 憑證處理:
會計電算化系統輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規定編制，對不真實、不合理的原始資料、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始資料和憑證應予以退還，並要求更改和補充。
為適應會計電算化系統的正常執行，編制記帳憑證還必須做到：
ａ、機制記帳憑證的編制：
機制記帳憑證是指各子系統輸入原始憑證（如銷售原始發票和銀行收款憑單）由計算機，按有關規定編制並列印的記帳憑證。機制記帳憑證直接通過機內程式轉到帳務處理系統進行記帳、編報表等業務處理。
機制記帳憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計算機及列印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數字準確無誤。列印出的機制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。
手工記帳憑證的編制：
手工編制記帳憑證是指會計人員根據原始憑證採用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過帳務處理系統用鍵盤輸入。
手工編制記帳憑證包括：現金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉帳憑證。
會計電算化財務管理制度
上海鼎訊電子 emobile comm shanghai inc.會計 電算化財 務管理制 度目錄一 總則 二 電算化帳務處理系統 2 1 帳務處理方法 2 1 1 科目設定 2 1 2 複式記帳 2 1 3 資產類帳戶期末餘額的計算方式 2 1 4 負債和所有者權益帳戶期末餘額的計算方式 2 1 ...
財務管理電算化
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