記錄控制程式

檔案修訂履歷

1.0 目的

通過對公司所有與質量/hsf管理有關的記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制，確保其完整、準確、清晰，以證明產品質量滿足規定要求、質量管理體系有效執行，並為實現可追溯性、證實作用以及採取糾正或預防措施提供依據。

2.0 範圍

適用於與質量體系hsf管理體系有關的記錄的控制，包括記錄和**。

3.0 職責

3.1 文控負責公司所有質量記錄**的收集、標識、發放、更新和廢止；

3.2 各部門負責本部門產生的質量記錄的標識、收集、傳遞、保管及銷毀。

4.0 工作程式

4.1 空白**的管理

4.1.1 文控彙總各部門編制、提交的質量記錄**，按**編號規則進行編號標識，並編制《質量記錄一覽表》，確保與**一一對應；文控留存一套空白**。

4.1.2 文控分部門編制部門《質量記錄一覽表》，隨同對應的**分發至相關使用部門，保持分發記錄，各部門根據使用量自行影印使用。必要時可由行政人事部統一印刷後，各部門領用。；

4.1.3各部門有增減或修改**需求時，應知會文控作相應的變更和調整《質量記錄一覽表》及相關**，發放新**後各部門應使用新**，停用舊**（可對於己納入質量體系的前期餘留下的印刷**，待使用完後再更新）。

4.2 記錄**的使用

4.2.1 使用質量記錄空白**的人員應清楚地填寫質量記錄的每項內容，簽名欄應有相關人的簽名，確保質量記錄完整、準確、清晰，反映實際情況；

4.2.2 填寫後的質量記錄需更改時，記錄更改人及審批人應在更改處簽名並註明更改日期；

4.2.3 填寫**時餘有空白處，應畫斜線填充或填上「以下空白「。

4.3 質量記錄的收集、編目、歸檔、貯存及保管

4.3.1質量記錄由使用和記錄備考部門指定人員定期收集整理、編目；

4.3.2 各部門相關人員在接收質量記錄時，應檢查質量記錄專案填寫是否齊全，確保所收集的質量記錄有效和完整；

4.3.3 各部門應確保質量記錄儲存在適宜的地方，使質量記錄在儲存期內不會丟失、損壞及變質；

4.4 質量記錄的查閱、儲存期限、過期處理

4.4.1文控負責不定期抽查各部門對質量記錄的管理和儲存情況，檢視是否符合規定的要求，確保質量記錄方便訪問和檢索；

4.4.2 當客戶需要查閱時，經總經理或管理者代表同意後，由相關部門指定人員協助查閱；

4.4.3 質量記錄儲存期限由管理者代表根據客戶需求/法律法規及外部機構/客戶需求，結合公司實際進行規定，在《質量記錄一覽表》上明確，確保記錄的時效及可追溯性需求；

4.4.4 對於超過儲存期限的質量記錄，由各部門整理報管理者代表審批後，由各部門負責銷毀。驗貨檔案保留週期需要3年，由各部門整理報管理者代表審批後，方可銷毀。

5.0支援檔案

5.1《檔案控制程式》

6.0相關記錄

6.1《質量記錄一覽表》