質量、環境與職業健康安全管理體系檔案
編號：zhacxm424
版本號：b1
發放號發布日期：2023年10月28日實施日期：2023年11月1日
目錄1 目的
2 適用範圍
3 術語與定義
4 職責
5 工作程式
5.1 記錄控制流程圖
5.2 記錄的分類
5.3 記錄**編制
5.4 記錄標識
5.5 記錄填寫
5.6 記錄收集
5.7 記錄流轉
5.8 記錄存檔
5.9 記錄的貯存與保管
5.10 記錄的查詢和借閱
5.11 記錄處置
6 相關檔案
7 記錄
8 附錄
1目的規範記錄的形成、流轉、收集、標識、歸檔、保管、查閱、處置工作，為工程（產品）、施工（生產）滿足有關法律、法規及規定要求和質量、環境與職業健康安全管理體系有效執行提供可靠的證據。
2 適用範圍
適用於公司/子分公司/專案部與質量、環境與職業健康安全管理體系、工程(產品)質量、施工（生產）有關的各類記錄的控制。
3 術語和定義
本程式引用《質量手冊》、《環境與職業健康安全管理手冊》中有關術語和定義。
4 職責
4.1 公司/子分公司/專案部的質量安全、環境管理部門負責記錄的歸口管理，並對其控制進行監督檢查。
4.2 公司/子分公司/專案部的各部門負責管理、控制本部門的記錄。
5 工作程式
工作流程圖
5.1 記錄控制見記錄控制流程圖
5.2 記錄的分類
按使用要求，記錄分為兩類：
5.2.1 質量、環境與職業健康安全管理體系執行記錄，如管理評審、內部審核、質量、環境與職業健康安全管理培訓、事故調查處理、糾正和預防措施以及其它體系執行記錄等。
5.2.2 工程（產品）、安全文明施工及服務符合性記錄，如施工過程、質量檢驗、試驗、工程驗收、技術管理、質量安全環境檢查、質量安全會議、危險作業審批、隱患整改驗收、裝置執行以及其它記錄等。
5.3 記錄**編制
5.3.1 凡質量、環境與職業健康安全管理體系執行的記錄在編制質量、環境與職業健康安全管理體系檔案時一併給予規定，見附表「記錄清單」。
5.3.2 凡施工、生產過程中涉及的質量、環境、職業健康安全記錄，在編制作業指導書時一併給予明確規定。
5.3.3 凡業主或其**人指定的施工生產方面的質量、環境、職業健康安全記錄(**)，應使用其指定**，並編制**清單。
5.3.4 新增記錄的審批與備案
凡工作和施工、生產實際需要補充記錄**，由公司/子分公司/專案部及時補充，但需所在部門領導簽字批准報質量安全環境部門備案後方可使用，並及時更新記錄清單。
5.3.5 記錄**的修改執行《檔案控制程式》的有關規定。
5.3.6 記錄**的內容至少包括：名稱、編號、記錄內容、記錄日期、記錄人、審核人及批准人（視情況）。
5.4記錄標識
5.4.1 記錄**採用**名稱、順序號、產生日期等進行標識。當合同或業主另有規定時，按規定標識。
5.4.2 施工記錄、質量檢查、驗收、評定記錄，環境監測、安全檢查、危險作業審批、隱患整改驗收等記錄，以工程名稱、部位、日期、簽字等進行標識，以便實現可追溯性相關活動。
5.4.3 竣工記錄除採取5.4.2方法進行標識外，還應標識匯**盒後的卷號及卷內目錄編號，當合同或業主另有規定時，按規定標識。
5.4.4 質量、環境與職業健康安全管理體系執行記錄以記錄名稱、程式檔案編號及記錄日期標識。
5.4.5 記錄經收集整理，登記在「記錄登記表」上，同時在記錄上登記順序號，以便檢索。
5.5 記錄填寫
記錄要及時填寫、內容完整、字跡清楚、標識明確、簽字和印章清晰，手續齊全。各部門負責人或記錄審批人對記錄的真實性負責。
5.6 記錄收集
5.6.1 公司/子分公司/專案部各部門應按職責範圍建立記錄清單，並按記錄清單完整的收集記錄。
5.6.2 公司/子分公司/專案部各部門應指定人員負責記錄的收集、整理、登記和保管。
5.7 記錄流轉
5.7.1 記錄在流轉時應進行自檢與互檢，以防漏填。
承接者有權拒收不完善的記錄。 5.7.
2 流轉中的記錄不得汙損、失落，若發現失落和汙損應盡快報告該記錄的主管部門並及時補上或修復。
5.8 記錄存檔
5.8.1 各部門記錄管理
公司/子分公司/專案部各部門的記錄保管人應按記錄的分類儲存在專用資料夾、檔案盒內，並存放在專用檔案櫃內，不得散落。
5.8.2 特殊記錄的儲存
有特殊要求的記錄，應與相關卷宗一起裝訂儲存。
5.8.3 存放記錄的資料夾、檔案盒內，必須按「記錄登記表」填寫卷內目錄。
5.8.4記錄歸檔手續
各有關部門有關人員根據記錄產生的頻次，視情況進行歸檔，交與記錄保管人員時應填寫「記錄交接登記表」 。
5.9 記錄的貯存與保管
5.9.1 記錄應儲存在安全、乾燥和方便查詢的地點，做好防火、防蟲蛀、防潮等工作。
5.9.2 對於儲存在磁碟中的記錄，應防壓、防磁、防曬、並應有備份以防記錄內容丟失。
5.9.3 記錄的儲存期限按附表「記錄清單」中要求予以儲存，當有合同要求時，按合同規定儲存。
5.9.4 記錄應由專人管理，防止未經許可的查、借閱，避免丟失、洩密。
5.10 記錄的查詢和借閱
5.10.1 記錄查詢
查詢記錄需經記錄存檔部門負責人同意，查閱者經過登記（見記錄借閱登記表），可在記錄存檔處查詢所需記錄，禁止塗改、刪除。
5.10.2 記錄借閱
借閱記錄需經記錄存檔部門負責人同意，並填寫記錄借閱登記表。記錄保管人員在記錄借出後要督促借閱者按期歸還。
5.11 記錄處置
5.11.1 記錄儲存期滿，記錄保管人員整理出超過存檔年限的記錄，填寫《擬銷毀記錄審批表》，經部門負責人審批後由記錄保管人員按審批意見進行處置。
5.11.2 對於過期記錄需要作為參考資料保留時，需在記錄封面醒目處加蓋「過期」章或填寫「過期」字樣，並與有效記錄分開存放。
5.11.3 對已經處置的過期和銷毀的記錄，需在「記錄登記表」中備註「作廢」或「已銷毀」的標識。
5.12 記錄**的評審
記錄各歸口管理部門需要時應組織有關部門對記錄**的適宜性進行評審，並做記錄，由此引發記錄**的更改，按《檔案控制程式》的規定執行。
6 相關檔案
《檔案控制程式》zhacxm423b1
7 記錄
以下記錄中，1）的儲存期限與記錄的儲存期限相同，2）、3）的儲存期限為3年，4）為長期儲存。
1)記錄登記表
2)記錄借閱登記表
3)擬銷毀記錄審批表
4)記錄交接登記表
8 附錄
記錄清單
記錄登記表
記錄借閱登記表
擬銷毀記錄審批表
記錄交接登記表
記錄清單
記錄登記表
記錄借閱登記表
銷毀記錄審批表
審批人審批時間填報人填報時間：
記錄交接登記表
附錄：記錄清單
記錄控制程式
標題 記錄控制程式編制 劉艷麗 檔案編號 xdy lt cx 002 2011審核 李明珠 版次 修改狀態 c 1實施日期 2011.08.10 1 目的 通過對記錄的控制和管理，驗證公司產品和服務達到規定的要求，並驗證管理體系有效執行，為採取糾正預防措施提供依據。2 範圍 適用於本公司管理體系所要...
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1 目的 對記錄進行有效控制，以確保產品達到規定要求及質量管理體系的有效性，提供客觀事實為驗證和制訂糾正，預防措施提供依據。2 適用範圍 本程式適用於公司過程 過程產品及質量活動的所有部門。3 職責 3 1質管處負責監視 測量 試驗裝置及質量體系執行形成記錄的標識收集 編目 日常管理與歸檔。3 2化...