1 目的
1.1規定質量記錄的標識、收集、貯存、保護、檢索、儲存期限和處置的方法，以提供符合要求和質量管理體系有效執行的證據，並為採取糾正、預防和改進措施提供依據。
2 範圍
2.1適用於質量管理體系所有相關記錄。
3 職責
3.1各有關部門負責本部門的所有人員產生的和接受的質量記錄的收集、標識、編目、歸檔、貯存和保管。
3.2行政部負責記錄的總收集、標識、編目、歸檔、貯存和管理。
4 程式
4.1質量記錄的分類
4.1.1與產品質量有關的記錄，如生產報表，不合格品處理記錄等。
4.1.2與質量管理體系執行有關的記錄，如內部審核報告、管理評審報告、糾正和預防措施記錄、人員資格和培訓記錄等。
4.2質量記錄的形式
質量記錄的形式可以是卡片、**、圖表、報告等。
4.3質量記錄的建立、增加和更改
4.3.1各部門應按規定要求建立相關的質量記錄，作到清晰、準確、真實、有效、專案完備、簽章齊全、編號有序，無未了事項，且不隨意塗改。
4.3.2質量記錄原件份數應考慮到有關方面的要求：
a） 留存和歸檔的份數；
b） 合同規定移交顧客的份數。
4.3.3質量記錄**的增加、更改
a） 根據本公司實際工作的需要和變化，可以增加新的質量記錄**，或對已不能滿足要求的質量、記錄**予以更改，由使用部門提出增加、更改申請，填寫《檔案更改申請單》，按《檔案控制程式》中的有關規定執行。
b） 品質部在收到增加的質量記錄**後，應更改《記錄清單》，並與新增的質量記錄表單一起發放給使用部門，同時**作廢的《記錄清單》，並銷毀；品質部在收到更改的質量記錄**後，**作廢的質量記錄表單，並銷毀。
c） 品質部每年一般發布一次《記錄清單》，供各部門核對使用表單是否最新正確。
4.4標識
4.4.1質量記錄的編號方式依《檔案控制程式》相關規定執行。
4.4.2各部門應及時收集、彙總各類記錄，保持順序號或日期、頁碼的連續以便於查閱。
質量記錄根據需要可有如下標識、內容：可追溯性符號：產品名稱及編號或其他可追溯性標識；記錄的編號（必要時）；記錄的審批者的簽字
4.5編目與歸檔
4.5.1留存：
經收集和整理的質量記錄，由有關部門組織校對、審核，符合歸檔要求後，填寫《質量記錄處理申請表》定期向留存部門辦理移交手續，並加以記錄。質量記錄由各部門定期（每個月）分類裝訂一次。留存部門編制留存清單人進行管理。
4.5.2歸檔：質量記錄應一季度歸檔一次，歸檔時應形成案卷歸檔，資料應為原件。
4.5.3編目：留存部門、品質部對質量記錄進行編號分類，按序號排列、整理，並編制目錄清單，作好標識，以便日後進行檢索。
4.6貯存、保管
4.6.1行政部配備必要的質量記錄檔案存放櫃子和地點，存放地點應滿足防盜、防火、防曬、防潮、防汙染、防有害物質等要求。存放地點應經常保持清潔。
4.6.2各部門每季度至少對本部門儲存的質量記錄進行抽樣檢查，以確認檔案是否丟失和損壞，檢查方式為口頭提醒，不需記錄。
4.6.3質量記錄可以是文字形式，也可採用磁帶等電子**形式，當採用電子**式儲存時，應有相應備份，備份應分開儲存。
4.6.4所有質量記錄保管期按程式檔案或法律/規的規定執行。具體按質量記錄總覽表執行。
4.7借閱
4.7.1記錄僅供從事本職工作的有關人員使用，本職工作以外人員借閱，應有部門主管批准。
4.7.2借閱者對借出的檔案應保密。
4.7.3對已歸檔的記錄表單查閱，填寫《檔案(記錄)借閱登記表》，經部門主管同意後進行。
4.7.4客戶需要查閱時，經總經理同意。
4.8質量記錄儲存期限和處理
4.8.1歸檔質量記錄儲存期限見《記錄清單》要求。
4.8.2留存質量記錄由留存部門至少儲存至國家或合同約定的保修期滿後1-2年。
4.8.3對於超過儲存期限的質量記錄，由人事行政部填寫《記錄處理申請表》，報管理者代表審批後集中銷毀；銷毀時，要有人監督
5 相關檔案
5.1《檔案控制程式》
6 質量記錄
6.1《記錄清單》
6.2《記錄處理申請表》
6.3《檔案(記錄)借閱登記表》
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