標題：記錄控制程式編制：劉艷麗
檔案編號：xdy/lt-cx-002-2011審核：李明珠
版次/修改狀態：c/1實施日期：2011.08.10
1、目的
通過對記錄的控制和管理，驗證公司產品和服務達到規定的要求，並驗證管理體系有效執行，為採取糾正預防措施提供依據。
2、範圍
適用於本公司管理體系所要求的記錄控制。
3、職責
3.1 行政辦公室為管理記錄管理的歸口部門，負責對各部門的記錄控制情況進行監督和管理，建立和儲存記錄清單,規定記錄的儲存期，對超出儲存期限的記錄集中銷毀處理。
3.2 各部門經理負責記錄**的編制和審核，分管副總批准。
3.3 各部門負責本部門記錄的整理、歸檔，並按規定期限儲存相關記錄。
4、工作程式
4.1 記錄**的編制和確認
各部門根據本部門的需要設計出本部門的記錄**,記錄**經分管副總批准後由行政辦公室依據檔案編號規定對記錄進行編號，並規定
記錄的儲存期限。各部門建立本部門的《管理記錄清單》。
4.2 **的受控
4.2.1行政辦公室收到各部門的**進行確認，在**正背面加蓋受控印章，登記於《管理記錄清單》中。
4.2.2《管理記錄清單》應保持最新狀態,以便各部門查閱**。
4.3 記錄的填寫
4.3.1**記錄人員填寫相關記錄時,應嚴格並按以下規定填寫記錄,以便追溯。
1）、記錄填寫必須及時、準確、清晰；
2）、不可使用鉛筆；
3）、用統
一、規範、合理的記錄**；
4）、記錄不得隨意塗改，若需塗改可用劃線方式，並在劃旁簽名或蓋章，且註明更改日期；
5）、客戶有特殊要求時,需按客戶要求填寫。
4.3.2 記錄完成後應簽字確認。
4.4 記錄的儲存及查閱
4.4.1 各部門需指定專人收集保管相關的管理記錄。
4.4.2 記錄管理人員以周或月為期限,按管理記錄的種類/性質分類、編號、規檔儲存,以便必要時能即時查閱 (包括來自相關方的記錄)。
4.4.3 管理記錄的儲存期限按《管理記錄清單》上的規定要求進行，《管理記錄清單》列出儲存的期限依據記錄的重要性、時效性來制定。
4.4.4 管理記錄應由所屬部門妥善存放，以防止損壞和丟失。
4.4.5 記錄也可採用電子形式儲存。
4.4.6 各部門有關人員如因工作需要或當公司外來人員需查閱記錄時，應先經記錄保管部門負責人同意後方可借閱或影印。
4.5 **的變更
4.5.1 記錄**格式變更,需經部門經理確認。
4.5.2 變更後的記錄**需重新進行確認和受控登記。
4.6 過期記錄和**的處理
4.6.1 各部門記錄管理人員每年初整理上一年的記錄, 超出儲存期限的記錄經記錄管理人員填寫《檔案銷毀批准單》，經部門負責人審核後交行政辦公室確認,由行政辦公室對其進行銷毀.
需做資料保留的過期記錄,整理、標識後可繼續儲存。
4.6.2 批量印刷的記錄**需經行政辦公室確認後印刷。新**正式使
用時須將舊的受控**交回行政辦公室,未填寫的印刷舊**由部門自行處置,但需確認識別新舊**混用狀況。
4.6.3 當法規與顧客對記錄控制有特殊要求時,則依據法規與顧客要求執行。
5、相關檔案和記錄
《管理記錄清單》
《檔案分發**記錄表》
《檔案銷毀批准單》
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