前段時間看到一條新聞：一位員工對老闆不滿，利用管理郵箱的職務之便竊取了幾千封老闆的郵件，這可真是監守自盜啊。相信不少企業老闆如果看到這條新聞，心中必會一凜：
企業郵件的安全性竟然如此之低嗎？
其實提高企業郵件安全係數的方法有很多，比如增加監控等等，但我要說的是一種一舉多得的好方法，既能增加郵件的安全係數，又能便於郵件管理。這個方法就是使用企業郵件歸檔系統，簡稱eea。
eea安裝於郵件伺服器後端，將來往郵件一封不落地歸檔到歸檔伺服器中。您可能要問了，僅僅把郵件歸檔，就能增強安全係數嗎？沒錯，因為歸檔後的郵件在安全性上增加了多重保障。
首先，每封歸檔郵件都會被加密，通過操作許可權控制、裝置鑰匙、密碼控制、系統日誌監督、資料更新嚴格憑證等進行訪問。操作許可權控制就是不同人員給予不同許可權，普通員工只能看自己的郵件，管理員可以操作管理某些人的郵件但不能看內容，領導層可以看某些人乃至全部人員的郵件，這些在安裝設定的時候都能實現。裝置鑰匙是指通過技術手段使歸檔郵件只能在本公司的電腦上正常操作閱讀，離開公司看到的只是一堆亂碼。
密碼控制就是指憑密碼訪問。系統日誌監督是指管理員或審計員的任何操作都會被記錄在日誌上，而且日誌不可更改。這樣前文中員工隨意竊取老闆郵件的現象就不會發生，因為每步操作都會留下清晰的痕跡。
每一封歸檔郵件都是嚴格禁止篡改的，這樣就為法律訴訟提供了真實有效的證據。
進入歸檔系統的郵件能夠保證安全，那郵件伺服器中的郵件呢？這個就要由eea的削減功能大顯身手了。eea將郵件伺服器中的郵件定期進行削減，只保留乙個郵件名稱。
在使用者看來，一切操作習慣都沒有改變，但實際上使用者讀取的都是已經存在於歸檔系統中的郵件。削減的好處有很多，一方面可以防止有人對郵件伺服器中的郵件進行違規操作，另一方面又可以將郵件從昂貴的一級儲存裝置遷移到經濟的次級儲存裝置中，優化了伺服器儲存，降低了運維成本。可見eea的削減功能使郵件的安全性進一步增強，又對郵件伺服器進行了維護。
在保證郵件安全性的基礎上，eea也助力郵件的日常管理。快速搜尋、審計報表、靈活擴充套件等各種功能使郵件的管理更簡單更快捷。
目前，已經有相當一部分企業正在通過歸檔系統滿足法規遵從、日常管理、訴訟支援等一系列需求，歸檔是企業增加備份之後又一大勢所趨。
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