第一章總則
第一條為加強公司檔案科學、規範管理，保證和維護公司檔案的安全、完整，進一步發揮檔案的功能，結合公司實際情況特制訂本制度。
第二條本制度所稱檔案，是指公司在生產經營及各類管理活動中形成的各種有儲存價值的資料，包括文字資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
第三條公司各職能部門及所有員工均有保護公司檔案的義務。
第四條公司檔案管理按照「歸口管理、責任到人」的原則，做好檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。
第二章檔案管理的機構和職責
第五條各公司行政綜合部（辦公室）負責檔案管理業務的指導、監督和檢查。
第六條各公司下屬各部門要設立檔案櫃，實行各部門檔案歸口管理。各部門指定專人作為本部門檔案管理員，並將檔案管理員名單報行政綜合部（辦公室）備案，同時保持檔案管理員的穩定，不得無故變換檔案管理人員。
第七條檔案管理員負責本部門的檔案資料的收集、整理、歸檔和日常管理。其中電子檔案（電子資料、聲像資料）由檔案管理員用行動硬碟進行備份，並存放於檔案櫃中保管。
第八條各部門兼職檔案管理員的員工出現工作變動或離職等情況時，應將經辦或保管的所有檔案資料一併向部門領導或接辦人移交，並嚴格填製《檔案移交簽收表》（樣表見附件1），工作移交完成後方可辦理調動或辭職手續。
第九條檔案管理員應當忠於職守，嚴格遵守公司《檔案管理制度》，保守公司秘密，不得私自翻看、查閱檔案內容和記錄檔案資訊，不得向無關人員洩露檔案資訊，更不得擅自複製、外借、帶走、破壞、刪除和銷毀檔案。
第三章立卷歸檔和編號
第十條立卷歸檔的原則
1.歸檔的檔案材料必須按年度立卷，公司各職能部門在工作活動中形成的各種有儲存價值的材料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。
2．堅持由各部門收集歸檔制度。由各部門指定的檔案管理人員，負責收集歸檔材料。
3．一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作活動中形成的材料，由主辦部門負責收集歸卷。會議形成的檔案材料由會議主辦部門負責收集歸檔。
4．在歸檔的材料時，應保持材料的完整性，與材料相關的各種資料均應隨材料一起歸檔。
第十一條立卷歸檔的時間
各部門應根據本部門實際情況對產生的檔案隨時歸檔，定時整理。
第十二條檔案的編號。
1．各部門的檔案都必須進行編號，並按照編號分類存放。
2．編號結構：目錄號-部門代號-類別代號-案卷代號。
(1)目錄號：年份。
(2)①部門代號：zx行政綜合部(辦公室),cw財務部，sc市場部（業務部）,sj生產（技術）部，wz物資部, zj質檢部,aq安全部，jy技術研發部,yy壓延車間,mq磨切車間,sy實驗線車間
②新成立的部門代號編寫由各公司行政綜合部（辦公室）負責，一般按照新部門名稱前兩個字的中文拼音大寫字母編寫或按照關鍵詞來編寫。
範例：cw財務部或jy技術研發部
（3）類別代號：①一級類別代號：dq黨群工作類，xg行政管理類，jg經營管理類，sj生產技術管理類，cp產品檔案類，jj基建檔案類，sy裝置儀器類，cw財務類，rs人事檔案類。
②二級類別代號指一級類別代號不能標示清楚的檔案，可採用二級類別代號。二級類別代號命名直接為繼續分類的中文名稱命名。
範例：2012-xz-xg-食堂
（4）案卷**：按照流水編號。
範例：2012-xz- xg-食堂-01
3．檔案編號應清晰標寫在檔案盒或檔案袋封面。
4．電子檔案編號參照紙質檔案執行，對於只有儲存了電子檔案沒有儲存紙質檔案的情況，在編號的最後加小括號，並在小括號內註明「無紙質檔案」。
範例：2012-xz-dq-食堂-01(無紙質檔案)
第四章檔案清理與移交
第十三條檔案儲存時間按照國家相關規定執行，對於國家沒有做相關規定的檔案，其儲存時間不得低於兩年。
第十四條各部門檔案管理員每年年底清理過期檔案。過期檔案的認定由各部門根據部門實際情況確定。檔案管理員清理出過期檔案之後，填製《過期檔案登記表》（樣表見附件4）並報部門領導和分管副總審批，經領導審批之後由檔案管理員會同部門領導對過期檔案加以銷毀或進行刪除。
第十五條各部門檔案管理員因工作調動或離職時，均應辦理檔案移交手續，填製《檔案移交簽收表》(樣表見附件1)。《檔案移交簽收表》(樣表見附件1)一式二份，移交人和接收人各乙份。
第十六條《檔案移交簽收表》（樣表見附件1）經檔案移交人、檔案接收人、監督人三方親筆簽字為有效。
第五章檔案的查閱、借閱
第十七條查（借）閱檔案時，必須嚴格遵守《四川****集團****保密制度》和本制度，愛護檔案，嚴禁在紙質材料上做任何標記、塗改；嚴禁刪除、修改電子檔案；嚴禁破壞、折損實物檔案等。
第十八條查（借）閱檔案時，公司員工均必須嚴格履行查（借）閱手續，認真填寫《檔案查（借）閱審批表》（樣表見附件2）。借閱時，限期歸還（借閱時間一般不超過一周）。送還時，檔案管理員核對無誤後，方可登出借閱登記。
檔案管理人員對過期未還的要及時催還。
第十九條集團公司及各子公司的所有員工需查（借）閱檔案資料時，應嚴格按檔案查（借）閱登記程式辦理，填寫《檔案查（借）閱登記表》（樣表見附件3），管理該檔案的管理員應對查（借）閱人員、查（借）閱檔案內容、查（借）閱時間和歸還時間等進行詳細登記後方予查（借）閱。
第二十條查（借）閱檔案的員工嚴格按照申請內容進行查（借）閱，對與申請無關的檔案，一律不得查（借）閱。
第二十一條公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出的檔案，先經部門領導簽字審批後，再由負責管理該檔案的部門領導簽字審批後，方可外借。
第六章罰則
第二十二條有下列行為之一的，由各公司依照情節嚴重情況進行處罰：
1.將應當歸檔的檔案、資料據為己有，拒絕歸檔的。
2.刪除、破壞、拆件、塗改、勾劃、折損、外借檔案丟失者。
3.未經批准，私自影印、複製、銷毀、刪除檔案的。
4.轉借，損毀和擅自提供、複製、抄錄、塗改、偽造檔案的。
5.擅自發布或傳播公司尚未對外公布的檔案內容的。
第七章附則
第二十三條本制度解釋權歸集團公司辦公室。
第二十四條各子公司行政綜合部（辦公室）可根據本公司的實際情況，在本制度的基礎上制定相應的監督管理細則。
第二十五條本制度自2023年1月1日起執行，以前發布的相關規定與本制度如有衝突，以本制度為準執行。
附件：1.檔案移交簽收單（樣表見附件1）
2.檔案查(借)閱審批表（樣表見附件2）
3.檔案查（借）閱登記表（樣表見附件3）
4.過期檔案登記表（樣表見附件4）
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