1. 目的
為進一步有效規範及持續保持員工檔案系統管理的有效性、準確性，特制定本辦法。
2. 範圍
適用於公司所有員工。
3. 權責
3.1 人力資源部負責本辦法的主導單位。
3.2 其他部門為配合單位。
4. 作業內容
4.1 員工入職檔案資料（詳見下表）：
5. 相關規定
5.1 人事檔案管理
5.1.1 原則：分類歸檔、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
5.1.2 員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，不予錄用或解聘處理。
5.1.3 人事檔案按入職時間分部門存檔，按在職人員、離職人員進行整理，並及時登記。
5.1.4 當在職員工的基本檔案資料有變動時，（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等）應及時將相關資料影印交人事部歸檔，原件當場查驗。
並與原資料並檔存查，以便於追朔。
5.1.5 調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一周內建檔，當周人事檔案當周必須處理完畢。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
5.1.6 對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
5.1.7 員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案儲存期為三年，高管及核心技術人員離職檔案儲存期為8年。
5.1.8 人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。
5.1.9 檔案應分類編號後存放，編籤號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查詢。
5.1.10 要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化及電腦資訊化。
5.1.11 員工電子檔案的構建要求與書面檔案內容相對應，並保持及時同步更新。並形成《員工檔案清冊》管理。
5.1.12 員工書面及電子檔案每月依據相關登記表進行一次「全面盤點」，以保證員工檔案的及時、全面和準確的更新。
5.2 檔案的查、借閱
5.2.1 公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不准外借；非保密級檔案，各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審批表》，並經人事行政部理級主管或以上主管批准後方可辦理。
5.2.2 任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，特殊情況下經人事行政部理級主管或以上主管批准後方可辦理。
5.2.3 人事行政部理級或以上主管或總經理可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
5.2.4 所有經批准後借閱出的人事檔案需於借閱的三天之內歸還（特殊情況可延長期限）。
5.2.5 檔案管理人員應做好查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。
5.3 檔案的銷毀
離職員工檔案放置滿規定期限後，由檔案保管員統一批量填寫《員工檔案銷毀申請審批單》提出書面申請，依據具體員工檔案銷毀審批許可權，行政部理級或以上主管簽字審批後，與其直接上級領導在《員工檔案銷毀登記表》上登記後共同執行銷毀。同時做好電子檔案的需及時同步更新。
6. 附則
本辦法經管理單位主管審核後，呈請總經理核准後公告實施，修訂、廢止亦同。
7. 附表
《查、借閱人事檔案審批表》《員工檔案銷毀申請審批單》《員工檔案銷毀登記表》
《員工檔案清冊》
附件一:
查、借閱人事檔案審批表
查、借檔案日期年月日還檔案日期年月日
附件二：
員工檔案銷毀申請審批單
由我單位保管的年人事檔案共盒份，保管期限已到，現申請銷毀，請予批准。
法人代表（簽名年月日
單位蓋章）
人事部門審批意見：
（簽名）：
年月日銷毀情況
銷毀地點
銷毀種類和數量
銷毀日期： 年月日
銷毀人員（簽名）：
注：本單一式兩份，乙份交倉庫部，乙份由人力資源部儲存。
附件三：
員工檔案銷毀登記表
附件四：
員工檔案清冊
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