公文管理辦法

1 目的

為使公文處理工作規範化、制度化，提高公文處理的效率和質量，根據《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》的規定，結合我院實際,特制定本辦法。

2 適用範圍

公文處理指公文的接收、下發、辦理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

3 職責

院長辦公室負責院行政公文的管理工作，黨群工作部負責黨委、紀委、工會、共青團公文的管理工作。

4 公文種類

4.1通知。適用於**上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求院屬單位辦理和需要有關單位知曉或者執行的事項，任免人員。

4.2請示。適用於向上級單位請求指示、批准。

4.3批覆。適用於答覆院屬單位的請示事項。

4.4報告。適用於向上級單位或領導匯報工作，反映情況，答覆上級單位的詢問。

4.5通報。適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要會議精神或情況。

4.6決定、決議。適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷院屬單位不適當的決定事項。

4.7意見。適用於對重要問題提出見解和處理方法。

4.8會議紀要。適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

4.9函。適用於不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

5 公文格式

5.1公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文時間、印章、附註、附件、主題詞、抄送單位、印發部門和日期等部分組成。

5.1.1涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，在首頁發文單位標識右上方分別標明「絕密」、「機密」、「秘密」，「絕密」、「機密」公文還應當標明份數序號。

5.1.2緊急公文應當根據緊急程度分別標明「特急」、「急件」。

5.1.3發文單位標識應當寫全稱或者規範化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。

5.1.4發文字號包括單位代字、年份、序號，應當在首頁發文單位標識正下方或者左下方標明；聯合行文，只標明主辦單位發文字號。

5.1.5上行文應當在首頁發文單位標識左下方標註發文字號，右下方標註簽發人、會簽人姓名（見附件1）。下行文應當在首頁發文單位標識正下方標註發文字號（見附件2）。

5.1.6公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

5.1.7主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。

5.1.8公文如有附件，應在正文之後，成文時間之前註明附件順序和名稱，附件名稱後不加標點符號。

5.1.9公文除「會議紀要」外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。

5.1.10成文日期以負責人簽發的日期為準；聯合行文，以最後簽發單位負責人的簽發日期為準。

5.1.11公文如有附註（需要說明的其他事項），應加括號標註在成文日期下一行。

5.1.12公文應當標註主題詞。乙份檔案不超過五個主題詞，標註時應根據主題詞的涵義由大到小，從內容到形式。

5.1.13抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

5.1.14公文文字從左至右橫寫，橫排。

必須使用規範簡化字，發文字號為仿宋體三號字，「簽發人」、「會簽人」為仿宋體三號字，簽發人、會簽人姓名為楷體三號字；主標題為小標宋體二號字，正文文字為仿宋體三號字；「主題詞」為黑體三號字，主題詞詞目為小標宋體三號字，抄送單位、印發部門、印發日期、印製份數等為仿宋體三號字。

5.2院公文包括：行政公文、黨委公文、紀委公文、工會公文、共青團公文等。

公文用紙一般分為兩種。行政公文一般採用國際標準a4型（210mm×297mm），左側裝訂；黨委公文一般採用16k型（184mm×260mm），左側裝訂；紀委、工會、共青團公文參照黨委公文用紙。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

6 發文辦理

6.1發文辦理指以院名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、登記、印製、用印、分發等。

6.2草擬公文應當做到：

6.2.1符合國家的方針、政策、法律、法規和上級的有關規定。

6.2.2情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

6.2.3公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關係確定。

6.2.4公文中的結構層次序數，第一層為「

一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1、」，第四層為「（1）」。

6.2.5引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

6.2.6公文中使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。人名、地名、檔名稱、事物名稱、時間中的年等，一般不要簡稱。

6.2.7公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

6.2.8應當使用國家法定計量單位。

6.2.9「請示」應當一文一事，一般只寫乙個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

還應當在附註處註明聯絡人的姓名和**。「報告」不得夾帶請示事項。

6.3擬稿部門草擬公文後，需附統一格式的發文稿紙，發文稿紙各欄目需填寫齊全，擬稿部門負責人負責核稿，擬稿人負責校對。

6.4行政公文由擬稿部門負責呈送分管領導審核會簽；黨委、紀委、工會、共青團公文，由黨群工作部呈送分管（主管）領導審核。

6.5擬稿部門負責呈送公文簽發。行政公文，由院長簽發；黨委、紀委、工會、共青團公文，由主管領導簽發。

6.6簽發後的公文確需修改的，修改後須重新送簽。

6.7公文簽發後，院長辦公室進行登記、編號。正式印製前，擬稿部門應當對文稿再次進行校對審核，院長辦公室進行複核。

複核的重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統

一、規範等。

6.8公文複核後，擬稿部門負責印製，院長辦公室用印、分發。黨委、紀委、工會、共青團公文，由黨群工作部負責印製、用印、登記、分發。

6.9發文後，擬稿部門應將行政公文的書面材料（發文底稿、正式公文兩份）和電子文件及時匯交到院長辦公室存檔。擬稿部門及院長辦公室要做好發文的保密工作。

7 收文辦理

7.1收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程式。

7.2行政公文，由院長辦公室負責登記，辦公室主任擬簽，呈報院長批示，文秘人員根據批示範圍進行傳閱。對上級單位下發的演示文稿、資訊等，由辦公室主任提出擬辦意見，在相應範圍內傳閱。

黨委公文，由黨群工作部負責登記，呈報黨委書記批示，並根據批示範圍進行傳閱。紀委、工會、共青團公文，參照黨委收文辦理。

7.3承辦部門、單位收到交辦的公文後應當及時按時限要求辦理，不得延誤、推諉，確有困難的，應當及時予以說明。

7.4對交由承辦部門、單位辦理的行政公文，院長辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤督辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。黨群工作部按相應職責對黨委、紀委、工會、共青團公文進行催辦。

7.5領導及各部門參加會議帶回的檔案，在傳達或匯報後，應將會議檔案交院長辦公室作收文處理。

8 公文歸檔

8.1公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時將公文原件以及公文形成過程中的有關材料整理、歸檔。個人不得儲存應當歸檔的公文。

8.2歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯絡、特徵和儲存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映院裡的主要工作情況，便於保管和利用。

8.3院內部職工借閱公文，應當辦理借閱手續，用後及時歸還，同時做好公文內容的保密工作。

9 其他

本辦法由院長辦公室負責解釋。

（本辦法為本次新建。）

附件：1.公文上行文格式

2.公文下行文格式

附件1山東省物化探勘查院檔案

□魯地物發[20××]**號（仿宋3號

(空一行)

標題小標宋2號)

(空一行)

主送單位名稱：(仿宋3號)

□ □正文: (仿宋3號)

(空一行)

□□附件：1

2日期大寫□□□□

(不落款,蓋公章)

主題詞(黑體3號)：詞目(小標宋3號，詞目之間空1字)

□印製單位及部門（仿宋3號） 20××年××月××日印發□

共印份□

附件2山東省物化探勘查院檔案

魯地物發[20××]**號（仿宋3號）

(空一行)

標題小標宋2號)

(空一行)

主送單位名稱：(仿宋3號)

□ □正文: (仿宋3號)

(空一行)

□□附件：1

2日期大寫□□□□

(不落款,蓋公章)

主題詞(黑體3號)：詞目(小標宋3號，詞目之間空1字)

□抄送仿宋3號)

□印製單位及部門（仿宋3號） 20××年××月××日印發□

共印份□

公文管理辦法

公文管理辦法

公文管理辦法

公文管理辦法

相關推薦