中鐵一電十二辦[2011] 03號
關於下發電務十二公司《公文處理
管理辦法》的通知
所屬各專案部：
為提高公文質量和工作效率，使我公司公文處理工作規範化、制度化、科學化，根據《電務公司公文處理及檔案控制管理辦法》〈中鐵一電辦（2011）107號〉檔案的規定，結合我公司實際，制定本辦法，現予以下發，請遵照執行。
二0一一年十一月一日
主題詞：政務工作公文處理管理辦法通知
抄送：公司領導、公司各部門，存檔。
電務工程****第十二辦公室2011-11-1印發
擬稿單位：第十二公司辦公室主要擬稿人：董敬審批人：韓海龍
附件：公文處理管理辦法
為提高公文質量和工作效率，使我公司公文處理工作規範化、制度化、科學化，根據《電務公司公文處理及檔案控制管理辦法》〈中鐵一電辦（2011）107號〉的規定，結合我公司實際，制定本辦法。
一、來文處理程式及要求
所有來文處理由綜合辦公室負責，必須做到準確、及時、安全、保密。
（一）所有來文統一由綜合辦公室管理，由文書人員及時登記、編號，填寫《檔案閱辦單》(見附表一)並由綜合辦公室主任提出擬辦意見，然後由文書人員送領導批辦，如遇急件，應隨到隨送，不得積壓。
（二）領導在批辦公文時，應避免在公文上劃線塗改或隨意抽掉公文夾中的公文（如需要可要求影印）；文書人員應按領導批辦要求及時轉有關部室輪閱和辦理。對急件、重要文電或需二個以上部室閱辦的，應抓緊閱辦，並於當日退回綜合辦公室。
（三）檔案傳閱每人一般不超過二天。如有領導或專案部門負責人需長期學習或出差的，可轉為另一人先閱。
（四）如領導批示，需要各部門負責人傳閱或需要全體幹部知道精神的檔案，由綜合辦公室具體組織傳閱或傳達。
（五）各部室負責人應根據領導批辦意見，分輕重緩急，予以認真辦理，辦理過程中有關領導和綜合辦公室應及時檢查督促，防止漏辦。
（六）文書要及時收回傳閱檔案，按照檔案種類進行分類管理，以便及時查詢。
（七）凡本單位工作人員在外出公務活動中形成、帶回的檔案，均應交到綜合辦公室進行統一收集、登記，任何人不得據為已有。
二、發文處理程式及要求
（一）草擬公文，格式要正確，行文關係要清楚，要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規和上級公司的有關規定，主題要確定，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚。
（二）檔案格式，公文文頭為「宋體，70號字」；公文本號為「仿宋，三號字」；公文標題為「小標宋，二號字」；公文正文為「仿宋，三號字」；主題詞為「黑體，三號字」，詞目用「小標宋，三號字」；抄送2字為「仿宋三號字」。
（三）結構層次序數，第一層為「
一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1」，第四層為「（1）」。
（四）業務性公文，一般根據其內容由有關部室人員起草，部室負責人核稿，分管副經理、總工會籤，對於某些重大的全域性性的重要文稿由綜合辦公室起草，經理辦公會議集體研究修改通過，最後由公司領導簽發。
（五）起草、修改、核稿、簽發一律須鋼筆（用碳素墨水）或碳素筆書寫。
（六）公司檔案均由綜合辦公室統一編號印發。各部門編寫的通知類檔案也由綜合辦統一編號印發。
（七）文書分送檔案要及時、準確、安全。
三、公文的立卷和歸檔
（一）收文辦結、發文簽發後，批件、原件、列印件均應及時完整歸檔。
（二）文書人員每年年終要清理公文，先要將沒有存檔價值和存查必要的檔案，經登記造冊並經領導同意後，統一處理或按有關規定銷毀。有儲存價值的來文和本公司形成的公文，在第二年年初做好收集、整理、立卷歸檔工作。
（三）公文立卷要正確反映本公司的主要業務工作情況，有利於保管、查詢和利用。
（四）公文立卷要嚴格按照上級檔案管理部門的要求辦理，確保案卷質量。
（五）文書檔案人員調動工作，應認真辦好交接手續。
四、文書工作要求
（一）檔案分行政檔案、黨群檔案、法律法規、標準和外來檔案以及記錄資料六類，對檔案的管理按《電務工程****公文處理及檔案控制管理辦法》要求進行。
（二）檔案的標識
1、制度、通知、通報等檔案由綜合辦公室統一採用唯一性的編號為標識辦法。
2、記錄資料一般採用記錄名稱作為標識。
（三）檔案由相關部室編寫，部室負責人審核後交綜合辦公室，由綜合辦公室送往公司領導審批，審批過程應使用檔案稿。
（四）制度經批准後由綜合辦公室登記收發文記錄，及時註明檔名稱、更改情況等內容，以便控制和追溯，並儲存好原稿或備份；法律、法規、標準和外來檔案由綜合辦公室登記收發文記錄。
（五）文書應經常性地檢查各類儲存和在用檔案的有效性，發現問題及時妥善解決。在公司內部運作、外部法令法規和標準變化、或是公文中所確定的有關要求應作為長久規定時，應及時修正、補充和更改相應的體系檔案。檔案需較大修改等情況發生時，應進行換版。
（六）程式檔案、工作規範、記錄等因內含本單位保密資訊，原則上不對外提供。任何人不得私自外借、修改、拷貝檔案，如確需外借、修改、拷貝和提供，必須經管理者代表批准，由綜合辦公室辦理有關手續，作好記錄。
（七）工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
五、檔案更改、換版與作廢
（一）如檔案需要修改，應由原檔案編寫部門填寫《檔案更改審批通知單》（見附表二），說明修改理由，其中對重要技術引數的修改，必須有充分的論證。《檔案更改審批通知單》經相關部門會簽後報檔案原審批人審批，以電務公司行政發布的檔案，如需修改，審批人應註明由哪個部門另行下文發布。如原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。
（二）對於審批後的《檔案更改審批通知單》，由檔案原編寫部門負責複製若干份，交原發放部門的檔案管理員按該檔案原發放範圍發放。領用單位、人員接到《檔案更改審批通知單》後，應按要求及時更改檔案。
（三）當檔案需作大幅度更改時，由原檔案編寫部門填寫向檔案管理部門提供經審批後的新版本，予以換版。各檔案管理員負責填寫《檔案（記錄）處置登記表》（見附表三）進行處理。
（四）非時效性需作廢的檔案，由原編寫部門填寫《檔案更改審批通知單》**件原審批人批准後，複製若干份，書面通知原領用單位，由該單位檔案管理員負責填寫《檔案（記錄）處置登記表》撤出受控，就地銷毀。對專案管理計畫、施工組織設計等施工技術性檔案應納入專案記錄予以管理。
（五）對已作廢或失效檔案需要作短期保留用作參考的，必須在保留檔案右上角作出「作廢保留」標識。
六、附則
（一）本辦法自二o一一年八月一日起執行。
（二）本辦法歸公司綜合辦公室負責解釋。
附件 附表一：《檔案閱辦單》
附表二：《檔案更改審批通知單》
附表三：《檔案（記錄）處置登記表》
公文處理辦法
第一章總則 第一條為提高公司系統各單位公文處理的質量和效率，使公文管理更加規範，結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法所指的公文，是指公司及各二級公司在實施管理和處理公務過程中形成的具有特定或法定效力的規範體式文書，它是xx系統各二級公司及各部門依照職責開展各項管理工作的重要工具。第三條公文處...
公文處理辦法
為做好公司公文處理工作，加強管理，使之規範化 制度化 特制定本辦法。公司行政主管部門為公文制辦機構，主管公司總部檔案的處理，指導公司及其它部門及各處的公文處理工作。2.1 簽收 由行政主管部門統一收文後立即登記，並按要求填寫 檔案登記表 2.2 批辦 行政主管部門在收閱檔案後須根據 檔案處理單 上註...
公文處理辦法
第一章總則 第一條為加強榆陽區煤炭公司 以下簡稱公司 和中的公文處理工作，使之規範化 制度化 科學化，不斷提高公文處理工作的質量和效率，根據 黨政機關公文處理條例 中辦發 2012 14 號 結合公司工作實際，制定本辦法。第二條公司 子公司的公文，是公司在實施管理和領導過程中形成的具有特定或法定效力...