監察機關根據檢查、調查結果，以監察文書的形式依法提出監察建議或作出監察決定，是依法履行《行政監察法》及其實施條例賦予職權的重要手段。規範使用監察文書，是落實**紀委「三轉」精神的具體舉措，不僅能促進依法監察、增強監督實效，而且能有效避免行政復議及行政訴訟案件的發生。
監察文書的使用與管理現狀
《行政監察法》明確規定了監察建議、監察決定等監察文書的適用情形、啟用程式、法律救濟等使用與管理的內容。為規範文書格式，監察部於2023年印發《關於實行監察文書格式標準文字的通知》，**紀委監察部2023年制定出台《紀檢監察常用審理文書格式》，各級監察機關遵照執行，但也存在進一步規範的問題。
監察決定書方面，有的地區對黨的機關、人大機關、群團組織的工作人員等非監察物件作出行政處分的決定；有的監察決定書缺少被處分人基本情況、作出處分決定的主體和批准時間、告知不服處分決定的申訴途徑等主體要素；有的引用條規的條、款、項表述不全或錯誤，多種錯誤事實未分別表述適用法條及其量紀情況等；有的未按法定用詞表述，如將「申請複審」寫成「申請複核」、「提出申訴」、「提出複核」、「申訴複審」等；有的未嚴格執行法定時限，如處分期到了未辦理解除手續、超時限辦理申訴案件等。
監察建議書方面，有的當用不用，以「函」或「通知」的形式發文；有的不當使用，建議內容不符合《行政監察法》規定的10種情形；有的法律依據不具體、缺項，或者用「有關規定」替代法條；有的擅自縮短異議提出時間，侵犯了被建議物件的權益；有的監察建議書發出後監督落實不夠到位，建議落實情況存在到期未反饋、延期反饋等現象。
而在文書格式方面，也存在著未遵循統一格式文字的問題：有的用機關檔案版頭替代監察決定書、監察建議書的格式版頭，文號編寫及擺放位置不統一；有的監察文書無標題，或以「監察建議書」做標題；有的未按規定在版記部分分列主送、抄送，參照機關公文格式將主送物件寫在文頭；有的排版格式錯誤，字型字型大小、頁面設定隨意編排等。
存在問題的原因分析
思想認識缺位。有的認為監察文書用多了，難免出現疏忽、錯漏，容易引發行政復議或行政訴訟，因此產生能不用盡量不用的想法，缺乏依法監察和敢於擔當的意識。
業務培訓不夠。基層許多崗位只有1-2人，人員崗位調整後難以傳幫帶，定期培訓的機制又未建立，接任者只能依葫蘆畫瓢或按個人的理解去操作。
規範調整滯後。現行的監察文書格式規範與陸續頒布實施的《國家行政機關公文格式》、《黨政機關公文處理工作條例》未銜接，有的環節規定不一致，監察機關在公文審核把關時無所適從，造成各地監察文書的文字格式不統一。
派駐指導缺失。派駐機構在監察文書的使用方面享有與派出它的監察機關相同的許可權，監察機關承擔著指導派駐機構監察業務的責任。由於派駐機構人員較少，尤其是市、縣（區）派駐監察室大部分只有1人，監察文書制發過程缺少指導、把關環節，容易出現不當使用的情形。
提公升監察文書法治水平
抓規範。一是規範格式文字。統一修訂監察決定書和監察建議書的文字格式，避免出現監察文書格式與現行的《黨政機關公文處理工作條例》不一致的情形，如取消主題詞，統一用紙規格、字型字型大小、頁面設定、落款及時間格式等。
二是規範派駐機構監察文書的使用。對派駐機構監察決定書和監察建議書實施分類規範與指導，尤其是市、縣兩級派駐監察室，在文書製作、把關、審批方面做到審辦分離，規範運作，以減少差錯，維護監察文書的權威。三是規範監察決定書的適用種類。
明確規定統一使用監察決定書格式的種類，將解除行政處分決定、申訴複查決定、複核決定、追繳違紀款物決定等納入其中。
抓培訓。做到全面培訓與定期培訓相結合。培訓物件不僅僅是監察機關的工作人員，還要兼顧各級派駐監察室的工作人員，尤其是基層新上崗的工作人員。
抓應用。利用辦公自動化系統製作並推廣監察文書應用模板，通過固化監察決定書和監察建議書等監察文書的文字格式，讓新調整到崗的同志也能在模板的幫助下，制發符合格式規範的監察文書。
抓整改。結合案卷評查、日常督查，指導各級監察機關發現監察文書使用與管理方面存在的問題，做到能改則改，不宜改的著眼於規範長遠。
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