關於規範公司oa系統管理
（工作流管理功能模組）的幾點建議
一、 首先，我們可以簡單的、通俗的甚至可以狹義的去理解目前公司所應用的這個以工作流管理模組為主的oa系統在我們管理過程中（主要是行政審批功能）的作用，沒有必要把它看得過於神秘與深奧。我們可以先回顧一下我們沒有oa這個系統以前是怎樣去推進工作流程這項工作的，以借款這項工作為例，通常我們的財務部會牽頭出台乙個類似《借款管理規定》之類的規章制度，規定中會明確各項借款事宜的辦理規定與流程（例如設定不同借款金額、事項的審批許可權、審批流程等），除了規定的正文外，一般會以附件的形式附上《借款單》之類的支援性記錄檔案，然後我們會去印刷一大批《借款單》，需要借款時，各部門的相關人員就會用這個借款單並按照借款《管理規定》規定的有關流程去找相關領導簽字、審批，最後到財務部提款，工作結束。用了這個工作流oa系統以後，我們把我們原先印刷的《借款單》變成了系統上的《借款單》表單，把原先的逐級簽字、審批這個程式變成了系統上的工作流，簡單的說，採用了oa系統，就是用資訊化的方式替代了我們傳統的工作方式，達到了節約成本、提高效率的目的（例如節省了印刷費用，網路辦公帶來了空間上、時間上的便捷，等等），我們改變的只是實現借款這個工作流程的方式、方法，而我們的管理思想、制度（《借款管理規定》）並沒有發生變化，同時，oa工作流的設計（誰審核、誰審批，按照怎樣的標準去審核和審批等）也是是基於我們原有的《借款管理規定》這個制度所確定的流程去做的。
所以說，制度、流程、標準是我們開展工作的根本依據與出發點，oa系統只不過是協助我們去實現工作流程（目前主要是行政事務的會簽、審批）的一種輔助的手段而已。我想，明確了這一點，我們就可以從根源上去理解和解決目前我們oa系統運作過程中出現的問題。
二、 目前oa管理系統運作中出現的問題及建議整改方案
1、 缺少oa管理系統運作的管理制度、程式，具體表現為：所涉及到的相關部門、崗位在oa系統運作這項工作中的管理職責不清晰、不明確，工作流程不順暢，推諉扯皮、工作混亂的局面可能經常出現。在我們一部分管理人員當中可能已經存在了乙個錯誤的職責定位與認識，那就是把oa運作這項工作徹頭徹尾的交由我們的系統管理員負責，其實系統管理員在oa系統運作中所擔當的更多職能角色是服務與支援（系統的維護、技術的支援等），而oa系統運作的兩項核心工作職能——工作流表單的設計、工作流程的設計則應由相關的職能部門負責，例如：
現金管理這項管理職能屬於財務部，那麼財務部就應該負責牽頭完善與此相關的規章制度、管理流程（包括需要提交oa系統運作的表單設計與工作流設計的轉化工作）。責任職能部門把這些核心的制度性的檔案（工作流表單和工作流程設計）明確好了，最後，系統管理員就是執行乙個系統設定的工作（上系統）。
完善oa系統管理制度建議一：明確各部門、各崗位在此項工作中的管理職責。
2、 缺少工作流提交oa系統運作的審批工作流程，具體表現為：缺乏對上oa的工作流的整體審批、控制，各部門各自為政，想起乙個就設乙個，隨意性較大，各個流程可能出現重疊、重複，工作流各節點的設計及流向控制隨意性大，缺乏明確的依據，此外，上oa的工作流程必須是保密性要求較低的常規事務性工作，對於涉及商業機密的工作流程（例如：投標檔案的報批程式）通常是不能通過oa系統來操作的，所以對哪些工作流程上oa系統這項工作需要有乙個審批程式。
完善oa系統管理制度建議二：明確工作流上oa系統的審批流程，建議審批工作可按如下流程執行：
3、 目前，oa使用者的註冊、登出、變更以及系統的安全保密性維護、各個層級的查詢許可權設定、oa使用者的日常使用管理（例如每日定期檢視待辦事項）等常規性管理事項還沒有出現突出的問題，但也須在oa系統管理制度中予以明確與規範。
4、 至於目前出現的三鋼、海碩有些工作出現兩套審批流程以及原先設定的流程節點（例如審批中心）現在已經不存在等問題，都不是原則性的問題，待我們的組織機構調整到位以後，便可迎刃而解。
5、 建議選擇合適的時機對目前系統上已經存在的33個工作流進行理順（合併、取消、簡化、修改），關鍵的一點是要各職能部門牽頭檢查一下目前掛在oa上面的工作流是否有制度依據、與現有的制度所確定的流程是否一致，所設定的各個審批節點（崗位），在審核、審批這項工作的時候是否有明確的標準與依據，最起碼要明確每個節點都去審核哪些內容，而不至於每個事件的審核都是憑我們以往的管理經驗，甚至說是「拍腦袋」。
6、 逐步加強基礎管理，循序漸進的完善各項制度、流程、標準是我們的工作重點，oa運作中所表現出來的問題根本上還是制度完善與執行的問題。
以上建議可以作為我們完善oa系統管理程式、制度的參考，經討論後，我們可以按照這樣乙個主體思路去編制制度的草案，再做進一步的討論，最後定稿。
2023年12月3日
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