公文寫作處理

公文寫作與處理－第一節－公文寫作

一、公文的概念、類別和功能

1、公文的概念

公務文書，又叫公務檔案，簡稱公文，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程式形成和使用的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發布行政法規和規章，施行行政措施，指示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

公文是在公務活動中形成和使用的文書材料，離開公務活動就不存在公務文書。法定機關和組織以公務文書作為實現其職能的重要手段的依據；公務文書必須反映和處理公務。這就是公務文書區別於私人文書的本質所在。

公文有廣義和狹義之分。廣義公務文書的指稱範圍包括機關、團體、企事業單位的各種檔案、電報、報表、會議檔案、調查材料、記錄、登記表冊等。它們都是法定機關與組織在公務活動中所形成和使用的，具有法定效力和規範體式並須經過一定處理程式處理的文書材料。

狹義公務文書的指稱範圍包括通用公文與專用公文。通用公文指《公文處理辦法》中規定的十二類十三種公文，專用公文指除通用公文外由外事、軍事、司法等機關根據本部門需要而使用的專用公文。

2．公文的類別

依不同標準，不同角度，公文有多種分類方式。

(1)通用公文與專用公文。根據形成和作用的公務活動領域（即通常所說的按公文形成和使用範圍）劃分，通用公文是各類各級機關、團體、企事業單位都使用的檔案，如請示、報告、函等，專用公文是在一定專業機關、部門和業務範圍專門使用的檔案，如外交檔案、司法檔案、會議檔案、軍事檔案等。

(2）對外公開檔案、限國骨公開檔案、內部使用檔案、秘密檔案、機密檔案、絕密檔案。這是根據檔案內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開檔案，內容不涉及國家秘密，可以直接對國內外公開發布；限國內公開檔案，內容雖不涉及國家秘密，但其內容不宜或不必向國外公布；內部使用檔案，內容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只有在本系統或本機關內部使用；秘密檔案，內容含有一般國家秘密，洩露會使****、利益遭受損害；機密檔案，是指內容含有最重要的國家秘密，一旦洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害；絕密檔案，是指內容含有最重要的國家秘密，洩露會使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。

(3）上行文、平行文、下行文。是公文制發機關根據行文方向而劃分的。上行文，指向有隸屬關係的上級領導、指導機關報送的公文；平行文，是指向同一組織系統的同級機關或非同一組織系統的任何機關傳送的公文；下行文，向所屬被領導、指導的下級機關傳送的公文。

(4）規範性檔案、領導指導性檔案、公布性檔案、陳述呈請性檔案、商洽性檔案、證明性檔案。是根據內容的性質所劃分的。規範性檔案指強制性推行的，用以規定行為規範的法規、規章等；領導指導性檔案是指領導機關製發的用於頒布方針政策、法規與規章，指導、布置工作，闡明領導指導原則的檔案；公布性檔案是指直接向國內外公開發布的檔案；陳述呈請性檔案指用於匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批准的檔案；商洽性檔案是指**、協商一般事項的檔案；證明性檔案是指對某組織或個人的使命、身份、經歷或某事件提供證據和對有關各方面權力、義務、責任作出規定的檔案。

(5）平件、急件、特急件。是依據對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規處理的檔案；急件是指因為內容重要、緊急而需要優先傳遞處理的檔案；特急件是指內容非常重要並特別緊急，需立即優先迅速傳遞處理的檔案。

(6）收文、發文。機關內部根據檔案**劃分的。收文指本機關收到的來自外部的檔案；發文是指本機關製作發往外部的檔案，本機關製成只供內部使用的也稱發文。

3．公文的功能，

公文是能夠逾越時間與空間的限制，有效傳遞公務活動所需資訊的重要工具，這一功能主要表現在下述方面：

(l)公文用於傳達貫徹黨和國家賓方針政策和各項指令。在公務活動中發揮領導和指導的作用，是加強集中領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。

(2)公文是下級機關請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯絡的基本手段。通過公文，使下情上達，為領導機關制定決策提供依據，同時，有利於對發生的問題予以及時處理。

(3)公文用於發布行政法規與規章，在國家行政管理與維護社會主義建設秩序方面發揮著規範作用。它使國家各項管理活動有法可依，有規可循，從而逐步實現法制化、規範化。

(4）公文是溝通機關之間橫向聯絡的紐帶。它比其它資訊溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。通過公文，機關之間能夠相互交流資訊、商洽事務，在工作中取得協調與配合。

(5）公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業中發揮著闡明事理、啟發覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育幹部和群眾的好教材。

(6）公文是社會活動的真實紀錄。它印證了公文作者的合法身份；記錄了各項管理活動的性質、狀態；因此，具有重要的憑證作用。

二、公文的文體、結構、格式和稿本

1．公文的文體

公文的文體，指公文的表達方式。公文屬應用文體，應具有應用文體的基本屬性，即具有直接應用性，從本質到現象，從總體到細節的全面真實性與嚴格遵守國家統一規定，保證公文內容完整、標記明顯的格式規範性。但它又不同於一般的應用文，具有其自身的特殊屬性。

第一，公文被規定以現代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統。白話文具有通俗易懂、語義確切的優點。

第二，公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。這是因為公文內容的表述，必須做到事理結合，除去對客觀事物的性質、狀態、特徵作出敘述與說明以外，還要求在此基礎上進行科學的分析與論證，以表明作者的觀點與態度。只是不同文種因其性質與行文目的不同而在三種表達方式的運用上，各有側重。

如規範性、公布性檔案側重於說明的方式；工作報告、會議紀要側重於敘述的方式；而內容複雜的公文，如調查報告，則需同時兼用三種表達方式。

2．公文的結構

公文的結構指公文的組織結構，具有規範性和相對確定性。國家有關機關對公文的基本構成作出了規範性要求；其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取捨。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有：文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。

3．公文的格式

公文格式是指組成公文的各部分文字元號在載體（紙張等）上排列的規定。公文格式具有較強的規範性；國家有關機關以法規、規章、標準等形式對其加以規範。規範的公文格式有利於維護公文的嚴肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理；有利於應用各種現代化資訊科技處理與管理公文。

公文格式主要是對載體的規格尺寸、載體區域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字元號的形體及尺寸等予以規範。

目前我國通用公文的格式一般為：

(1）公文紙採用國內通用的16開型，推薦採用國際標準a4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據實際需要確定。

(2）公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的**區，與不允許出現任何符號的白邊區兩個區域。上白邊（天頭）和左白邊（訂口）應分別寬於下白邊（地腳）和右白邊（翻口）。

(3）所有文字元號從上至下，自左而右依次橫寫橫排版）。正文的行長應與**區寬度相等（即通欄排）。

(4）左側裝訂。（少數民族可按其習慣書寫，排版）。正文的行長應與**區寬度相等（即通欄排）

(5）在公文撰寫和印製過程中，各個組成部分的標註編排均需遵循一定的規範性要求。

①保密等級的標註與編排。在文稿上，應根據公文的實際涉密程度，用漢字「絕密」、「機密」、「秘密」分別予以標註，並後加「★」，必要時還應註明保密期限（如機密★5年）。

在正式發出的印製本上，保密等級位於公文首頁**區左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。

②緊急程度的標註與編排。在文稿上，根據情況分別標註「急」或「特急」。在印製本上，緊急程度位於保密等級的下一行，字型字型大小與保密等級相同。

③文頭的編排。在印刷本上，文頭位於公文首頁上端，約佔**區面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，但也可根據需要用其他顏色）印製，居中排一行。聯合行文的公文，乙個作者佔一行。

④發文字號的標註與編排。文稿上，應由有關人員在注發之後，依照發文字號登記冊上的式樣，依次標註作者代字，置於方括號中的年份號，順序號。如***2023年第一發文即標作：

「國發［1997]001號」。一件公文只有乙個發文字號，聯合行文時只標註主辦機關的發文字號。

在印製本上，發文字號位於公文首頁文頭以下，居中；如有簽發人時，應居左，兩者排一行。常採用3號或4號仿宋體印刷。發文字號下應居中印一條長10omm的細實線。

⑤簽發人的編排。在印製本上，簽發人位於發文字號的同一行，居右側。排印出「簽發人」字樣後空一格排發簽發人的姓名，字型字型大小與發文字號相同。

⑥標題的標註與編排。撰寫文稿時，應根據有關要求正確標註標題：結構完整；語意確切；文字簡練、醒目，字數一般不超過50字。

⑦主送機關的標註與編排。在撰寫文稿時，應將收受並對本文負實際辦理、籤復責任的機關的全稱或規範化簡稱或統稱標出，標註時需注意：除了普發性公文外，乙份公文（特別是上行文）只能以乙個機關為主送機關，不能「多頭主送」；除非領導者本人曾有要求，否則不能直接主送領導者，更不能同時直接主送幾位領導者；應準確界定主送機關與抄送機關的區別，避免僅依據機關的級別而不是辦理方面的責任確定受文機關中的主送與抄送機關；應正確標註受文機關的名稱，禁止使用不規範的簡稱或籠統含混的統稱，以免無人承擔實際辦理責任，削弱公文的效用。

在印製本上，主送機關位於標題下，從左至右頂格排列機關的名稱，回行繼續頂格，結尾用冒號。如主送機關不止乙個時，應按其性質、級別輕重高低以及有關規定或慣例依次排列，機關名稱之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。

⑧正文的編排。在印製本上，正文位於主送機關下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。

⑨附件標記的標註與編排。撰擬文稿時，應準確標註附件標記，註明其標題、件數、份數。

印製本上，附件標記必須位於正文以下日期之上，排出附件件號（只一件時不排）、標題、份數。每件一般佔一行，字型字型大小與正文同。

⑩印章或簽署的編排。簽署位於正本的右下方，一位領導者佔一行，先排出機關名稱、簽署者職務，後空兩格後請領導簽注姓名。

印章位於正式發出的印製本正文的右下方，應上不壓正文，下不壓日期。

⑾作者與日期的標註與編排。撰擬文稿時，應如實在相應欄目內標註完稿時間、審核時間、簽發時間、會議通過或批准時間等，並注意標明完整確切的年月日。

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