第十一章公文辦理程式
1 什麼是公文辦理程式？收文辦理與發文辦理各有哪些程式？
答：公文處理程式就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經歷的一系列環節。
收文辦理程式主要有：
⑴ 簽收、拆封與登記 ⑵ 分發與傳閱 ⑶ 擬辦、批辦與承辦 ⑷ 催辦、查辦與注辦
2 機關收文的主要**有哪些？簽收公文要注意哪些問題？
答：機關的收文主要有三個**：⑴ 機要交通送來的機要件 ⑵ 郵局送來的**函件和電報 ⑶ 外機關和部門直接送來的檔案材料
簽收公文要做到「四查清」：
⑴ 查清信封或信筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收。
⑵ 查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致。
⑶ 查清檔案封口是否破損，包裝是否牢固，如發現有散包、破封、密封條被拆等情況，應及時追查原因。
⑷ 查清檔案登記件數與實有件數是否相符。
3 收文登記的作用是什麼？收文登記的範圍有哪些？
答：收文登記的作用是：
⑴ 便於管理和保護檔案，防止積壓和丟失 ⑵ 便於檢查和檢索檔案
⑶ 便於檔案的統計和催辦工作 ⑷ 作為核對與交接檔案的憑據
收文登記的範圍有：
⑴ 上級機關檔案。包括指導性、參閱性和需要辦理的檔案。
⑵ 下級機關檔案。包括請示性、報告性檔案。
⑶ 重要的帶有密級的刊物、資料。
⑷ 其他機關商洽問題和需要答覆的檔案。
⑸ 上級機關召開會議印發的會議檔案材料。
4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優點？
答：收文登記的形式，一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。
⑴ 簿冊式登記的優點是容易儲存，適宜按時間順序進行登記。
⑵ 聯單式登記的優點是，可以減少重複登記的某些專案，簡化登記手續。
⑶ 卡片式登記的好處是能適應使用和管理檔案的需要，在卡片盒裡靈活地進行分類排列。
5 簡述公文分發的原則與要求。
答：⑴ 對那些方針政策性的，關係本機關工作全域性的指揮型檔案，或重大問題的請示、報告之類的檔案，以及文書人員還不能判定應由哪個部門承辦的檔案，均應先送辦公部門負責人或機關領導。
⑵ 對那些屬於機關日常事務性的已有明確分工的檔案，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工範圍直接分送給有關部門或承辦人。
⑶ 對來文機關答覆本機關詢問的檔案，要按本機關原發文的承辦部門或主管人分送。
⑷ 在檔案件數少、閱辦閱知部門多的情況下，應按先辦理、後閱知，先主辦、後協辦，先正職、後副職的次序分送。
⑸ 公文的分發要建立登記交接制度，以便及時收回，防止檔案散失。
6 公文的傳閱應當注意哪些問題？
答：⑴ 傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業務部門傳閱，然後送其他有關需要閱知的物件。
⑵ 傳閱檔案應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱檔案的方法稱為「輪輻式傳閱」。
⑶ 在傳閱過程中傳閱完畢後，文書人員要及時對檔案進行檢查，發現有領導批示時，要按批示意見進行處理。
⑷ 每份傳閱檔案，都應由文書部門在檔案首頁附上《檔案傳閱單》。
7 為什麼說擬辦是收文處理的乙個重要環節？怎樣做好公文擬辦工作？
答：擬辦是收文處理的乙個重要環節，是秘書部門實現「四個轉變」，在辦文辦事**謀獻策，變被動服務為主動服務，發揮參謀助手作用的具體體現。
做好擬辦工作，要求做到以下幾點：
⑴ 擬辦之前，要認真研究公文的內容和發文機關的要求，弄清來文的北京，查明問題的癥結所在，以便有針對性地提出切實可行的擬辦意見。
⑵ 要清楚地掌握有關政策和規定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定。
⑶ 要熟悉業務。要及時了解和掌握本機關及機關各部門的職責範圍及業務變化情況。
⑷ 擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。
⑸ 擬辦意見不是具體的承辦計畫和方案，文字要簡明扼要，除講明簡單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見之下，要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。
8 簡述公文批辦的作用及主要內容。
答：批辦的作用就在於使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神，工作發展情況和其他有關資訊；並便於加強對公文處理工作的領導，向承辦人及時交待意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由於分工不明，責任不清，形成觀望等待而拖延時間等。
批辦的主要內容：
⑴ 提出處理該份檔案所述問題的原則和方法。
⑵ 提出並指明負責承辦該檔案的單位或者承辦人、規定承辦的時限。
⑶ 凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執行。
⑷ 各項批辦意見，均應鄭重地填寫《公文處理單》的「批辦意見」欄目內，並簽署批辦人姓名和批辦日期。
9 為什麼說承辦是公文處理工作的乙個重要環節？承辦公文要注意哪些問題？
答：承辦在公文處理工作中是乙個關鍵性環節。任何乙份公文都是為了解決一定的問題而形成的。
問題如何解決，公文辦理是否及時，就在承辦這個關鍵環節上，它直接關係到發文的質量和機關公文處理工作的效率。
承辦部門或承辦人員在處理來文過程中要注意以下幾點：
⑴ 對有領導具體批示意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖及時辦理，不得延誤推諉。
⑵ 對沒有領導簽署批辦意見的公文，即一般性公文，應根據有關的檔案精神、有關規定或按以前的慣例，酌情辦理。
⑶ 對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯合辦理的公文，本部門要先擬出復文草稿請有關部門或單位會上，並由本部門和有關部門負責人簽名後，再報請機關領導審批。
⑷ 來文內容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人員要查詢或調閱有關檔案材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。
10 怎樣做好公文的催辦與查辦工作？試比較公文催辦與查辦工作的區別。
答：催辦工作應注意做到以下幾點：
⑴ 要明確催辦範圍 ⑵ 要將催辦落實 ⑶ 要建立和加強公文催辦工作的組織機構
查辦工作其任務是督促檢查並協助辦理下列問題：
⑴ 黨政領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況。
⑵ 各種會議的決辦事項。
⑶ 檔案、電報的擬辦、批覆事項。
⑷ 對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示。
⑸ 領導指示或交辦的事項。
從機關文書部門的工作來說，查辦和催辦都是對公文的承辦情況進行監督檢查或催詢，其區別在於：
⑴ 承辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行監督檢查，查辦的事項要經領導批示或授權後才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文，文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。
⑵ 查辦的問題要進行查辦立項，即通過文字表達形式對所要進行查辦的事項登記上賬，提出明確的質與量的規定和應達到的目標要求，經領導審定後實施，對查辦的結果要寫出匯報材料及時反饋，查辦的重點在於查證落實；而催辦作為收文辦理的一道程式，一般只是限於了解是否已經辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。
11 為什麼要履行注辦手續？注辦一般包括哪些內容？
答：履行注辦手續十分必要，便於公文的整理和日後的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費多少時間。
機關工作人員要具有嚴謹的工作作風，自己經辦的事應該有始有終，手續完備，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利於自己工作任務的完成，也有利於他人和有關工作的順利進行。
注辦一般包括以下內容：
⑴ 一般的傳閱檔案，在有關人員傳閱完畢後，文書人員應註明閱畢的日期。
⑵ 需要辦理復文的檔案，辦完後要註明「已復文」，並注上復文的日期和文號。
⑶ 用口頭或**答覆的要註明時間、地點、接談或接話人、主要內容等，並由承辦人簽字。
⑷ 不需復文的檔案要註明「已辦」、「已閱」、「已摘記」等字樣。
12 公文在起草過程中應當注意哪些具體問題？
答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規及有關規定。
⑵ 擬寫的文稿要達到如下的要求：情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書不曲，字詞規範，書寫要工整，標點要準確，篇幅力求簡短。
⑶ 文稿中的人名、地名、數字、引文要準確，日期應寫具體的年、月、日。
⑷ 在檔案擬稿中，如要引用某份公文，應當先引標題，後引發文字號。
⑸ 在檔案擬稿中，涉及計量單位時，必須使用國家法定的標準計量單位。
⑹ 擬寫文稿，在使用簡短時應先用全稱，並加以註明。
⑺ 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
13 公文審核的重點是什麼？簡述公文審核中「六查」的主要內容。
答：公文審核的重點是：是否需要行文，公文內容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關規定。
公文審核中「六查」的主要內容：
⑴ 查是否需要行文，以什麼名義行文。
⑵ 查文稿內容與法律、法規和政策以及上級的有關規定是否一致，與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾。
⑶ 查要求和措施是否明確具體，切實可行。
⑷ 查涉及其他部門或地區職權範圍的問題是否協商一致並經過會簽。
⑸ 查文字表述是否準確、簡鍊、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規範。
⑹ 查公文格式是否符合規定。
14 為什麼說簽發是公文形成的關鍵性環節？簽發公文應當注意哪些問題？
答：公文的簽發是指機關領導人對文稿的最後審批。公文的草稿經簽發後，即為公文的定稿，公文就可據以生效。
公文的簽發是公文形成的關鍵性環節，簽發公文是機關領導人行使職權的乙個重要表現，是一件及其嚴肅的事情，必須注意以下幾個問題：
⑴ 機關領導在簽發公文時，必須確認是自己職權範圍內的有關公文才有權簽發，不可越級簽發。
⑵ 以機關內某個部門名義的發文，可由部門負責人簽發。
⑶ 簽發人在簽發檔案時，必須對檔案的內容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發的公文內容和文字表述的正確性應付完全責任。
⑷ 檔案經簽發人審批同意發出時，簽發人應在送籤的發文稿紙的簽發欄內明確寫上「發」、「印發」、「急發」等字樣，並簽署全名，註明年月日。
公文寫作與處理
309.3.比較公文的草稿與定稿，正本 副本與存本的異同？答 草稿是指內容和文字表達都還未成熟的原始稿件。定稿是指草稿經過修改 審閱，並由領導人簽發或會議討論正式通過的最後完成的定型文稿。只有履行了法定生效程式的定稿才能形成正式檔案。因此，定稿是機關制發檔案的惟一標本稿本。定稿與草稿的顯著區別是 定...
公文寫作與處理
公文的性質 公文是乙個國家實行行政管理的基礎，是乙個國家權力的象徵，是實行各種行政行為最根本的憑證和依據，是治理社會 管理國家 辦理公務的重要工具。公文的特點 1，公文有法定的作者2，公文有法定的權威3公文有特定的效用4公文有規範的體式5，公文有規定的處理程式。公文的種類 1，根據公文制發機關的性質...
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