秘書公文寫作知識公文寫作常識

（一）擬稿　　1.公文擬稿要注意用a4紙，word頁面設定為上3.7、下3.

5厘公尺，左2.8厘公尺，右2.6厘公尺。

　　2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。

如果文中有標題需要強調，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。　　3.

電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：「二○○四年十月十二日」。

　　4.人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，後引發文字號，發文字號在檔案的標題後用圓括號註明。例如：

「《紹興市國家稅務局關於2023年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）」。　　5.草擬公文結構層次序數，第一層為「

一、」、第二層為「（一）」，第三層為「1 .」，第四層為「（1）」。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　6.公文如有附件，應當在正文之後空一行再空兩格、成文時間之前註明附件順序和名稱。並把附件放在附件欄中。

例如：「附件：1.

×××××× 237.成文日期以負責人簽發的日期為準、聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。　　8.

公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。上報的公文，標題中不標發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　9.**上級機關的公文，如其標題過長，可以自擬事由摘要**，但不能以上級機關公文的發文號代替。　　10.

主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。　　11.「請示」應當一文一事；一般只寫乙個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。

除領導直接交辦的事項外，「請示」不得直接送領導者個人。　　12.「報告」與「請示」應當嚴格分開，「報告」中不得夾帶請示事項。

　　13. 抄送多個單位，中間用逗號隔開，結尾用句號。例如：

「抄送二）審批　　1.簽批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批意見。　　2.

公文送領導人簽發之前，應當由擬稿人所屬部門領導初審簽名後，送辦公室審核。其中涉稅規範性檔案經部門負責人初審後一律先送市局法規處複審，再送辦公室審核。辦公室核稿時發現未經法規處複審的涉稅規範性檔案應及時退回擬稿部門。

　　普通收文處理　　1.辦公室應及時提出擬辦意見。　　2.

辦公室收發人員在分送分管領導要求閱示的同時，應同時分送其他局領導傳閱。對局領導處理完畢的檔案，收發人員應逐份查閱領導批示，並按領導批示辦理。　　3.

承辦或牽頭承辦部門在收到檔案後應及時辦理，並在檔案注辦欄內明確處理意見或辦理結果，同時簽名。閱辦檔案如有明確辦理時限的，按要求辦理，如無明確規定的，在五個工作日內辦理完畢並向分管局領導匯報。對內容涉及面廣，問題較複雜，不能在規定時限內辦理完畢的，主辦單位應當向上級或者有關方面說明原因。

對需向分管局領導匯報後才能辦理的，應及時向分管局領導匯報。其他傳閱檔案一般在二個工作日內閱畢，可以不簽名。