為了進一步規範我站公文處理工作，根據《國家行政機關公文處理辦法》(國發［2000］23號)和《國家行政機關公文格式》(gb/t9704-1999),結合我站實際情況制定本制度。
一、公文格式
（一）用紙：一般採用70g/m2的a4影印紙。
（二）印刷：雙面印刷，
（三）裝訂：左側裝訂，釘距適當。
（四）顏色：公文中**顏色為黑色。
（五）排版：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。一般每面排22行，每行排28字。
以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度的7/8倍距離為一基準行。
（六）頁邊距和版心：上白邊37mm±1mm，下白邊35mm±1mm，左白邊28mm±1mm，右白邊26mm±1mm。版心為156mm×225mm。
（七）文字：
1．公文中結構層次序數，第一層為「
一、」，第二層為「（一）」，第三層為「１.」，第四層為「（１）」。
2．公文中的數字，除成文日期、部份結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
3．引用公文應當先引用標題，後引發文字號；引用外文應當註明中文含義；日期應當寫具體的年、月、日。
4．應當使用國家法定計量單位。文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。
（八）公文中各要素標識規則
1．發文機關標識（紅頭）
標識為「福州市建築工程質量監督站檔案」，使用小標宋體字，紅色標識，字型大小小於22mm×15mm，標識上邊緣距版心上邊緣為80mm。
2.發文字號
站行政公文用「榕築監政」代字，黨務公文用「榕築監黨」代字，業務公文用「榕築監」代字。
發文字號在我站標識下空２行，用３號仿宋體字，居中排列，序號用阿拉伯數字標識，年份應標全稱，用六角括號括入，序號不編虛。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
3.簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空１字，簽發人姓名居右空１字；「簽發人」用３號仿宋體字，後標全形冒號，冒號後用３號楷體字標識簽發人姓名。
4.標題
紅線下空２行，用２號小標宋體字，要求排列美觀，回行時不把完整的詞拆開。
5.主送機關
標題下空１行，左側頂格用３號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後乙個主送機關名稱後標全形冒號。標識主送機關應標明主送機關全稱或規範化簡稱或同型別機關的統稱。
6.公文正文
主送機關下１行，每自然段左空２字，回行頂格。數字、年份不能回行。
7.附件
公文如有附件，在正文下空１行左空２字用３號仿宋體字標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號用阿拉伯數字（如附件：１.
××××）。附件名稱後不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，並在附件左上角第１行頂格標識「附件」，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前後標識應一致。
如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第１行標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。
為保持正文前後意思的連貫，正文中的圖表、名單、規定等可抽出而作為公文的附件單獨表述。
8.成文日期
用漢字將年、月、日標全，「零」寫為「０」。成文日期的位置是橫向右空４字，縱向與正文的距離依印章大小而定，標準是印章中心線壓在成文日期上，上距正文１行之內。
我站單一發文的公文在落款處不署我站名稱，只標識成文日期。成文日期以簽發日期為準。
9.印章
印章上距正文１行之內，端正、居中，印章的中心線壓成文日期上。
公文排版後所剩的空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。具體辦法是：當正文之後的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁，如果正文之後的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。
10.附註
公文如有附註，用３號仿宋體字，居左空２字加圓括號標識在成文日期下１行。
請示應當在附註處註明聯絡人的姓名和聯絡**。
１1.主題詞
「主題詞」用３號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用３號小標宋體字；詞目之間空１字。
１2.抄送機關
公文如有抄送機關，在主題詞下１行；左右各空１字，用３號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號，抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後乙個抄送機關後標句號。
１3.印發機關和印發日期
位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞下）佔１行位置；用３號仿宋體字。印發機關左空１字，印發日期右空１字。印發日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數字標識。
１4.主題詞、抄送機關、印發機關等各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
主題詞、抄送機關、印發機關等應置於公文最後一面，最後乙個要素置於最後一行。公文主體之後的空白不能容下的，需另起一頁標識以上要素。
１5.頁碼
用４號半阿拉伯數字標識，置於版心邊緣之下一行，數碼左右各放一條４號一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
二、發文辦理
（一）擬稿
一般由直接分管領導向擬稿人交待發文意圖，重要檔案應經開會討論，形成初步意見後交擬。擬稿應附《公文撰製單》，並列印清樣送審、送簽。
（二）審核與簽發
1．核稿和會稿。相關科室負責人應對文稿進行認真核稿。凡需其他科室會稿的檔案，由擬稿人負責送會稿，會稿人審核完畢均應在文稿上簽署姓名和日期。
如在核稿和會稿過程中有作較大修改的，擬稿人應負責清稿，重新輸出清樣。
2．複核。文稿經擬稿科室核稿、會稿、清稿後送辦公室秘書人員複核把關。重點複核公文格式是否正確，語言表述是否貼切，文字是否通順，主送、抄送及份數是否合理，有否列印清樣或標明檔名等，對不符合要求的應退回擬稿科室修改或重新辦理。
3．簽發。複核完畢，由擬稿人送站分管領導審核後，再送站長簽發。經站領導同意簽發的文稿不得再作任何修改，如確需修改或更正的，必須徵得簽發領導的同意。
（三）編號與校對
1．文印室負責對已簽發的文稿進行登記編號。
2．檔案清樣由文印室負責送交或通知擬稿人校對，不得交於其他無關人員校對。對修改較多的檔案清樣，修改後還須校對一遍。對準備付印的文稿，校對人應作最後檢查，確無錯誤後簽字。
（四）蓋章、裝訂、分發
檔案印製、裝訂完畢，擬稿人認真檢查印製質量並清點份數後送辦公室蓋章，之後填寫《發文登記簿》交收發員分發。
三、收文辦理
（一）收文
1．收發員負責收進檔案，並填寫《收文登記簿》進行收文登記後交秘書人員，但不得對封裝檔案進行拆封。
2．秘書人員收文後在檔案首頁上貼附《檔案處理單》，並寫清有關各欄後交辦公室主任提出擬辦意見。
對封裝檔案的拆封由秘書人員專門負責。拆封範圍是封面註明送本站或本站辦公室以及「站負責人收」的所有信件。封面標有站領導「親啟」或「親收」的，一般不得拆封，應交有關領導親自拆封。
3．辦公室主任根據檔案的性質、內容和有關要求，同時考慮站領導分工、各科室職能範圍以及實際情況，簡明扼要地擬出初步處理意見。
檔案應先送有關領導閱批，並送有關科室辦理；對工程質量投訴件，一般直接送主管科室承辦，重要的應先送站領導閱批。
（二）傳閱
1．秘書人員負責檔案的傳閱。
2．傳閱的檔案、資料應速送站領導和相關科室傳閱並註明傳出時間，不得扣壓、滯留，一般每位領導傳閱時間不超過1天。
3．傳閱的檔案分為急辦件、傳閱件，分別設定兩個資料夾。傳閱的檔案站領導閱畢應退回秘書人員再傳閱給其他領導或有關科室。
（三）承辦
1．對根據批辦和擬辦意見要求具體辦理的檔案，秘書人員應立即將檔案的影印件送交有關承辦科室，並做好簽收登記手續。
2．承辦科室應迅速根據批辦或擬辦意見考慮處理執行檔案的方案或計畫，並及時向有關站領導報告。凡屬幾個科室聯合承辦的，主辦科室應主動做好協商工作，協辦科室也應積極配合。
（四）催辦
1．站領導批示交有關科室辦理的檔案，秘書人員負責催辦、查辦。
2．要建立催辦登記手續，對辦理不力的要及時向有關領導報告。
（五）辦復
檔案辦理完畢，應在《檔案處理單》上寫明處理結果後歸卷。秘書人員應定期將檔案處理結果彙總，並及時向有關領導報告。
四、公文歸檔
（一）公文辦理完畢，主辦人員應及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷並移交檔案管理人員，個人不得儲存應當歸檔的公文。
（二）檔案管理人員應根據公文的相互聯絡、特徵和儲存價值分類整理，立卷歸檔。
（三）沒有歸檔和存查價值的公文，經鑑別和站領導批准，可以定期銷毀。銷毀秘級公文，應當登記並由兩人以上監銷。
（四）檔案管理人員對外影印公文，須經站領導批准。影印的公文註明「由原件影印」並加蓋公章。
二00七年一月二十一日
公文處理制度
一 公務處理包括公文的辦理 管理 整理 立卷 歸檔等一系列相互關聯 銜接有序的工作。要堅持實事求是 精簡 高效的原則，做到及時 準確 安全。公文處理必須嚴格執行國家有關保密法律 法規和其他規定，確保涉密檔案的安全。二 凡上級或各縣 市 各部門來文來電，辦公室要認真做好簽收 登記工作。三 收到下級機關...
公文處理制度
二 公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是 是否確需行文，涉及其他部門或地方職權的事項是否已協商 會簽，行文方式是否妥當。是否符合規定的公文種類 公文格式 行文規則和擬制公文的有關要求。三 公文正式印製前，辦公室應當進行複核。複核的重點是 審批 簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，公...
公文處理制度
1 辦事處公文處理工作由綜合辦公室負責。指定專人負責所有文書檔案的流轉和歸檔管理。任何人不得積壓檔案，不得自行接收，處理檔案。2 收文處理按接收登記 批辦和承辦等程式辦理。1 行政綜合辦文書人員負責來文接收 拆封和登記工作。2 文書人員附收文處理籤後，交辦事處主任批閱，簽署意見。3 辦事處主任不在時...