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第一章總則
第一條為規範公司公文管理，提高辦公效率，促進公文制訂、接收、發放及存檔工作的程式化、制度化、規範化，確保公司方針、政策及工作指示等及時上傳下達和跟進落實，依據公司實際運作情況，特制定本辦法。
第二條本辦法適用於本公司所有公文管理。
第三條本辦法不適用於iso體系檔案。
第二章公文分類
第四條公文分外來公文、內部公文、請示、報告。
1．外來公文：指**、行業協會等公司外單位下**）發給本公司的公文；
2．內部公文：在公司內部使用，由集團或本公司下發的公文，包括規章制度、工作計畫、會議紀要、通知等；
3．請示、報告：指向上級領導或主管部門請示、報告工作、反映問題所用的公文，包括以公司名義向集團或集團以外的請示、報告和公司各職能部門向上級領導和主管部門的請示、報告；
第五條公文按發放名義分公司公文、公司部門公文。
第三章公文的管理及效用範圍
第六條行政部是公司公文的歸口管理部門，負責接收和處理外來檔案（含集團下發公文）及公司各職能部門對公司領導的請示、報告，負責處理所有以公司名義上報、下發的行政檔案。
行政部負責制訂公司行政檔案的統一格式，對公司內各部門的公文處理進行監督、檢查、指導；
第七條各部門文員為其公文的統一歸口管理處，負責處理往來公文及所有以部門名義上報、下發的行政檔案，對部門內部檔案進行編號、發放、存檔；
第八條所有公文對其適用範圍內的規定部門具普遍管理效力；
第四章公文文種及使用
第九條公文按文種分為：決定、通知、通報、會議記錄、管理制度（辦法）、規定、請示、報告、決議、函等：
1. 對內部各種重要事項作出決定和對重大行動作出安排，用「決定」文種。此文種限公司使用，公司各部門不得使用；
2. 對內部公布制度、辦法以及其它需知照和共同執行的事項、計畫、規劃、規定等，用「通知」文種；
3. 表彰先進、懲罰處理、傳達重要精神或情況，用「通報」。 此文種限公司（行政部）或公司職能部門使用，職能部門下屬系統不得使用。
4. 各種會議召開後，應撰寫會議記錄。
5. 由公司職能部門內部制訂、批准，規定某些事項的工作流程或規章制度檔案用「管理辦法」（注：僅指該部門內部範圍適用，不適用於跨部門的流程和規定，並且不能與公司的各項規章制度有所衝突和重複）此文種公司各職能部門使用。
6. 對工作和事務制訂帶有約束性的指示用「規定」。
7. 向上級請求指示、批准或匯報工作時，用「請示」或「報告」文種。
8. 「工作聯絡函」適用於不相隸屬部門之間相互商洽工作、提出工作要求、詢問和答覆問題、向有關主管部門請求批准等。
第五章公文的格式
第十條完整規範的公文格式包括文頭、行文、文尾三部分。
第十一條公司及各職能部門公文的文頭包括密級、急度、名稱、發文編號、簽發等。
1．密級：公文按保密程度分為絕密、機密、秘密、普通共四等級，其中絕密、機密、秘密類檔案不得隨意影印或洩露。
（1）絕密類：公司生產和銷售政策、客戶檔案、分配政策、產品定價及調價方案、綜合產品成本資料、財務分析報告、總經理辦公會會議記錄、決議等，在文頭以「絕密」標示；屬於對公司經營影響重大的絕密性檔案，僅限於發文物件參閱，不得進行二次下發和傳遞，嚴禁外洩。
（2）機密類：組織機構及人事調整報批檔案、發展戰略規劃、經營分析總結報告、年度經營計畫、財務預算方案、重大銷售合同等，在文頭以「機密」標示。
（3）秘密類：行政總結計畫、新產品開發計畫、投資計畫、市場推廣計畫、財務報表、工資報表等，在文頭以「秘密」標示。
（4）普通類：指只適宜在內部發文而不宜對外公開的檔案，包括管理、技術範疇的各項制度，在文頭可不作標示。
2．急度。公文按辦文時間要求分為特急、緊急和普通三類。
（1）特急檔案指必須在收文或發文後一天內辦理完畢的檔案，在文頭以「特急」標示。
（2）緊急檔案指必須在收文或發文後三天內辦理完畢的檔案。在文頭以「緊急」標示。
（3）一般檔案指必須在收文或發文後七天內辦理完畢的檔案，在文頭可不作標示。
3．密級和急度統一使用黑體標準四號字，置於文頭右上角標註，需要兩者同時使用時，密級置上，急度置下，上下對齊。
4．公司級公文（指由公司總經理簽發）名稱為「佛山市××****檔案」（放置於正中，統一使用仿宋_gb2312標準小初號字並加粗，參考範本）。
5．發文編號：發文編號位於文頭正下，統一使用宋體標準四號字。（1）公司公文為「公司文[××年]×××號」，如「公司文[2004]001號」（按順序編號）；（2）會議記錄由會議組織單位按年、月、日編號。
6．簽發：簽發與發文編號併排，位於發文編號右側，統一使用宋體標準四號字。
第十二條行文包括公文標題、正文、落款、日期、頁碼、附件等。
1. 公文標題統一使用黑體標準二號字並加粗，位於發文編號正下**，與發文編號用橫線隔開。
2. 正文使用宋體標準四號字，章數、節數、條數使用宋體標準四號字並加粗。
3. 會議通過的檔案，以會議通過的日期為準，其它檔案以主管領導簽發日期為準。
4. 頁碼必須標註在頁尾**，統一使用宋體標準小六字，格式為第×頁共×頁。
5. 頁面設定必須保持左右及上下對等，一般均為2.5厘公尺，行距一般為固定值28-30磅。
6. 落款要署發文單位全稱及日期。落款採用黑體標準四號字，落款日期採用漢字，年、月、日要寫全，如「二oo四年一月一日」，其中「oo」使用times new roman四號粗體，其它使用黑體四號粗體。
7. 以公司名義發放的檔案其落款為「佛山市××****」。
8. 以公司名義發放的編號公文要加蓋公章。用印位置騎年壓月，要清晰端正。其他公文可根據需要確定是否蓋章。
9. 公文如有附件要用宋體標準四號字註明附件名稱和順序；如有**可參照上述規定靈活選用字型。
第十三條文尾包括呈報部門、抄送部門、發至部門、存檔部門、印發份數等，文尾與行文之間劃一橫線，並置於緊靠文尾部分的恰當位置。
1. 呈報、抄送、發至部門：對上級部門用「呈報」，對同級或不相隸屬的部門用「抄送」，對下級部門用「發至」，三者可以根據實際情況預設。
2. 存檔部門：行政部為公司公文存檔部門。
3. 印發份數：應嚴格按照發文範圍印發，印發份數包括存檔份數。
4. 文尾統一使用宋體標準四號字。
第十四條公司、公司職能部門公文格式參照範本格式統一使用，不得自行設計規範，要求如下：
1．公司各部門內部聯絡函、通報、請示、報告、信紙、 便條等遵循公司統一格式模板。
2．各單位對外聯絡函、傳真應體現公司已註冊公司全稱，「佛山市××****」名義（後附範本）。
3．以公司名義正式下發的檔案（不含上述）一律遵循對應檔案格式（後附範本）。
第六章公文處理
第十五條公司外來檔案統一由公司總經理秘書負責簽收和跟進**，其它部門原則上不得簽收公司外來檔案。
第十六條請示和報告應嚴格分開。請示公文應一文一事，不得多頭、越級主送，不要同時抄送同級和下級部門。請示或報告一律由部門文員或秘書簽收，對內容涉及多個部門的請示或報告，部門會簽意見後，再送主送領導作批示。
特殊情況另行處理。
第十七條公司（含職能部門檔案）編號公文須按起草、會簽、審核、審批、列印校對、簽發、繕印、發放等程式執行。
1．起草：起草公文要有針對性，並與公司內外的原有標準、制度和管理辦法保持一致；公文要求情況真實、觀點明確、文字精煉、條理清楚、層次分明、用詞準確、行文規範；公文實施日期要盡可能明確。
2．會簽：凡在公文中涉及其它部門職責範圍的，由起草部門與有關部門會簽、會簽時間一般不超過一天，會簽部門如有意見須註明，以供擬稿單位和簽發領導參考。
3．審核、審批、簽發。
（1） 以公司名義發放的公文必須行政部部長審核後，才可送公司總經理審批、簽發；
（2） 以公司職能部門名義發放的公文，必須經公司行政部審核，所屬職能部長簽發；公司職能部門公文必須以副本形式送行政部備案。
（3） 對普通公文的審核時間，一般不超過1天，如需諮詢有關部門意見的，不超過3天；對特急或緊急公文則根據緩急程度而定。
（4） 所有在審批表上簽字者必須對其簽字負責，對輕率簽字而造成損失者，應給予相應經濟處罰或行政處分。
4．繕印：要嚴格按印發份數影印，密級檔案繕印後及時銷毀廢頁。
5．發文與簽收。
（1） 公司公文由行政部負責發放，公司職能部門公文由各部門自行發放，各部門文員負責簽收並及時**。
（2） 公司以外單位的正式公文，必須經行政部核准並加蓋公章後，由經辦部門直接發放給相關單位。
（3） 公文發放時須填寫《發文登記表》，由收件人或代收人簽收，但絕密類、機密類和秘密類檔案必須由收件人親自簽收文字，不允許郵件傳遞。
第十八條需修訂已審批的公文時，必須按審批程式重新進行審批。
第七章立卷、歸檔和銷毀
第十九條公司各職能部門應及時將有關資料整理歸檔，保證公文齊全、完整，便於保管、查詢和使用。立卷、歸檔資料應由部門文員專人負責。
第二十條立卷、歸檔範圍
1. **頒發的各類法律法規及檔案資料。
2. 集團公文、集團部門公文。
3. 公司重要公文，公司職能部門公文。
4. 重要會議及活動的記錄、**、音像資料等。
5. 重要的信件、調查材料等。
6. 其它有價值的重要文電、資料等。
第二十一條歸檔備案
1. 外來公文、公司編號公文由公司總經理秘書立卷歸檔。
2. 公司召開的會議所形成的檔案、材料、領導講話稿等，由公司總經理秘書歸檔。
3. 公司各部門公文由部門文員歸檔備案。
4. 兩個或兩個以上部門聯合召開的會議所形成的檔案、材料由主辦單位文員歸檔備案，其他部門存影印件。
5. 各級領導外出開會帶回的會議檔案及重要資料，交所在部門文員歸檔備案。
第二十二條公文的銷毀
1. 銷毀公文的範圍：
1 重要檔案的多餘影印件。
2 純事務性和臨時性公文。
3 無儲存價值的一般檔案草稿或討論稿。
2. 非上述範圍內的公文在失效五年後，可統一進行銷毀。
3. 銷毀前必須認真清點，登記入冊，防止誤銷或漏銷。
第九章附則
第二十三條公司及各部門均依據本檔案制訂和管理所屬範圍內的實施檔案。
第二十四條本檔案解釋權、修訂權歸屬公司行政部。
第二十五條本檔案自年月日起生效。
附件：1. 公司各類公文範本
2. 公司公文發布審批表
公文管理辦法
1 目的 為使公文處理工作規範化 制度化，提高公文處理的效率和質量，根據 國家行政機關公文處理辦法 和 國家行政機關公文格式 的規定，結合我院實際,特制定本辦法。2 適用範圍 公文處理指公文的接收 下發 辦理 歸檔等一系列相互關聯 銜接有序的工作。堅持實事求是 精簡 高效的原則，做到及時 準確 安全...
公文管理辦法
1目的1.1為適應公司全方位規範化科學管理，做好公司檔案管理工作，使之規範化和制度化。1.2公司檔案是傳達方針政策，發布公司行政規章制度 指示 請示和答覆問題 指導商洽工作 報告情況 交流資訊的重要工具。因此，必須認真做好檔案的管理工作，有效地為公司發展服務。1.3公司全體員工都應發揚深入調查 聯絡...
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