1目的1.1為適應公司全方位規範化科學管理，做好公司檔案管理工作，使之規範化和制度化。
1.2公司檔案是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答覆問題、指導商洽工作、報告情況、交流資訊的重要工具。因此，必須認真做好檔案的管理工作，有效地為公司發展服務。
1.3公司全體員工都應發揚深入調查、聯絡群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高檔案質量和處理效率。
1.4檔案處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。公司檔案由總經理工作部統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
2適用範圍
本辦法適用於集團公司的公文處理管理工作。
3職責3.1公司辦公室是公文處理的主管部門，負責收發、分辦、傳遞、催辦、核稿把關、呈批、繕印、用捲、立卷、和歸檔。
3.2集團各單位（部門）負責本單位（部門）的檔案處理。
4管理規定
4.1公文種類
4.1.1規定：適用於發布重要的行政規章制度，採取重大的強制性行政措施，對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。
4.1.2決定：適用於對重要事項或重大行動做出安排;獎懲有關單位及人員;變更或者撤銷公司所屬單位不適當的決定事項。
4.1.3通知：
適用於傳達上級機關的指示;**上級機關和不相隸屬機關的公文;批轉所屬單位（部門）的公文;要求所屬單位（部門）辦理和需要有關單位（部門）周知或者執行的事項;人事任免。
4.1.4通報：適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況。
4.1.5意見：適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
4.1.6請示：適用於向上級機關請求批示與批准。
4.1.7報告：適用於向上級匯報工作、反映情況、提出建議;答覆上級機關的詢問。
4.1.8批覆：適用於答覆所屬單位（部門）請示事項。
4.1.9函：適用於商洽工作、詢問問題、向無隸屬關係的主管部門請求批准等。
4.1.10會議紀要：適用於傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的。
4.2檔案格式
4.2.1檔案一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。
4.2.2公文標題應準確簡要概括公文的主要內容。
4.2.3發文字號包括代號、年號、順序號。
4.2.4公司發文代號分為三種：
①「晉新集發」、②「晉新建發」、③「晉新砼發」。冠以上述發文代號的內發檔案應對全公司具有效力，對外發文應代表公司的整體意志。發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程式性、流程性檔案則應以工單、請示、報告、演示文稿等形式流轉。
力避隨意發文。
「晉新集發」用於公司及各部門的對內對外發文，由總經理工作部統一編號；「晉新建發」、用於建安公司的對內對外發文，檔案由發文部門自行編號，總經理工作部統一認定。（公司其他部門均以「***發」的代號發文，以②、③代號發文，須在發文許可權範圍內。）
4.2.5公文必須蓋章或簽字。
4.2.6公文內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
4.2.6發文單位必須註明全稱。
4.2.7文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。
4.2.8公文紙一般使用a4型。
4.3收文
4.3.1公司所有行政收文一律經辦公室開拆、登記、編號、分文和批辦。
一、收文一律使用《新時代集團收文簿》。
二、外單位來文均由總經理工作部指定專人收文，由總經理工作部統一拆封、登記，根據檔案屬性及時分送相關部門。
第五節辦文
一、辦文包括檔案的分送、傳遞、承辦、催辦等程式。
二、辦文由總經理工作部統一安排，包括檔案的分送、傳遞和催辦。
三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成檔案處理。
四、檔案的催辦總經理工作部負責，防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、檔案傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止檔案遺失。
七、檔案辦理完畢後，統一交由總經理工作部指定專人保管、立卷歸檔。
第六節發文
一、發文一律使用《新時代發文稿紙》。
二、發文程式如下：
公司內部發文:擬稿人→部門經理核准→主管副總經理→總經理工作部統一編號→列印→蓋章（簽字）→發文→備案
對外發文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核准→總經理工作部統一編號→列印→蓋章（簽字）→發文→備案
第七節其他
一、時限要求：
1、特急：限1個工作時內完成。
2、急：限2個工作時內完成。
3、平：限3個工作時內完成。
二、檔案的保密要求：
1、絕密檔案：閱後應立即退回發文部門，並由發文部門儲存在保險櫃內。
2、機密檔案：閱後應立即儲存在保險櫃內。
3、秘密檔案：閱後立即儲存在檔案櫃內。
三、檔案立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
公文管理辦法
1 目的 為使公文處理工作規範化 制度化，提高公文處理的效率和質量，根據 國家行政機關公文處理辦法 和 國家行政機關公文格式 的規定，結合我院實際,特制定本辦法。2 適用範圍 公文處理指公文的接收 下發 辦理 歸檔等一系列相互關聯 銜接有序的工作。堅持實事求是 精簡 高效的原則，做到及時 準確 安全...
公文管理辦法
第一章總則 第一條為規範和嚴肅集團公文管理，提高辦公效率，促進公文制訂 接收 發放及存檔工作的程式化 制度化 規範化，確保集團決策 決定及工作指示等及時上傳下達和跟進落實，特制定本辦法。第二條公文管理過程中必須注意保密，確保集團及各分子公司利益不受損害。第三條集團辦公室為集團公文的歸口管理部門。負責...
公文管理辦法
第一章總則 第一條為規範公司公文管理，提高辦公效率，促進公文制訂 接收 發放及存檔工作的程式化 制度化 規範化，確保公司方針 政策及工作指示等及時上傳下達和跟進落實，依據公司實際運作情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用於本公司所有公文管理。第三條本辦法不適用於iso體系檔案。第二章公文分類 第四條公...