1 檔案庫房的設立
從總體上講不論單位規模大小，凡是檔案庫房的設立，必須檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。但應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的（首先要考慮到樓牆、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。
還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。
2 制定可操作的檔案管理人員的職責
乙個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質和責任心有關。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責尤顯重要。職責制度就是要維護檔案的完整與安全。
這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。
3 注重檔案的交接
由於檔案具有及強的延續性，檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續後方能離開崗位。」然而在實際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環節，存在如下問題：
3.1 是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。
老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事幹部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前後脫節。
3.2 是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細緻、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程式辦事，手續不按程式辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該籤的字也不籤，從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求三是檔案監交工作不嚴格。
一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程式不完整。筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。
如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，採取如下措施：
首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程式和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然後再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，並要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。
檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。
其次認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑑證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程式辦理。
一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，並要在交接文據上註明並要在交接文據上註明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式３份，移交人、接收人各執乙份，單位存檔乙份。
交接工作結束之後，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。
再是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是基層檔案人員的業務素質問題，其中乙個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理，使基層檔案工作前後銜接起來。
4 致力企業檔案的資訊電子化建設
我公司檔案室經過多年努力，開展了企業檔案資訊電子化管理。其優勢就是以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的，為主要物質物件，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟體形式的二次文獻資訊供人們利用的過程。我們的體會是
4.1 充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。（目前，大多數基層檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用於檔案著錄或檔案打字貯存，利用的低效率造**力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化裝置不能盡其用）。
4.2 縮短二次文獻資訊的加工時間，提高檔案資訊的時效性。手工資訊加工工作模式從檔案資料形成到開發「二次文獻資訊」時間長，造成資訊失效，嚴重影響了檔案資訊的應用價值。
檔案資訊電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成資訊加工工作程式，快捷地出版二次文獻。
4.3 檔案資訊電子化，資訊成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務範圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
4.4 檔案資訊電子化，可使檔案資訊順利地與最新技術接軌。雖然「資訊高速公路」在企業檔案管理上尚案在初級階段，但我們要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來「資訊高速公路」中檔案資訊管理打下基礎。
5 涉密檔案的管理
大型或特大型企業的產品往往涉及到國家（企業）的核心秘密，它關係到黨和國家的安全，關係到國家的政治活動、軍事活動和乙個企業經濟發展的成敗，關係到企業建設的程序。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。
5.1 涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險櫃、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。
5.2 層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止「無形」儲存在頭腦中秘密的洩露。
所以檔案人員無論在什麼場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業秘密做為自己的神聖職責和應盡的義務。
5.3 加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。
涉密檔案使用完畢後應及時清對、檢查，發現失密、洩密問題，應及時查明原因，進行補救。
5.4 做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作正確分析和鑑別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本企業工作的需要，全面確定檔案的儲存價值，準確地判定檔案的保管期限。根據國家秘密事項：
絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。對規定為「長期」的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其採取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。
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