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作者：楊芳
**：《科技創新導報》2023年第22期
摘要:檔案是企業現代化發展過程中的必然產物,他的整理與保護是今後檔案管理的一項重要工作,從企業檔案完善化和長遠發展看來,科學規範檔案的整理和保護具有歷史性的意義。關鍵詞:
檔案整理保護企業完善化
中圖分類號:g27文獻標識碼:a文章編號:
1674-098x(2012)08(a)-0211-01邯鋼是國有大型企業之一。為了適應現代化建設的需要,隨著企業生產規模逐步擴大,職工生活條件的提高,新建設專案,改建、擴建專案不斷增多,民用住房也日益增加,對這些建設專案工作中形成的相關檔案、圖紙等資料,檔案人員要同期介入,跟蹤指導、收集、整理,直到最後成為檔案,接收到檔案部門。在由檔案部門整理、歸檔入庫,最後做好提供利用工作,為生產一線做好檔案服務工作。
整理就是按照一定的原則和方法對工程資料進行分類、組卷、編目的工作。整理的意義:使經過整理後的工程資料(檔案)符合便於保管、保密和提供利用的原則;遵循的原則:
遵循工程建設專案檔案材料的形成規律,保持其具有成套性、階段性、專業性的特點。在此談一談對基建竣工檔案整理工作中的一點體會。
首先,檔案的驗收工作。檔案的驗收工作是指驗收各施工單位或工程指揮部移交來的竣工檔案。這標明乙個工程的結束和工程使用的開始。
做好驗收工作是整理工作的前提。竣工圖是建設專案工程檔案的中心內容,竣工圖是根據施工結束後工程實際情況所繪製的圖樣,在工程進行中難免有經常改動原施工圖的情況,因此,必須根據實物繪製出竣工圖,它是工程驗收的依據,也是今後對建築物、構築物管理、維修、鑑定等活動的依據。建設專案工程竣工檔案是對專案工程的真實反映,是對專案工程實體的真實寫照。
所以認真執行《邯鋼總廠建設專案(工程)竣工圖的歸檔標準》的制度,對缺圖、嚴重破損的、有更改而未作更改及說明的圖紙,提出補充完整,更改和註明變更情況的要求,以保證竣工圖的完整性、準確性、科學技術要求強的特點,保障生產、改擴建、維修等方面的需求,做好檔案服務工作。
其次,檔案的整理工作。檔案的整理工作分為兩個階段。一是歸檔以前,科技檔案形成以後,由科技檔案材料的形成者在科技檔案部門的協助、指導下進行的整理工作。
這一階段工作的特點是由科技業務部門承擔,科技檔案人員依據科技檔案歸檔範圍給予指導,確保基本建設竣工檔案的質量。這一階段的整理工作是在向檔案部門移交之前。二是在科技檔案材料歸檔以後,由科技檔案部門進行的整理工作。
先將歸檔來的竣工檔案按照《冶金檔案分類編號規則》按專業科學地分類、排列、編制檔案號。文字資料、竣工圖按照卷內目錄查點,是否有缺張少圖現象,頁號不得出現跳號、重號、少號現象。文字部分由封面、卷內目錄、檔案材料,備考表組成,將檔案材料按《河北省建築安裝工程施工技術資料管理規定實施要點》的要求排序,檢查質監部門是否蓋章、簽字,備考表中技術人員、檔案人員是否簽字。
竣工圖部分由圖紙目錄、竣工圖、變更通知單、備考表組成。要檢查竣工圖章填寫是否正確,應填寫工程專案全稱,變更的地
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方是否更改,應註明變更的依據。對一套圖紙因超出裝具規定的厚度需要分卷裝盒的竣工圖要填寫分卷目錄,分卷目錄的內容是本卷內容的真實反映,也就是說本卷盒的內容是什麼,卷內目錄就填寫什麼並將圖紙裁好、疊平、圖面朝里、圖示露在右下角,至此一套竣工檔案整理完畢,可以歸檔入庫,為再利用提供服務。
隨著辦公自動化的應運而生,電子檔案大量產生,並日益成為未來檔案的主體。首先,電子檔案形成部門負責電子檔案的積累、保管和整理工作。其次,電子檔案的管理由檔案部門負責,電子檔案形成部門要提供協助和支援。
第三應明確規定歸檔時間、歸檔範圍、技術環境、相關軟體、版本、資料型別、格式、被運算元據、檢測資料等,以保證電子檔案的質量。
最後,檔案整理工作的意義。通過對基建竣工檔案整理的工作,認識到整理工作在科技檔案業務中的重要作用。如果不經過科學整理,科技檔案處於雜亂無章、類別不清、聯絡性混亂狀態,就無法進行科學的定位、排架、保管、利用和有效的統計工作。
通過科學的整理,體現了科技檔案的條理性,揭示出內容的聯絡性,也可以檢驗收集歸檔材料的質量,如有材料短缺,可以補充收集,保障了檔案收集工作的質量。整理工作是檔案業務工作的中心環節,它是否遵循科技檔案自然形成規律和保持檔案材料之間的有機聯絡的這一規律,決定著科技檔案的有效價值。因此它是科技檔案提供利用的基礎和前提條件,是鑑定工作的基礎,只有經過科學的整理,才能進行正確的判斷檔案的儲存價值。
科技人員通過對經過科學整理過的科技檔****,迅速地利用,將減少大量的人力、物力、財力,從而降低成本,提高效率。因此整理工作對發揮實現科技檔案的作用,具有深遠的意義。
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