關於檔案整理工作的案例分析——以文書檔案為例
一、背景
檔案是人類認識世界、改造世界的歷史記載，同時也是傳承和發揚民族歷史文化的重要載體。做好檔案管理工作不僅可以使其成為公眾教育的歷史教材、發展各項事業的依據與借鑑，同時也對於我國進行社會主義現代化建設具有重大意義。而檔案整理是檔案管理的一項基本業務和基本前提，它直接關係檔案的利用和開放，是整個檔案工作的基本建設。
因此首先做好檔案整理工作顯得尤其重要。2023年5月1日至6月27日，經學院安排，我在天津市委**部研究室進行將近兩個月的實習活動。期間，也做了許多檔案整理的工作，尤其以文書檔案居多。
下面，本文就以文書檔案為例展開案例分析。
二、文書檔案簡介
文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了乙個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有儲存價值的文書轉化而成，檔案是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為互相聯絡和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程式的資訊材料。
我所在的實習單位是市委**部研究室，主管部內刊物；收集處理統一戰線的資訊；承擔**工作重要檔案、重要文章的起草是其基本職責之一，在實習中，在老師的指導下，我幫助單位整理了大約16盒共計400多件檔案，以單位內部雜誌、各級各類檔案、會議紀要、工作總結為主要內容。
三、文書檔案整理流程
在實習過程中，我有幸參加了市檔案局來**部舉行的一場關於檔案整理的培訓活動。在會議上，我仔細聽講，注意要點、易錯點，同時做好聽講記錄。這為我的實習提供了專業知識和指導，促進了工作的順利開展。
（1）收集
收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的檔案資料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。歸檔檔案材料應當包括上下級檔案材料、本機關檔案材料以及同級機關檔案材料。在實習過程中，單位直接給我提供需要歸檔的材料，所以這一環節就被省略了，也為我下一步的工作加快了速度。
（2）分類
歸檔檔案採用年度——保管期限分類法進行分類。
a、區分年度
①年度以落款日期為準。如2023年形成的《2023年工作總結》應放入2023年。
②跨年度的檔案放入辦結的年度。如2023年形成的《2013至2023年工作規劃》應放入2023年。
③幾個檔案合為一件，「件」的日期應以裝訂時排在最前面的檔案日期為準。
④會議記錄本以該本最後一次會議記錄時間為準，等等。
b、區分保管期限
將歸檔檔案分為永久、定期分開，定期時間分為30年、10年。
永久保管的文書檔案分為:
①本機關制定的法規政策性檔案材料；
②本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
③本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結等；
④本機關機構演變、人士任免等檔案材料；
⑤同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函 、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料，等等。
定期儲存的檔案資料：如，資訊演示文稿為10年；上級機關領導視察講話，級別為省部級以下為30年；本機關為上級機關起草的業務檔案草稿為30年；聯合發文，協辦方為30年；全年的工作總結，各處室儲存期限為30年；季度、上、下半年工作總結儲存期限為10年，等等。
（3）裝訂
a、檔案的修整
修裱破損的檔案、拆除金屬物，複製字跡模糊或易褪色的檔案。
b、檔案的裝訂
採用線裝結合袋裝的形式。袋裝是將金屬物排除後，放入無酸牛皮紙中。對於較厚的檔案，可以先線裝（三孔一線），然後放入牛皮紙中。
（4）排列
在同一保管期限下，遵循檔案的形成規律，按照「檔案的生成結果在上」為原則進行檔案排列。
一件檔案的排列順序為：
發文與定稿為一件，發文在前；正文和附件為一件，正文在前；請示與批覆為一件，批覆在前；**件和被**件為一件，**件在前；原件和複製件為一件，複製件在前，等等。
（5）蓋章編號
歸檔檔案應按照排列次序逐件編號，在檔案右上角空白部分加蓋歸檔章，歸檔章設定全宗號、年份、保管期限、室編件號、館編件號、機構或問題六個部分。注意的是室編件號應是連續排序，中間不能有遺漏。
（6）編寫頁碼
可以在每頁的右下方編寫頁碼，按順序編寫，需要注意的是如果一頁正反面都有內容的話，應該編寫為2頁。另外，在第一頁可以寫下每件的總頁碼，方便電腦著錄時直接錄入。
（7）電腦著錄
電腦著錄就是把有關的資訊輸入專用的檔案管理電腦中，錄入的資訊盡量詳盡、準確。歸檔檔案目錄一般設定有題名、檔案編號、責任者、密級、保管期限、時間、載體數量、載體單位、備註等內容。
（8）列印目錄與裝盒
列印目錄就是分保管期限，按件號順序列印歸檔檔案目錄，歸檔檔案目錄分為一式兩份。每盒目錄應放在檔案最上面，以便查詢盒內檔案。裝盒是將歸檔檔案按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。
不同年份、不同保管期限的檔案不能裝入同一檔案盒中。備考表應放在所有歸檔檔案之後，用以對盒內歸檔檔案進行必要的注釋說明。
四、文書檔案整理過程中出現的一些問題
（1）檔案裝訂過程中，金屬物 、塑料別針沒有排查完。
（2）、檔案編號過程中，出現遺漏現象。比如有兩三個檔案粘連在一塊，就容易出現編號遺漏現象。
（3）檔案排列過程中出現順序顛倒問題。如請示與批覆擺放順序顛倒。
（4）編寫頁碼中，總數缺少。如，有正反兩面的檔案，只編寫了一面。
（5）電腦著錄中資訊輸入不齊全。如，題名中雙引號、冒號遺漏；檔案標號缺失，等等。
五、原因分析
（1）主觀方面：我覺得出現問題的原因主要從自身找起，「細節決定成敗」，自己在主觀方面存在不太細心的現象。檔案整理工作是一項需要細心、耐心的任務，時間長了難免會覺得枯燥，對待工作會出現倦怠現象，這時，問題就會接踵而至。
還好，最終我進一步耐心仔細的核對檔案，發現問題、核實問題並修正問題。
（2）客觀方面：首先是沒有接受檔案整理的專業知識，不能很快入手，而且在工作初期易犯錯誤，給後面的工作產生深遠影響。其次，實習老師由於工作忙等其他因素，沒能詳細的給予指導，只是講訴了工作的大概要領，全靠自己一步步摸索，這樣也會出現一系列問題。
六、解決對策及建議
（1）學院方面：針對機關單位實習，學院可以增設檔案整理這門實物課，增加學生的專業知識，提高針對檔案整理的專業能力。
（2）學生本身：首先是做到「三心」，樹立細心、耐心、責任心，在檔案整理過程中嚴格要求自己，耐心操作，細心應對繁瑣的工作。其次，多多了解檔案整理方面的知識，同時學會熟練操作辦公自動化裝置，全面提高自身水平，為實習儲備必要的能力。
（3）單位方面：單位老師應細心指導實習學生，使之盡快熟悉檔案整理操作流程，而不應當「甩手掌櫃」。
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