程式檔案與管理制度彙編
受控狀態： 受控
版本號： 2/0
分發號：
部門：編制：
審核：批准：
持有者：
目錄hl-cx01-2013 檔案控制程式
1 目的
確保本公司的質量管理體系檔案得到有效控制，使各相關場所得到相應的有效版本，防止不適用檔案的誤用。
2 範圍
適用於本公司質量管理體系檔案包括外來檔案的控制。
3 職責
3.1 辦公室負責
a) 在質保工程師領導下組織有關人員編寫、修改本公司體系檔案；
b) 體系檔案的標識、發放、修改、換版、歸檔和銷毀等工作；
c) 外來檔案的收集、組織評審、分發控制。
3.2 質管部負責技術檔案的編制。
3.3 質保工程師負責體系檔案審核。
3.4 技術負責人負責批准發布技術檔案。
3.5 總經理負責質量保證手冊（含程式檔案）、企業管理條例等檔案批准。
4 程式
4.1 檔案分類與檔案編號
4.1.1 體系檔案分類與檔案編號
4.1.1.1 質量保證手冊代號規則
本公司質量保證手冊代號為hlsc-2013
4.1.1.2 管理檔案代號
注：本公司企業管理管理檔案分程式檔案與作業檔案為其中程式檔案匯編代號hl-cx-2013，作業檔案匯編代號為hl-zy-2013，安全性檔案匯編代號為hl-aq-2013。
4.1.2 外來檔案
外來檔案包括法律、法規、安全技術規範、標準、設計檔案，設計檔案鑑定報告、型式試驗報告，監督檢驗報告，分供方產品質量證明檔案、資格證明檔案等。
外來檔案的編號按其自身的編號，管理編號按類、按冊（本）進行編號。
例：b001為標準的第一冊（本）。
4.2 檔案編制、審核、批准和發布
4.2.1 檔案編制
a) 程式（管理制度）檔案由辦公室在質保工程師領導下組織相關部門進行編制；
b) 作業（工藝）檔案由質管部負責組織相關技術人員進行編制；
4.2.2 檔案審核、批准和發布
檔案的審核包括本公司編制的所有檔案和外來檔案，審核和批准按以下規定：
a) 質保工程師負責質量手冊與程式檔案的審核會簽，總經理會簽批准和發布；
b) 工藝責任人負責作業（工藝）檔案的審核會簽、技術負責人會簽批准和發布.
4.3 檔案控制和管理
4.3.1 檔案登記和歸檔
辦公室負責按以下規定進行統一登記：
a) 本公司編制的檔案經審批後用【受控檔案清單】進行登記；
b) 外來檔案相關部門根據檔案的分類按冊進行編號，歸檔登記分別為：
1） 外來標準：用【外來（標準）檔案一覽表】進行登記；
2） 外來法規：用【外來（法規）檔案一覽表】進行登記；
3） 外來書籍：用【外來（書籍）檔案一覽表】進行登記；
4.3.2 檔案的標識與分發
各相關場所應確保得到相應的有效版本檔案，檔案的分發按以下規定進行控制：
a) 辦公室負責填寫【檔案分發**控制清單】經質保工程師批准，檔案管理員依據【檔案分發**控制清單】發放；
b) 在檔案封面上的標識分發號，檔案管理員應按4.5規定在分發前註明；
c) 檔案封面上的持有者，檔案管理員應在檔案分發時督促其標識持有者或部門；
d) 分發的檔案，接收部門或個人應在【檔案分發**控制清單】上簽收；
e) 檔案按規定發放外，複製均需經批准。不准隨便複製、分發、拆散檔案；
f) 經修改的檔案分發時將作廢檔案及時收回，確保作廢檔案不致發生誤用。
4.3.3 電子**承載的檔案管理
電子**承載（包括計算機系統檔案）檔案的管理應確保：
a) 計算機承載的檔案與外部相應的文字（包括更改後的文字）應保持一致；
b) 在電腦中存貯應按檔案的分類和結構進行編目，便於錄入、輸出、檢索；
c) 對質量管理檔案應進行備份（採用光碟或軟盤），備份檔案（包括光碟、和軟盤的檔案）應採取措施進行適當的防護，確保安全，以防丟失，並做好標識；
d) 防止病毒侵襲，每週至少防毒一次。
4.3.4 外來檔案管理
辦公室負責收集購買與接收上級主管部門的外來檔案及相關法律法規；質管部負責收集與購買與產品有產的標準；有關部門收集相關的涉及質量管理體系的外來檔案，按4.2.1要求進行審核，以確保其有效、適用；凡是作為資訊了解、不需執行的或與質量無關的參考檔案，作為非受控檔案；
4.4 檔案受控標識
4.4.1 檔案受控及標識
a) 檔案分為「受控檔案」和非「受控檔案」(非受控檔案持有者在檔案更改時不予通知)。在檔案發放時一律由檔案管理員負責標註「受控」或「非受控」標識進行統一發放。由檔案管理員負責註明檔案分發號；
b) 標註有「非受控」的檔案不編分發號；
c) 不適用的作廢檔案（包括外來檔案）應及時收回蓋上「作廢」章並銷毀，需要保留的應蓋上「保留檔案」章，並在【受控檔案清單】或在相應的「外來檔案一覽表」上加以標註。
4.4.2 檔案分發號規定
檔案分發號：按附表規定。
4.5 檔案借閱
檔案原則上不准外借，因業務或工作需要借閱時，由借閱者填寫【檔案借閱登記表】，經部門領導審批後借閱，程式檔案和管理標準檔案不得對外提供和借閱。
4.6 檔案保管
檔案要保持清晰，易於識別和檢索，當使用的檔案破損嚴重、影響使用或檔案丟失時，使用者用【檔案申領單】提出申請，說明並查明原因，經部門領導批准後辦理更換手續。新檔案沿用原檔案分發號，檔案管理員負責銷毀原檔案。
4.7 檔案更改、換版和作廢與**
4.7.1 檔案更改
管理檔案的更改，由更改申請者填寫【檔案更改申請單】，經相應的授權的批准人批准後進行更改，應按4.1～4.5條款要求進行控制，並在【受控檔案清單】上作相應的登記。
修改後的檔案應重新批准。更改後的檔案重新分發時，應收回相應作廢檔案。
4.7.2 檔案換版
檔案經多次更改(一般為10次)，或需進行大幅度修改時應進行換版，換版時按4.4、4.5條款要求發放新的版本，同時收回舊版作廢的檔案並將其作廢。
4.7.3 作廢檔案
作廢檔案需留用的由留用人提出並填寫【檔案留用登記表】，經部門領導審批，由檔案管理員蓋上「保留檔案」章後進行管理。借閱時應按4.6要求辦理有關手續。
4.7.4 檔案**
對更改、換版前的檔案袋和作廢檔案應進行**，並在原【檔案分發**控制清單】中註明。
4.8 記錄
記錄是一種特殊型別的檔案，其控制按《記錄控制程式》執行。
5 相關檔案
《記錄控制程式》
6 記錄表式
附表：檔案分發號編制規則
hl-cx02-2013 記錄控制程式
1 目的
對記錄進行控制，為質量管理體系執行提供有效證據。
2 範圍
適用於本公司質量體系執行過程中產生的各項記錄、外來記錄的控制。
3 職責
3.1 辦公室負責記錄的標識、收集、編目、歸檔、貯存、保管、查閱、檢查和處置。
3.2 各部門負責記錄的標識、收集、編目。
4 程式
4.1 記錄編號
例： 用jl1.4-01質量保證手冊第1.
4條款「管理評審」第乙個記錄【管理評審計畫】；用jlcx01-01，表示《檔案控制程式》第乙個記錄為【檔案現行修改狀態清單】；用jlzy01-01，表示《電梯安裝作業指導書》第乙個記錄為【施工方案】。
注：記錄順序號：記錄數量多的以月為乙個連續順序號，記錄數量少的以年為乙個連續順序號，可由記錄部門或記錄者自行決定。
4.2 記錄的填寫與確認
a) 記錄必須有標題、代號、編號或順序號等標識
b) 所有記錄的填寫都應字跡清楚、正確，並嚴格按各檔案規定的專案填寫完整；
c) 資料要真實，並有簽名確認和日期等；
d) 負責記錄的人員只能用鋼筆、原子筆、簽字筆填寫記錄，不得用鉛筆填寫；
e) 保持記錄版面清晰、完整無缺；
4.3 記錄收集與歸檔管理
辦公室統一負責本公司記錄的控制與管理，按以下規定進行：
a) 各部門應將收集整理後的記錄提交給辦公室；
b) 辦公室負責統一收集、編目後用【記錄歸檔登記表】進行歸檔。
4.4 記錄的貯存與保護
a) 辦公室應指定人員專門保管，並存放在合適的專用設施內，加以標識以易於識別、查閱和檢索；
b) 記錄的貯存處應確保避免損壞記錄的光線、雨水、防火、害蟲、腐蝕性物質等
c) 專管人員應每季度一次(在梅雨季節應每月一次)翻閱檢查所儲存的記錄。有霉變、蟲蛀的應及時採取措施，已難看清記錄內容的，應通過原記錄部門向該記錄其他持有者複製，然後由記錄收集部門負責人簽章後重新登記儲存；
d) 採用其他**形式的記錄，各有關部門要做好防潮、防壓、防光、防消磁等措施。
4.5 記錄的更改
a) 記錄人員出於筆誤需要更改的記錄可用劃改，涉及到判定結果的計算資料的更改，更改者要在劃改處簽名；
b) 記錄表式按要求制定【記錄一覽表】並按《檔案控制程式》要求進行受控，記錄表式需要更改時，辦公室檔案管理員要及時收回所發的，並對其登記或更改，再發給相關部門。各部門、人員、場所使用的相關記錄**均應為受控有效版本。
4.6 記錄的儲存期限
本公司根據記錄不同性質和作用，均應規定其儲存期限。當合同或法規要求時，應按合同或法規要求的時間進行儲存。
發貨程式管理制度
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事故調查程式管理制度
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工會財務處理程式管理制度
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