採購管理程式
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為更好地對公司專案材料進行管理，公司專案管理部對供貨方的評價與選擇、採購檔案的制定、物資的驗證等採購質量的關鍵環節與對供貨方環境管理施加有效影響作出以下規定，保證所採購的產品符合要求。
1. 適用範圍
本程式適用對外採購，包括對外委託加工。分承包施工單位採購物資也必須按照本程式的規定，將有關條款列入合同，對物資採購質量和對環境影響加以控制。
供貨方：材料、工程裝置、機具**商。
物資分類：按其對工程質量與環境保護的影響程度進行分類：
a類：鋼材、水泥、砂、石、磚、砼、路面瀝青、混凝土管道、upvc管道；
b類：工程裝置、模板、各類水泥成品；
c類：五金、油料、機械配件、工具及低值易耗品等。
2. 相關檔案
公司《質量、環境管理手冊》及相關的程式檔案
3. 職責
3.1 專案管理部
3.1.1 負責彙總、更新公司《合格供方明細表》，並應於材料採購前對供貨方進行評價。
3.1.2負責對工程專案所有採購材料的質量和環境保護措施進行控制和管理，並建立《公司物資臺帳》
3.1.3 負責工程專案所有材料採購合同的簽訂和評審。
3.2 專案經理部
3.2.1專案部材料員負責按照工程進度編制《材料採購計畫表》，並提前3天上報公司專案管理部，a類物資應提前10天上報。
3.2.2專案部材料員負責進行物資進場驗證，並建立《物資臺帳》和《物資檢驗登記表》。
4. 供貨方評價
4.1 評價責任
4.1.1材料、半成品、工程裝置採購的供貨方評價工作由專案管理部具體負責進行。
4.1.2專案管理部建立和儲存合格供貨方質量、環保記錄。
4.2 評價範圍
4.2.1對採購合同中的a、b類物資的供貨方質量、環境保證體系或特定的質量保證、環境保護能力進行評價。
4.2.2 用於維修、臨建工程或一次性購買，購買量很小的a、b類物資，下達《合格供貨方名錄》，規定採購的供貨方或品牌及材質標準等內容。
4.2.3 c類物資只對產品的合格證等資料進行評價。
4.3 評價內容
4.3.1 供貨能力（批量生產、供貨期保證能力與資質情況）。
4.3.2質量與環境保護的保證能力（技術能力、裝置能力、管理能力、工藝控制狀況與正式檔案）。
4.3.3 質量、環境管理體系有效性。
4.3.4 履約情況及信譽：
4.3.4.1 此前合同履約情況考核。
4.3.4.2 對其他單位合同履約情況調研。
4.3.4.3 實物對比信譽與調研，實物是否曾有過對環境產生危害記錄等。
4.4 評價程式
4.4.1 材料員根據採購檔案的要求，調查選擇供貨方並填寫《供貨方評價審核表》，報主管領導審批同意後，列入合格供貨方名單。
4.4.2 合格供貨方名單由專案簽署審批意見後，報專案管理部彙總，經專案管理部負責人審批後存檔，並送達有關單位（部門）。
4.5 合格供貨方考核與管理
4.5.1專案管理部對各合格分方供貨情況（包括履約、進貨驗證、檢驗試驗、服務、使用效果，對環境影響等）進行跟蹤考核，每年填寫一次「合格供貨方評估表」，對合格供貨方進行分類。
4.5.2 考核不合格的應從合格供貨方中除名。
4.5.3 被除名的合格供貨方名單和評價合格的供貨方名單，應按上述評價程式送達有關各方。
4.5.5 供貨方評價工作應於採購前進行。
4.5.6 顧客推薦的供貨方，由專案經理部按上述程式評價並建檔。
5. 採購資料
5.1 採購檔案包括：
5.1.2 《採購計畫、備料計畫、訂貨合同》；
5.1.3 《採購指導書》。
5.2 內容：
——工程名稱和用途（使用單位）；
——品種、規格、型號、數量；
——交貨期；
——按國家標準、行業標準和企業標準生產的產品，註明材質和標準編號等；特殊要求或非標產品，明確質量、環境保護要求（包括圖樣、規範、標樣等）；
——有質量保證與環境能夠保護要求時，寫明適用的質量、環境保證模式標準版本、編號等；專案材料員在訂購材料前，應根據公司重大環境因素，確定出對環境產生重大或一般影響的供貨方；
——對環境產生重大影響的供貨方，如**水泥（易產生揚塵的材料）的單位，專案管理部應向供貨方發出《材料供貨方環保調查函》，並與其簽訂《重點施加影響單位環境管理協議書》一式三份；
——對環境產生一般影響的供貨方，由公司專案管理部向其發出環保信函（信函見《分承包方環境管理程式》附錄三）；
——如要求在供貨方貨源處進行驗證的物資，規定驗證的質量與環保要求；
——專案物資部應於簽訂購貨合同前完成簽訂協議及發出信函的工作，並將簽訂協議及發出信函的供貨方分別列入《供貨方環境管理名錄》；
——專案在選擇新的化工材料時，應要求供貨方盡可能提供msds（化學物
資安全資料表）、使用及安全注意事項等。
5.2.3 工程材料需用計畫由專案經理部提前以書面形式通知專案管理部。更改所引起的對顧客（使用者）合同的變更和工期、費用等問題，由專案經理部負責辦理。
5.2.4 因工程急需的物資採購，由專案經理部傳真通知專案管理部，工程材料需用計畫必須符合採購計畫內容要求。
5.3 採購計畫、訂貨合同
5.3.1 訂貨合同應包括：
——質量保證、環境保護協議與監控方式。
——《合同法》規定的有關條款。
——根據計畫要求，明確驗證方式，規定驗證的安排及產品的交付方法。
5.3.2 採購計畫、訂貨合同的更改，按原簽發（簽訂）程式執行，訂貨合同的更改要及時書面通知供貨方。所有更改均應記錄、儲存，並向委託單位（或顧客）提出造成影響的報告。
5.3.3 簽訂訂貨合同按《合同評審程式》執行。
6. 供貨方質量、環境管理名錄的建立、彙總、發放、更新和使用
6.1專案管理部應把已簽訂協議和發出信函的單位分別列入《供貨方質量、環境管理名錄》。
6.2新專案成立後，專案管理部及時將公司最新《供貨方質量、環境管理名錄》提供給新的專案經理部。
7. 採購物資的驗證
7.1 進貨檢驗和試驗
7.1.1檢驗：倉庫保管員和現場材料員要嚴格按照物資驗證標準，進行物資驗證。驗證材質證明書，是否符合採購計畫要求。
7.2 對質量與對環境影響有懷疑的材料，負責驗證的單位應作出特別標識，單獨放置，作好記錄。並通知採購部門取樣送有資質單位作質量與環保檢驗和試驗，完成檢驗和試驗後，再按驗證程式處理。
7.3進貨手續不齊全的物資單獨堆放並標識，以示待檢，及時追加辦理。對急需放行的物資按5.2.8條規定處理。
7.4 驗證合格的物資，給予合格標識，以示可用。
7.5未驗證的物資不得使用，驗證不合格的物資按《不合格品控制程式》的規定處理。
8. 對供貨方材料的控制要求及環保檢查
8.1專案材料員應按《重點施加影響單位環境管理協議》的有關要求對材料進場情況進行環保方面的檢查，將發現的不符合次數，填入《供貨方質量、環境管理名錄》。
8.1當某供貨方出現一次以上（含一次）三次以下環保不符合項，專案經理部應向其提出警告；在公司範圍內，累記出現三次以上（含三次）環保不符合項，專案管理部將此供貨方從《供貨方質量、環境管理名錄》中刪除。專案管理部不能再與其簽訂合同並中止已簽訂的合同。
9. 檔案資料
9.1 《材料採購計畫表
9.2 《物資供方評審表
9.3 《合格供方明細表
9.4 《物資供方評估考核表
9.5 《物資申請急需放行記錄
9.6 《不合格通知單
9.7 《例外放行記錄
9.8 《公司物資檢驗登記表
9.9 《公司物資臺帳
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