編號：rq/gz-001-2009
版本：第一版次
發布日期：2023年 1月 15 日
實施日期：2023年 1 月 1 日
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1 目的
為了明確公司各類制度的制定和更改程式及責任，特制定本程式。
2 範圍
本程式適用於公司制定、發布各類制度。
3 術語
無4 職責
4.1綜合管理部為本程式的主管部門，負責實施與管理。
5 內容
5.1檔案類別
5.1.1公司檔案：從公司角度在業務流程、職責、許可權及相互關係等方面，為涉及到若干部門或具有特別重要意義的業務確定原則。
5.1.2程式檔案：在公司檔案中已有原則性規定的情況下，規定具體工作的開展程式和工作規範。程式檔案涉及兩個以上部門。
5.1.3作業檔案：規定乙個部門內或某個工作崗位的工作流程或操作程式等。
5.2檔案制定及簽發
5.2.1公司檔案由企業管理部負責組織制定，總經理簽發。
5.2.2程式檔案由各部門負責組織制定，總經理簽發。
5.2.3作業檔案由各部門負責組織制定，部門領導簽發。
5.3檔案制定程式
5.3.1企業管理部可根據公司需要，指定某項業務的主要負責部門形成公司檔案草案。該主要負責部門須對草案同相關部門進行協商，並將協調後的草案及檔案會簽單（見附錄1）報企業管理部。
5.3.2企業管理部按照公司的管理要求對草案進行審核，並形成正式檔案報總經理簽批後生效。新發布的公司檔案頒發至各部門。各部門經理有義務使本部門的全體員工了解公司檔案。
5.3.3公司各有關部門原則上均可根據工作需要提出相應的在全公司範圍內執行的公司檔案草案，同檔案中涉及到的部門協商取得一致意見後，用檔案會簽單履行會簽手續送企業管理部審核，由總經理簽字，然後分發至有關部門，同時各部門須將該程式檔案簽字原稿和軟盤備份送交企業管理部備案。
程式檔案由各部門負責管理與維護。
5.3.4各部門可在公司檔案和部門程式檔案規定的原則下編制所需的作業檔案，作業檔案經企業管理部審核並由部門經理簽字後生效，同時各部門須將作業檔案簽字原稿和軟盤備份送交備案，由企業管理部辦理存檔,作業檔案由各部門負責管理與維護。
5.4 檔案會簽要求
公司檔案、程式檔案需要相關部門會簽，各會簽部門經理在收到檔案並在會簽單上簽字後2個工作日內必須出具會簽意見，交該檔案的負責部門。
5.5 檔案編碼
5.5.1公司檔案按首次發文的先後順序由企業管理部給定序號，編碼結構如下：
三位序號 001-999
公司檔案英文縮寫字母cd
部門**
5.5.2程式檔案的編碼由各部門給定，結構如下：
三位序號 001-999
程式檔案英文縮寫字母pd
部門**
5.5.3作業檔案的編碼由各部門給定，結構如下：
三位序號 001-999
作業檔案英文縮寫字母od
部門**
5.5.4 檔案後付的表單或附錄編碼由各檔案制定部門統一按順序給定，結構如下：
三位序號 001-999
紀錄的英文縮寫字母 r
部門**
5.6檔案更改
現行各類檔案如不能適應工作需要，可進行修改或廢止，更改工作按本制度第5.3款的程式進行。
5.7檔案編寫要求
5.7.1檔案構成
各類檔案一般應由如下幾個內容構成：
檔名稱：明確檔案反映的物件和主題。
目的：明確檔案內容要解決的實際問題。說明為什麼開展該項活動或說明程式所控制的活動及控制目的。
範圍：明確檔案的適用範圍或應用領域，如部門、人員、專案、過程、活動等，必要時還應明確寫出不適用的範圍或領域。
術語：對於檔案中使用的概念、定義和標準在必要時應予解釋，特別是注意那些對不同人有不同含義的詞或那些對具體行業有特定含義的詞必須給出乙個完整的、統一的和明確的解釋。
職責：說明該檔案的管理和執行、驗證人員的職責，或規定負責實施該檔案的部門或人員及其責任和許可權，以及規定與實施該檔案相關的部門或人員其責任和許可權。
內容：明確該檔案所要闡述的具體內容、專案和要求，包括檔案所涉及到的程式、方法、措施和有關要求等，當內容與要求涉及部門較多時，應明確各部門間的協作關係、協作方式和相互制約關係，內容可用流程圖及對流程的詳細描述進行表述，如無法用流程來表達的檔案則可按層次編寫。
相關檔案：與本檔案相關的其他公司檔案、程式檔案、作業檔案等。
記錄（質量記錄）：該檔案中活動用到或產生的記錄或表單。
更改記錄：對檔案進行的更改情況做出記錄。
附加說明：明確檔案的起草部門與人員、歸口管理部門以及對該檔案進行審核及批准的領導。
5.7.2檔案的規範格式
5.7.2.1文字要求
– 職責分明，語氣肯定（避免用"大致上"、"基本上"、"可能"、"也許"之類詞語）；
– 結構清晰、文字簡明、文風一致；
– 遵循"最簡單、最易懂"原則編寫各類檔案。
5.7.2.2檔案的規範格式
– 檔案的頁面設定為a4縱版，關於頁邊距及字型、字型大小等，請參見本檔案執行。
6.支援檔案
7.質量記錄
7.1檔案會簽單
8 本程式更改記錄
附加說明：
本檔案由部門、科室)歸口管理。
本檔案由部門、科室)負責起草。
本檔案主要起草人
本檔案由審核、 批准。
附錄1檔案會簽單
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