一、郵件處理的含義及分類
（一）定義
處理郵件是指在郵件、信函的收進和發出過程中所要進行的一系列工作。
（二）郵件分類
1. 各類信函，包括：國內信函、明信片、國內印刷品、國內保價信函、國際信函、國際印刷品、國際保價函件。
2. 報刊；
3. 包裹，包括：國內包裹、國際包裹等。
4. 特快專遞，包括：信函、檔案資料、物品。
5. 電子信函，如電傳、傳真、e-mail等（現接收到最多）。
二、郵件的接收程式
（一）郵件分類
1．郵件分類的規則
（1）將領導私人郵件與公司郵件分開。
（2）將辦公室郵件與外部郵件分開。
（3）把優先考慮的材料放在一起，郵局投遞、專人傳遞的郵件、電子郵件。
2.郵件分類：
（1）比較常見的有：
按郵件的重要程度，簡單地將郵件分為重要郵件和普通郵件。
郵件封皮上有「機要」(confidentialmail)、「急件」 (urgentmai l)、「快遞」(expressedmail)、「保價」(insuredmail)、「**」(registeredmail)等標記或其他帶回執郵(cortifiedmail)，或落款是重要人物、重要單位的，屬重要郵件，其他為普通郵件。
（2）按郵件的性質，把郵件分為公務郵件和私人郵件。
公務郵件又細分為三類：重要郵件、普通郵件(即上一種分法中的重要郵件和普通郵件)和報刊、廣告、小冊子等印刷品。私人郵件既包括寄給組織中具體某乙個人的郵件，也包括那些封皮上標有「親啟」、 「私人」、 「保密」等字樣的郵件，對於這類郵件，秘書一般都要將其直接交到收件人手裡。
（3）按郵件的緊急程度，將郵件分為急件、次急件和普通件。
（二）郵件拆封
1. 郵件分好類後，秘書便應抓緊對屬於自己處理的郵件予以拆封。
2. 拆封公務郵件，要求用剪刀、拆信器或電動郵件啟封機等工具，不能用手撕，以免不小心而破壞郵件上的一些重要資訊，同時也可以保持郵件封皮(如信封)的美觀。
3. 閱函
如果得到上司授權，應及時對信函進行閱讀處理。
（三）郵件登記
1. 登記：
秘書在拆啟郵件及閱函過程中，還應對與組織有關的重要郵件進行登記，這樣既方便秘書對重要郵件的去向、來函辦理情況等的掌握和跟蹤，也能保證重要信函的安全歸檔。
2. 登記**式
登記**式與收文登記**式相同，包括以下幾個方面的內容：收文時間、檔案號、發文單位、檔名稱、份數、簽收人等內容。原則上特別重要的電子郵件要列印存檔，年底移交檔。
（四）呈送：
1. 在對郵件進行拆封登記的過程中，還要求秘書在郵件的右上角加蓋或手寫收件日期，這是因為有時對於一些信函來說，其成文時間與發出時間可能會有較大的間隔，同時也方便秘書分辨信函是否已經做過處理。
2. 秘書應按照輕重緩急程度對需呈送的郵件作細分，保證重要信函得到優先處理。
3. 閱讀順序基本上按職位高低排列。
4. 秘書在呈送信函時，也可視情況將自己已處理的信函及處理結果彙總附上。
三、郵件的寄發
（一）郵件寄發程式
1. 傳送郵件的工作程式：
（1）做好郵件的準備和核對工作
信函起草完畢後，秘書應該按照正確的格式進行列印，並保證字句、用詞及標點的使用正確，同時核對附件等是否已裝好。盡量保持信件的整潔、清楚，防止疏漏，確保附件的準確、齊全。
（2）提請上司簽發郵件
秘書發出的郵件必須經過上司簽字之後才能生效。秘書要做的工作是將需要上司簽發的信函準備好後，在恰當的時機送上司簽字。除緊急的信件必須立即請上司簽字之外，一般的信件可以集中在一起，找乙個方便的時間統一請上司簽字。
（3）郵件的裝封與摺疊
郵件裝封之前，秘書應該注意將信紙上的小夾子或其他裝訂用具取下。信紙的摺疊應該根據信封和信紙的規格而定，以a4規格的影印紙為例，裝入郵局標準規格的大小信封。
（4）查對收信人的相關資訊
郵件裝封時，要對所發郵件進行查對，檢查信封上的收信人姓名、位址與信箋上的收信人姓名、位址是否一致。
（5）將郵件分類
郵件要按各類信件、包裹等分類，快件應立即處理，大宗的信件可以捆紮。
（6）做好登記
對重要郵件在傳送前先要在登記表上登記。
（7）要了解郵政及有關快遞方面的規章制度和寄發時間，選擇適當的郵寄方式。
2．郵件的簽字
許多郵件在寫好以後需要領導簽名，領導的親筆簽名會引起對方對郵件內容的格外重視，甚至有人在收到信後還會確認是否有領導簽名。因此，請領導在信件上簽名是一件不可忽視的事情。
3．查核郵件
在郵件封裝寄發之前，需要仔細查核郵件。查核的內容包括：一是查核附件，二是查核信封、信皮。
查核附件要注意全部附件是否齊全、正確。查核信封、信皮要注意檢查：格式是否正確；姓名、位址、郵編是否正確；標記是否註明。
標記有兩種型別：一種是郵件性質標記，如「私人」、「保密」等；另一種是郵寄方式標記，如「**信」、「特件」等。
4．郵件的封裝
查核完畢的郵件摺疊裝入信封後，要仔細封好開口，並貼上郵票。這一環節的工作需要注意：給郵票和封口上膠水時，要同時使用吸濕器，吸濕器能吸乾過量的水分，以免玷汙信封；不要用舌尖去舔信封和郵票，這樣做既不衛生又不保險。
5．郵件的寄發
（1）如果郵件的數量和種類都較多，可以先對郵件進行彙總並分類，如境內平信、國際航空、特快專遞等，因為下同的型別往往意味著不同的寄發要求，分類能夠幫助秘書人員很好地按要求處理郵件。
（2）郵件的寄發可以採取多種方式，如果時間充裕，一般通過所在地郵政服務機構郵寄。如果時間緊迫，可以採取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、電傳、電報等。
公司郵件接收制度
為了規範報紙 雜誌 信件 快遞等郵件的接收程式，使郵件得到妥善保管，避免出現責任互推現象，實現有序化合理管理，特制定本制度。1 報紙 雜誌 信件等必須由門口的值班保安人員親自接收並告知收件人，然後立即裝入備好的收納袋中封存，並統一放置在贈品區中，不允許非收件人私自任意翻找閱覽。2 包裹 快遞寄到時，...
郵件處理封發環節運營效率情況調研分析報告
郵件處理封發環節運營效益情況 調研分析報告 2011年11月 為了解掌握郵件處理封發環節的運營及資源利用情況，支撐生產經營，統計處於2010年6月7日至5月25日期間組織開展了統計調研活動，重點調研了 一 二 郵區中心局的作業場地和自辦汽車郵路情況 單設的報刊封發場地和單設的商函製作中心，對其房屋場...
郵件 信函 收發管理制度
台州大豐機電 為加強公司郵件 信函 的管理，規範收發流程，提高辦事效率，特制定本制度。一 郵件 信函 的收發 1.公司門衛負責接收外界寄到公司的所有郵件 信函 有具體收件人的，門衛直接交與收件人並進行簽收登記，無具體收件人的，門衛統一交到行政部，由行政部分選後再交與相關職能部門人員，接收人員也需進行...