郵件合併教程

2023-02-14 06:03:02 字數 1343 閱讀 7896

word郵件合併教程:word引用excel資料

[日期:2010-09-06] **:it部落窩作者:it部落窩閱讀:7972次[字型:大中小]

在excel教程欄目曾講解了在excel中工資條的製作方法。其實在word中可以利用「郵件合併」功能,來實現和excel中進行資料的共享交換。

首先我們在word中製作如下**,儲存檔名為:學生成績通知單**。

word**的第一行中的內容是固定不變的,而每位學生的相關資訊都是不同的,需要從excel**中呼叫。

另外,在excel中新建一工作表,命名為:部分學生成績excel**。下表是錄入的相關資料。

接著開啟word中編輯製作好的「學生成績通知單**」,接著依次執行「工具」→「信函與郵件」→「郵件合併」命令開啟「郵件合併」嚮導,然後依次執行以下設定:

1.在「選擇文件型別」列表中點選選擇第一項「信函」單選按鈕。

2.單擊「下一步:正在啟動文件」按鈕,在 「選擇開始文件」列表中點選選擇「使用當前文件」。

3.然後單擊「下一步:選取收件人」按鈕,在「選擇收件人」中點選選擇「使用現有列表」單選按鈕,接著在「使用現有列表」區域中單擊「瀏覽」按鈕,開啟「選取資料來源」對話方塊,找到並選擇事先編輯好的上面所示的「部分學生成績excel**.xls」檔案,然後點選「開啟」按鈕,彈出「選擇**」對話方塊,勾選「資料首行包含列標題」核取方塊(在下面的插入合併域對話方塊中將顯示這些標題),並選擇列表中的第一項即excel**中的第乙個工作簿,完成**的選擇。

選擇好**後點選「確定」按鈕,彈出「郵件合併收件人」對話方塊,點選「全選」按鈕,選中**中的所有記錄,然後點選「確定」按鈕,完成合併收件人的設定。

4.接著將游標定位到word表中第二行「姓名」下面的單元格中,然後單擊「下一步:撰寫信函」按鈕,在「撰寫信函」列表中點選「其他專案」按鈕,開啟「插入合併域」對話方塊。

點選選擇「資料庫域」單項按鈕,然後在下面的「域」列表中選中「姓名」,接著雙擊或者「插入」按鈕將excel**中姓名字段插入word**中,這時表中第二行第乙個單元格中將顯示「姓名」字樣,這時我們可以像編輯普通文字一樣進行字型、顏色等設定。最後,用同樣的方法完成其它單元格建立關聯。

如果想預覽其它學生的成績單,可以在「預覽」信函區域中點選「<<和「>>按鈕在不同的學生之間切換。

如果需要列印,點選「合併」列表中的「列印」按鈕,彈出「合併到印表機」對話方塊,選擇「全部」、「當前記錄」或「從某個記錄到某個記錄」中的乙個選項,然後點選「確定」按鈕進行列印。

如果需要儲存,點選「合併」列表中的「編輯個人信函」按鈕,彈出「合併到新文件」對話方塊,點選選擇「全部」、「當前記錄」或「從某個記錄到某個記錄」中的乙個選項,然後點選「確定」按鈕,則自動新建並開啟乙個名為「字母1」的檔案,在這個檔案中每乙個學生的成績單都被單獨儲存在乙個頁面上,這時另存為就好了。

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