如何實現郵件合併

word技巧與案例--批量製作邀請函

批量製作邀請函

以後再遇到上述需要批量製作邀請函、賀卡之類的重複性強而且步驟全都一樣的工作，就可以考慮是否能使用word中的「郵件合併」功能了。好，那我們現在就來看一下，如何使用郵件合併功能。

1、先在word中製作出乙份邀請函，如圖1所示。

2、在邀請函當前word文件中，單擊【檢視】|【工具欄】|【郵件合併】工具欄，這時就會出現乙個【郵件合併】工具欄。如圖2所示，注意，在這時【郵件合併】工具欄上除了前面兩個按鈕以外，後面的按鈕都是灰色的不可選中的。單擊第二個【開啟資料來源】按鈕。

這時，將會彈出對話方塊，要我們去找到資料來源在什麼位置(一般我們會用乙個excel工作表來存放資料源，在本例中excel工作表中存放的就是被邀請物件的資訊，包括姓名、職位、詳細位址、郵編等。如圖3所示)。

3、在把資料來源開啟以後，【郵件合併】工具欄後面的灰色的部分就會全部可選了，這時將游標定位在邀請函中要輸入被邀請者姓名的位置，也就是「尊敬的：」後面。然後，單擊【郵件合併】工具欄上的【插入域】按鈕，在彈出的【插入合併域】對話方塊中，如圖4所示。

可以看見很多的字段，這些欄位也就是我們在剛才的excel資料表中的表頭部分，將「姓」、「名」、「稱謂」這三個字段依次插入到剛才游標所定位到的位置。如圖5所示。

4、在字段插入完成後，我們還沒有看到具體的姓名和稱謂，這時，單擊【郵件合併】工具欄上的【檢視合併資料】按鈕，怎麼樣？看到什麼了？是不是excel資料來源中第乙個人的名字出現在邀請函上了？

這時，如果你想檢視下乙個人的資訊，只需要單擊郵件合併工具欄上的【下一記錄】按鈕，就可以繼續檢視了。如果想檢視合併後全部的內容，就單擊郵件合併工具欄上的【合併到新文件】按鈕，這時就會生成乙個新的文件，把全部的邀請函都顯示出來。如圖6所示。

如果要將邀請函全部列印出來，只需要單擊郵件合併工具欄上的【合併到印表機】按鈕就可以了。

以上就是word中郵件合併應用的乙個例子，郵件合併功能的用處很多，比如製作信封、製作各種內容不同格式卻相同的**等，大家可以多多發揮自己創意，讓你的工作變的輕鬆和高效。