word 郵件合併應用——製作成績單
在實際工作中，學校經常會遇到批量製作成績單、准考證、錄取通知書的情況；而企業也經常遇到給眾多客戶傳送會議信函、新年賀卡的情況。這些工作都具有工作量大、重複率高的特點，既容易出錯，又枯燥乏味，有什麼解決辦法呢？在word中利用「郵件合併」功能就可以巧妙、輕鬆、快速地加以解決。
1、 建立主文件——設計「成績單」
在word中，製作一張如圖1所示的沒有具體資料的「成績單」（模板），完成後儲存在d盤 「郵件合併」資料夾中，同時把作為後台資料庫的excel資料表檔案「各科成績（素材）.xls 」也儲存在這個資料夾中。
圖1——「成績單」（模板）
設計好的成績單（模板）必須處於開啟狀態，不能關閉。
2、開啟資料來源
開啟資料來源「各科成績」（素材）.xls 」，作為「郵件合併」的後台資料庫，操作步驟如下：
（1）在選單欄中選擇「檢視」→「工具欄」 →「郵件合併」，開啟「郵件合併」工具欄，如圖2所示。此時「郵件合併」工具欄上只有前兩個按鈕是可用的，其他按鈕均暫時不可用，原因是資料來源尚未開啟。
圖2 ——「郵件合併」工具欄
（2）單擊「郵件合併」工具欄上的「開啟資料來源」按鈕，找到並開啟資料表「各科成績（素材）.xls」開啟後出現乙個「選擇**」對話方塊。如圖3所示。
圖3——「選擇**」對話方塊
（3）在對話方塊中選擇第一項「成績彙總表」，單擊「確定」按鈕，此時資料來源「成績彙總表」被開啟，「郵件合併」工具欄上的大部分按鈕也被啟用。
3、 在「成績單」中插入資料域
在已經開啟的「成績單」（模板）中插入資料來源的合併域，操作步驟如下：
（1）插入點放在「成績單」（模板）的「學號：」後面，單擊「郵件合併」工具欄上的「插入域」按鈕，開啟「插入合併域」對話方塊，如圖4所示。
圖4——「插入合併域」對話方塊
（2）在「域」列表框中選擇「學號」項，單擊「插入」按鈕，此時在「成績單」（模板）的「學號：」後面就會插入域「《學號》」。
（3）重複步驟（2），用同樣的方法在成績單的對應位置插入其他的域。所有域插入完成後，成績單的設定結果如圖5所示。
圖54、 插入各科目的班級平均分
在「成績單」的「成績」列中插入了資料域後，如何在「班級平均」列中插入各科目的班級平均分呢？要知道班級平均分不是域，因為班級平均分對於每個人來說都是一樣的，是不變的資料。
既然班級平均分不是域，就不能採用插入域的方法來獲得資料，只要採用直接輸入資料的方法即可。
輸入「成績單」第3列的「班級平均」成績資料，操作步驟如下：
在「郵件合併」資料夾中開啟「各科成績（素材）.xls」檔案，選擇「成績彙總表」工作表，找到各科目的班級平均分資料（在「成績彙總表」的最後一行），把這些資料複製、貼上或者直接輸入到「成績單」的「班級平均」列中的相應位置。如圖6所示。
圖65、 利用「插入word域」填寫獲獎資訊
在成績單的最後一行中，根據「平均分」填寫獲獎資訊，操作步驟如下：
插入點放在成績單最後一行「獲獎情況」列右邊的單元格中，單擊「郵件合併」工具欄上的「插入word域」下拉按鈕，從開啟的選單中選擇「 if … then … else …」，開啟「插入word域：if 」對話方塊，各項引數設定如圖7所示。再單擊「確定」按鈕。
圖7——「插入word域：if 」對話方塊
6、 檢視資料連線狀況
在「成績單」中插入資料域後，「成績單」與後台的資料來源已經連線在一起了，如何檢視資料連線後的結果呢？
檢視資料連線後成績單的變化，操作步驟如下：
（1） 單擊「郵件合併」工具欄上的「檢視合併資料」按鈕，這時「成績單」的各個資料域顯示出第一條記錄中的具體資料，如圖8所示。
圖8（2） 單擊「郵件合併」工具欄上的「上一記錄」按鈕或「下一記錄」按鈕，可以檢視其他記錄的資料。
（3） 單擊「首記錄」按鈕，可以顯示第一條記錄的資料，單擊「尾記錄」按鈕，可以顯示最後一條記錄的資料。
7、 在一頁中放置多個「成績單」
如果能在一頁內放置兩個「成績單」，就可以節省不少紙張。
在一頁內放置兩份「成績單」，操作步驟如下：
（1） 把整個「成績單」（包括前面的標題）複製乙份，再把插入點定位到文件的最後位置，貼上一次，得到第2個「成績單」。
從兩份成績單中我們發現，其中的資料居然是一樣的！如何才能在第2個成績單中顯示下一條記錄呢？
（2） 將插入點放在第2個「成績單」的首行處（必須在第2個成績單中所有資料域的前面），單擊「郵件合併」工具欄上的「插入word域」按鈕，在彈出的選單中選擇「下一記錄」，當「檢視合併資料」按鈕為「未選中」狀態時，將顯示出「下一記錄」的域《next record》
；單擊「檢視合併資料」按鈕，使其成為「選中」狀態，就可以看到在第2個「成績單」中已顯示出下一條記錄的資料了！如圖9所示,。
圖9——1頁內連續列印兩個成績單
8、 合併資料
到目前為止，「成績單」只有一頁，如何產生全班的成績單呢？
運用「合併資料」，生成全班的「成績單」，操作步驟如下：
（1） 單擊「郵件合併」工具欄上的「合併到新文件」按鈕，開啟「合併到新文件」對話方塊，如圖10所示。
（2） 在對話方塊中選擇「全部」選項，單擊「確定」按鈕。word開始合併資料，並產生包括全部記錄在內的新文件，系統自動命名為「字母1」。瀏覽新文件，可以看到每頁都有2個「成績單」，共有20頁。
（3） 將合併資料產生的新文件「字母1」儲存在d盤的「郵件合併」資料夾中，檔案改名為「成績單」。
說明：（1） 只要單擊「郵件合併」工具欄上的「合併到印表機」按鈕或「合併到電子郵件」按鈕，就可以將資料「合併到印表機」或「合併到電子郵件」。
（2） 從圖10還可以看到，在合併資料時，除了可以合併「全部」記錄外，還可以只合併「當前記錄」，或只合併指定範圍的部分記錄。
使用郵件合併技術製作信封
廣州市天河區 廣州市xx公司 劉先生校長 廣州市yy公司劉先生 廣州市天河區 廣州市xx公司 李看開編輯 廣州市yy公司劉先生 廣州市天河區 廣州市xx公司 陳試試工程師 廣州市yy公司劉先生 廣州市天河區 廣州市xx公司 李伯伯老師 廣州市yy公司劉先生 廣州市天河區 廣州市xx公司 黎生董事長 ...
郵件合併教程
word郵件合併教程 word引用excel資料 日期 2010 09 06 it部落窩作者 it部落窩閱讀 7972次 字型 大中小 在excel教程欄目曾講解了在excel中工資條的製作方法。其實在word中可以利用 郵件合併 功能，來實現和excel中進行資料的共享交換。首先我們在word中製...
如何實現郵件合併
word技巧與案例 批量製作邀請函 批量製作邀請函 以後再遇到上述需要批量製作邀請函 賀卡之類的重複性強而且步驟全都一樣的工作，就可以考慮是否能使用word中的 郵件合併 功能了。好，那我們現在就來看一下，如何使用郵件合併功能。1 先在word中製作出乙份邀請函，如圖1所示。2 在邀請函當前word...