行政管理制度

雲南同德物業管理****

制訂部門：人事行政部制度類別：基礎制度

前言為規範公司的行政管理程式，確保公司行政管理制度的完善和行政管理工作的正常運作，特編制本制度。

本制度由公司人事行政部統一編制，經總經理批准後發布。本制度供雲南同德物業管理****全體人員查閱、使用，各部門負責人及行政管理人員有責任就本制度在執行過程中出現的問題提出合理化建議，並有義務提議修改本制度及向發生質疑的員工提供諮詢、答覆。

本制度是雲南同德物業管理****行政政策和行政事務操作程式的指南，主要向公司及各部門負責人和行政管理人員提供日常操作的依據、參考、查詢和政策指導。本制度對公司各部門均具有約束力。

本制度由各部門/專案部存放，管理人員以上可借用，借用者應妥善保管本制度，不得損毀、遺失，離職（或崗位異動）時應及時交還。

未經雲南同德物業管理****人事行政部書面授權，不得影印、拷貝或提供給其他人員使用。

本制度的解釋權歸人事行政部，如有疑義，請及時聯絡

目錄第一章辦公行為規範3

第二章辦公禮儀4—6

第三章印章管理制度6—9

第四章檔案資料管理制度10—13

第五章行政公文管理制度13—16

第六章公司會議管理制度16—18

第七章工裝及勞保用品管理制度18—20

第八章倉庫管理制度20—23

第九章辦公用品及辦公裝置管理制度24—28

第十章附錄28—30

第一章辦公行為規範

1.0目的

為保持良好的公司形象，規範員工的辦公行為。

2.0適用範圍

適用於公司各部門。

3.0管理辦法

3.1文件裝訂

3.1.1成冊檔案、資料裝訂時：訂書機應訂在左側，訂兩顆針，不能太靠邊緣。

3.1.2其它臨時用檔案裝訂時：訂書機應訂在左上方齊紙張邊緣45度角的位置，橫拿或豎拿都比較方便，比較容易存檔。

3.1.3檔案原稿或借來的資料不可自作主張裝訂上，如無特殊要求，應按原狀歸還。

3.2電腦使用

3.2.1電腦在使用完畢後，應將新開啟的程式或文件關閉，回到初始狀態。

3.2.2在製作重要檔案時，要小心處理，以免洩密。

3.2.3檔案存檔時應注意存放地點，分類存放，便於查詢，記清楚存放位置。

3.2.4不得私設密碼、私自刪除原有的檔案。

3.2.5磁碟應經過病毒檢查後方可在他人電腦上使用。

3.2.6使用後應將所有東西歸位，打好的稿件要檢查是否有錯、漏字，不可利用的廢紙應放入碎紙機。

3.3傳真機

簡潔地寫上收件人、發件人名字、主題、張數等事項，原稿要一一編上號碼，方便對方整理，發完傳真後應打**確認。

3.4 影印機

3.4.1影印前確認紙張大小、方向，墨色的濃淡（以免浪費紙張），影印時應將原稿和影印件分開整理。

3.4.2影印完後，依照順序排列，裝訂；原件應恢復原樣；如影印某資料的一部分，應註明取自何種資料（便於查閱）。

第二章辦公禮儀

1.0目的

為保持良好的公司形象，創造嚴肅、活潑、高效、和諧的辦公環境。

2.0適用範圍

適用於公司各部門。

3.0管理辦法

3.1 微笑

微笑是員工對顧客和同事的最基本態度。使用敬語，並注意各種場合的言談舉止，維護企業形象。

3.2**

接**的四個基本原則：**鈴響3聲之內接起；**機旁準備好紙、筆進行記錄；確認記錄下的時間、地點、物件和事件等重要事項；並告知對方自己的姓名。

3.3 接**的順序

3.3.1拿起聽筒、自報姓名，如「您好，雲南同德物業或***客戶服務中心」。

3.3.2確認對方。

3.3.3聽取對方來電內容。

3.3.4進行確認。

3.3.5結束語。

3.3.6放回**聽筒（待對方掛機後再掛機）。

3.4撥打**的順序

3.4.1準備（確認對方的姓名、號碼，準備好內容、資料，明確目的）。

3.4.2確認**物件。

3.4.3問候、告知自己的姓名。

3.4.4講述**內容。

3.4.5結束語

3.4.6放回**聽筒（待對方掛機後再掛機）。

3.4.7注意：

打**時要考慮詢問對方是否有時間或者是否方便；講**時要簡潔、明了，語速不要過快或過慢；講**時，如發生掉線、中斷等情況，應由打**方重新撥打；打錯**、意外掛程式段、掉線應重新撥打，並主動向對方道歉；打**時不應透露無關和不能公開的資訊。

3.5守時

參加活動、培訓及出席會議應準時，因故不能按時參加應預先向直屬上級或組織者請假。

3.6服飾髮型

3.6.1服飾

公司全體員工必須按公司規定統一著裝（服飾熨燙挺括、領帶正挺、皮鞋亮淨）。工牌應統一佩戴。男員工應穿黑色皮鞋、深色襪子，女員工應穿肉色**。

忌黑褲子白襪子、穿棉襪。女員工夏季不能穿漏腳趾、無後跟的涼鞋。

3.6.2髮型

員工髮型梳理整齊、乾淨。女員工頭髮忌長而散、亂、染燙怪異髮型，上班時間應將頭髮盤起（佩戴帶網兜的髮套）或束起。男員工忌太長、忌光頭、怪異髮型、忌蓄鬍鬚和大鬢、頭屑、油膩。

3.6.3佩戴配飾的宗旨

3.6.3.1乙個人身上配飾不能超過三件。

3.6.3.2配飾不能太搶眼，不能佩帶金邊眼境、金屬帶手錶，誇張的耳環、髮飾、鏈、戒指，誇張的皮帶扣。

3.6.3.3皮質品的皮質保持一致。

3.6.3.4手：只能戴結婚戒指、手錶。

3.6.3.5男員工不得戴項鍊。

3.7化妝

女員工上班要求化淡妝，不准濃妝豔抹，不准在辦公室化妝。

3.8語言

3.8.1各部門員工在上班期間均應使用普通話，尤其在**接聽中，必須使用普通話。普通話不標準者，各部門制定培訓計畫，提高普通話水平。

3.8.2接待來公司參觀、訪問的客人及辦事人員，要熱情大方、彬彬有禮，接待來訪、業務洽談要在指定地點進行。

3.9行為

3.9.1堅守工作崗位、不要串崗。工作中做到「三輕」，即說話輕、走路輕、動作輕。

3.9.2上班期間應保持精神飽滿、坐立行走姿態端莊嚴謹，禁止抱臂、叉腰、翹腿等。

3.9.3辦公場所不得大聲喧嘩、隔屋或遠距離叫喊。

3.9.4不得在辦公區域內吃零食、吸菸、聊天、閱讀與工作無關的刊物。未經他人同意不得使用他人辦公用品。

3.10辦公場地

3.10.1辦公桌上除電腦、口杯、**、文具外，不允許放其他物品，且辦公用品應擺放整齊、有序。

3.10.2不得在辦公桌或牆壁上張貼任何紙張。下班或出外辦事，要清理好自己的桌面，並將椅子歸位後離開。

3.10.3下班最後一位離開辦公區的人員應檢查並關閉所有電器開關、門窗。

3.10.4辦公時間內不得看報或看與業務無關的雜誌、書籍。

3.10.5辦公時間應堅守工作崗位，需暫時離開時應與同事說明並在指定位置留言，未經直接上級許可不得出現空崗。

3.10.6凡為客戶或來賓提供的物品、場地、設施，除工作需要，不得使用。

第三章印章管理制度

1.0目的

為加強公司各類公章的保管、使用等方面的管理，規範印章的刻製、領用、保管、使用、交接、**、銷毀，預防風險，明確印章的許可權和使用程式，特制定本規定。

2.0適用範圍

適用於公司所用印章的管理控制。

3.0職責

3.1 人事行政部

3.1.1負責公司印章的刻製、領用、交接、**、銷毀管理；

3.1.2負責本部門保管的公司印章的合理使用。

3.2 使用部門

負責本部門保管的印章的合理使用。

4.0管理辦法

4.1 本辦法所稱公司印章包括：行政公章、財務專用章、合同專用章、公司章及其它印章（如專案章）等。

4.2 人事行政部負責公司所需印章的刻製、領用、交接、**、銷毀管理。

4.3 印章刻製的審批

4.3.1 公司及各部門需要刻製本部門印章，需由本部門提交書面申請，申請刻章的用途、圖樣、管理人等。報人事行政部經理審核，經總經理批准後，由人事行政部備案，方可刻製。

4.3.2人事行政部委託具有印章刻製相關資質的單位刻製，對刻製好的印章在「公司印章備案登記表」上加蓋印模存檔備案。

刻製印章的內容應與《企業法人營業執照》核准登記的名稱完全一致，部門專用章要與公司內部的規定名稱一致，規格和式樣要符合印章管理的規定。

4.4 印章的領用和交接

4.4.1 領用印章的部門負責人或其他領用印章的人員應與人事行政部簽訂「印章管理責任書」，並做好印章管理工作。

4.4.2 印章管理責任人離職或崗位異動時，需對所保管印章與公司指定印章接收人進行交接，交接時必須辦理印章交接手續，新的印章負責人需重新與人事行政部簽訂「印章管理責任書」。

4.5 印章的保管

4.5.1印章的保管原則上實行印章保管和印章使用審批人分開。

4.5.2 以下印章的管理人

4.5.2.1公司公章、合同專用章由人事行政部負責管理。

4.5.2.2財務專用章由財務部專人管理。

4.5.2.3公司各部門印章由部門負責人管理。

4.5.2.4其它印章由公司負責人指定專人管理。

4.5.3 印章管理人應具備以下條件：

4.5.3.1責任心強，為人正直，做事細心。

4.5.3.2對公司忠誠。

4.5.3.3非試用期員工（在公司工作不少於半年以上的）。

4.5.3.4應與公司簽訂責任書。

4.6 印章的使用

4.6.1公司印章的使用範圍

4.6.1.1以公司名義向各部門下發檔案。

4.6.1.2以公司名義對外簽訂合同。

4.6.1.3以公司名義對外發出函件等。

4.6.1.4以公司名義進行訴訟、仲裁、調解活動相關的檔案。

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