為方便查閱員工領用辦公用品情況，人力資源部將單獨建立員工《辦公用品領用檔案表》（見附件２）（即一人一表），詳細紀錄員工領用辦公用品的情況。同時對於易耗品的領用（比如筆、紙等）予以一定時限的限制。
辦公用品領用需本人完成，不得由他人帶領。
每週三及周五9：00～16：30為辦公用品領用時間，其他時間不予辦理。如遇特殊情況由部門負責人在領用單上註明理由。
若部門領用的貨品、金額超出預算的，人事行政助理有權不予辦理，經由人力資源總監或總經理特批後方可執行。
3、非常規辦公用品
對於部門申領的非常規辦公用品，部門經理簽字後交人力資源總監審核，經過批准的領用單方能執行。為防止倉庫內沒有貨品，非常規用品的領用需提前1周申請。
4、公共辦公用品的領用
對於公共辦公用品的領用，由人事行政助理負責領用，其成本按月份分攤至各適用部門。
5、屬於更換情況的辦公用品
需在領用時將已使用過的物品交至人力資源部，如無舊品，則新品不得領用。
三、制度說明
1、各部門所領辦公用品計入部門經營成本，對成本的控制將列入對部門經理的考核指標。
2、每月5日前行政人事助理協同庫錄人員將上月公司內辦公用品領用情況匯成《月度辦公用品領用彙總表》（見附件3）報表，詳細紀錄各部門辦公用品領用的名稱、型號、數量、金額、領用人等。
2、倉儲部在發貨時應嚴格檢查出貨單上的領用人姓名和簽字，不得請人代領（部門負責人除外），如為代領，則一定要由使用人簽字。
3、若發現有無領用人或使用人簽字的領用單已經出貨的，則此類領用單金額計入倉儲部經營成本。
4、人事行政助理每兩周核對一次各部門領用情況，出現違反上述情況的，應立即匯報總監。
四、附件
１、《月度辦公用品需求預算表》
２、《辦公用品領用檔案表》
3、《月度辦公用品領用彙總表》
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