辦公用品配置、領用、發放管理規定
為加強行政物資領用管理，在保障公司正常運營的同時，進一步控制費用，現就辦公用品及其他行政物資的管理要求做如下說明：
一、主要行政辦公用品配置標準
（一）行政辦公用品發放費用標準
1）總監級（包括副總監級）以上管理人員每人每月10元。
2）經理級（包括副經理級）管理人員每人每月5元。
3）部長級（包括部長級）以下管理人員每人每月2元。
4）特殊崗位人員（收銀崗位、輸單崗位、倉庫崗位、受理崗位）每人每月1.5元。
（二）主要行政辦公用品配置標準
1、新進經理級以下管理人員（含經理級）報到之日起，根據工作需要，可領用如下辦公用品：簽字筆1支、vi筆記本1本、資料夾1個、三欄檔案欄1個、小便籤1本、透明檔案袋1個，試用期內除更新外不得重複領用同樣物資。
2、新進部長級（包括部長級）以下管理人員報到之日起，根據工作需要，可領用如下辦公用品：簽字筆1支、vi軟抄本1本、三欄檔案欄1個、透明檔案袋1個，試用期內除更新外不得重複領用同樣物資。
3、計算器配置：財務、結算崗位每人配置1個計算器，職能部門每三-四人配置1個計算器，該部門不足三人的，也可配置1個計算器，由部門內勤申領並保管。
4、辦公耗材（包括傳真紙、列印紙、硒鼓、墨盒、墨粉、色帶等），日常辦公需求不得高於18元/（人·月）（指管理人員，如已實行了外租列印或影印整合的，無此項費用，但可根據工作需要領用適量列印紙、傳真紙）。因工作需要的特殊辦公耗材另行報批，採購後入庫領用。禁止用彩色印表機列印黑白檔案。
二、部分行政辦公用品使用期限
（一）筆類：
原子筆、簽字筆，使用期限3個月，首次領用後，使用期限內只能按照以舊換新要求領用筆芯。
（二）袋、夾類：
1、透明檔案袋、大長尾夾、中長尾夾、小長尾夾、中號鐵夾、小號鐵夾、大號鐵夾，使用期限兩年，首次領用後，除因業務增加需要申領外，兩年內不再發放；
2、雙夾資料夾、60頁資料夾、抽杆資料夾、檔案欄，使用期限兩年，首次發放後，除業務增加需要申領外，兩年內不再發放。
（三）刀、尺類：
小刀、剪刀、直尺等，使用期限兩年，首次發放後，兩年內不再發放，更新發放時要以舊換新；
（四）訂書機類：訂書機、打孔機、計算器使用期限三年，首次發放後，三年內不再發放，發放時以舊換新，大頭針、回形針，使用期限3個月，原則上部門共用，首次發放後，除業務增加需要申領外，三個月內不再發放。
（五）部門所領用的以上物資，部門負責人在簽批時要仔細審核，必須達到以上規定的使用期限後方可更換，如無特殊原因，行政一律不予再次發放。
（六）241-1、241-2、241-3系列的列印紙的領用，必須先申請後採購，根據申請報告分批領用。因列印紙為異地採購物資，採購期較長，物流、售後及各店面使用量較大的列印紙應做好計畫報需求到行政進行異地採購。
三、行政辦公用品的領用
（一）各部門、各店面應指定專人（如部門內勤）負責對本部門在職人員日常辦公所需的行政辦公用品進行統計，以部門為單位走oa流程進行申請。
當公司遇有重大活動或特殊情況（非部門日常使用如培訓），需要大批量常規或特殊辦公用品時，由需求部門以報告的形式書面申請，經有關部門及相關領導批准後（按公司相關流程辦理），行政部憑批准後的報告及時採購和發放。此項費用在部門年度辦公費用預算內列支，不受辦公費用額度標準的限制。
（二）領用的辦公用品必須在《部門辦公用品申請單》的使用人姓名欄內詳細填寫使用人姓名，不得不填寫或用部門名稱代替，否則報告可退回，不予發放。
（三）申領時間
職能部門指定人員於每月14-16號將下月所需行政物資需求按照固定**（附件1）填寫完畢後發到行政部郵箱，連鎖店每季度（以自然季度計算）第二個月14-16號將下季度所需領用行政物資需求按照固定**（附件1）填寫完畢後發到行政部郵箱，行政部根據各部門需求制訂下月採購計畫。未按時間結點申報需求的部門，將視為無需求，下月不予發放物資。
（1）、職能部門辦公用品每月只發放一次，每月1-3號提交oa領用申請，每月5號憑當月批覆報告到行政倉庫領取,未在規定日期領取的當月14號減半發放，當月辦公用品需當月領取，次月不補發。
（2）、店面領用物資為每季度一次，每3、6、9、12月1-3號提交oa領用申請（以舊換新用a4紙、膠水、訂書針等物資需單獨提交oa申請，使用人備註以舊換新以及上季度以舊換新數量，無以舊換新數量的將不予發放），當月第二週周一至周五領取,各店面具體領用時間由連鎖店管理部在當月5號前通知店面行政人事專員。
（四）更換要求：為保護環境，同時也為了加強領用控制，下列物資在提交oa《部門辦公用品申請》後領用時要求以舊換新：訂書機、打孔機、計算器、小刀、剪刀、白板筆、修正液、記號筆、螢光筆、色帶架等；連鎖店印表機硒鼓的更換各連鎖店行政人事專員需做好印表機硒鼓更換臺帳（附件2），每個三星1641硒鼓列印張數應在1300頁以上，惠普4100硒鼓列印張數應在8000頁以上，出現列印張數過低的時候應及時反映至行政部，行政部將依據臺帳及送貨單進行結算，臺帳未記錄的行政部將不再結算由店面自己結算。
另各店面、各部門硒鼓使用完畢需更換必須致電行政部倉管員通知**商進行更換，不可私自通知**商更換，否則不予結算。
四、辦公用品的分類及日常管理
（一）辦公用品分類
1、小額耐用辦公用品類：計算器、訂書機、檔案欄、資料夾、剪刀、直尺、起釘器等。
2、小額耐用辦公物資類：辦公室門鎖鑰匙；推櫃、更衣櫃、檔案櫃的鑰匙等。
3、易耗辦公用品類：簽字筆、筆芯、筆記本、膠水、修正液、便簽、及時貼、訂書針、回形針等。
（二）日常辦公用品、辦公物資管理
1、員工領用辦公用品後，要愛惜使用，不得浪費，不得隨意丟棄；
2、行政倉庫為員工建立辦公用品領用臺帳，對於違規或者超標領用，非經報批，一律不予發放。
3、各部門內勤對小額耐用辦公用品、小額耐用辦公物資的品種、存量、使用人、使用狀態進行調查，建立小額耐用辦公用品、小額耐用辦公物資管理臺帳，落實責任人，對於新領的小額耐用辦公用品、小額耐用辦公物資要及時更新臺帳。
4、小額耐用辦公用品申領後，在使用期限內如因使用不當造成損壞或保管不當造成丟失的要按照原價進行賠償。小額耐用物資（鑰匙）在使用過程中如因使用不當造成損壞或保管不當造成丟失的，由使用人進行賠償，如可以配鑰匙的，配鑰匙費用由使用人賠付；如不能配鑰匙，需要換鎖，換鎖費用由使用人承擔，包括鎖具費用，不少於20元/把，換鎖人工費用30元/把，合計50元/把，使用人把費用交財務後，根據繳款憑證維修。
5、行政辦公用品的交接
（1）辦理離職、調動手續的員工需辦理辦公用品交接手續，易耗辦公用品類交部門負責人分配給部門員工繼續使用；小額耐用辦公用品、小額耐用物資交行政倉庫，行政倉庫核對無誤後辦理辦公用品交接手續，或交接給新進員工，新進員工需在交接表上簽字接收，對於缺失物資按照上述規定開具扣款單，交財務在工資中扣除。
（2）行政倉庫**小額耐用辦公用品後要登記臺帳，後期人員領用時要優先發放**的小額耐用辦公用品。
辦公用品領用制度
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