費用管理制度

關於下發《費用管理制度》的通知

各子公司、分公司、區域、部門：

為了進一步規範公司的費用報銷，明確費用支付及核銷的流程與管理要求，加強費用的監督與控制，根據公司發展的實際情況，制訂了《費用管理制度v3.0》，現予以下發，請遵照執行。

特此通知！

附件：《費用管理制度v3.0》

二o一四年三月一日

費用管理制度v3.0

為進一步規範公司費用報銷，明確費用支付和報銷流程及管理要求，加強費用的監督與控制，根據公司的發展情況，特制訂本制度。

一、總則

1.1、適用範圍

本制度適用於北京富華宇祺資訊科技****及其所有下屬分支機構。

1.2、整體原則

1.2.1 預算控制原則：

原則上所有的費用支出都應該在經批准的月度預算內支出，日常費用按月度預算進行控制，專項費用按照事項進行控制，做到「事前預算審批，事中費用控制，事後總結分析」。

1.2.2 授權審批原則：

公司各項費用的開支，必須嚴格按照本制度和授權體系的有關規定執行，各級部門和人員不得越權和不經授權進行費用的開支，如有違規將追究當事人的責任。如有特殊情況需要先行開支的，必須事先及時溝通，事後及時補辦審批手續。

二、借款管理規定

2.1、借款基本原則

2.1.1 原則上只有工作需要，方可申請借款。

2.1.2 對個人借款實行「前款不清，後款不借」原則，特殊情況報公司總經理批准方可辦理借款。

2.1.3 借款人須按照公司相關規定及時到計畫財務部報銷衝賬，否則計畫財務部有權通知人事行政部從其稅後工資中扣回。

2.1.4 借支金額應在借款範圍中支付，嚴禁挪作他用。

2.2、借款類別及核銷要求

2.2.1 日常費用借款

定義：公司員工臨時借支用於差旅費、辦公費等日常費用的款項；

核銷要求：日常費用借款在當期費用報銷中直接扣除或由借款人還款。

2.2.2 專項費用借款

定義：公司員工借支用於專項事務性費用的款項；

核銷要求：專項費用借款因使用週期相對較長、提供發票滯後，允許在三個月內報銷完畢。

2.2.3 備用金借款

定義：公司特定崗位員工借支用於日常經營開支周轉使用的款項；已申請備用金借款的人員，除市場專項費用、工程相關費用、房租外不得再申請借款。

特定崗位備用金借款額度一覽表：

核銷要求：

備用金的核銷以自然年度為週期，從每年12月份報銷費用中直接扣除，12月份報銷款不足以扣除的，剩餘部分從下一年度報銷款中扣除。

下一年度如繼續使用備用金，需重新提交借款申請。

三、費用報銷規定

3.1、報銷基本原則

3.1.1 合法性：各項支出均需取得符合國家法律規定的票據。

3.1.2 及時性：發生支出及時取得發票，並按照公司費用報銷時限的要求及時提交報銷單據。

3.1.3 真實性：員工應保證所有報銷的真實性，如出現虛報行為，處以200-1000元罰款，情節嚴重的，送交司法機關處理。

3.3、單據規範要求

3.3.1、單據填寫

3.3.1.1、所有報銷單據各欄目均要求填寫內容完整，書寫字型端正規範，，字跡清晰，摘要欄簡明表述費用性質及關鍵因素，報銷人、借款人、領款人均需本人親筆簽名。

3.3.1.2、研發費用的報銷必須在單據上註明對應研發專案；工程費用的報銷必須在單據上註明對應銷售合同。

3.3.1.3、準確填寫報銷部門名稱，如費用報銷與費用實際承擔部門不一致時，須註明費用實際承擔部門名稱並取得實際承擔部門部長簽字確認。

3.3.1.

4、金額的大小寫必須一致，塗改無效；金額應與所附發票等原始憑證的金額一致，原則上報銷金額可以小於發票金額，但不能大於發票金額。其中：小寫金額合計數最高位前應加上人民幣「」符號；大寫金額最高位前應加上「」符號，大寫數字的規範用字為：

零、壹、貳、叄、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、整（或正）；單位：元（或圓）、角、分。

如所報銷的發票為外幣，需換算**民幣金額填寫，換算匯率以當月1日中國銀行外匯牌價的基準價為準。

3.3.1.

5、同一部門2人以上（含）出差一同出差的可一起填報，所有出差人員均必須在差旅費報銷單報銷人處簽名，但領款人處只能由報銷人中的任意一人簽名，實際支付報銷款項支付給單據上簽字的領款人。

3.3.1.6、表單使用用途如下：

a、借款單：未取得發票、票據需要支付款項時使用，大額及專項支出需要另附附件（如合同、協議、內部審批檔案、明細清單等）。

b、差旅費報銷單：出差費用報銷時使用；但出差期間發生的市內交通費、招待宴請費需單獨填寫《費用報銷單》。

c、費用報銷單：除差旅費之外的其他費用支付或核銷時使用。

3.3.2、原始憑證

3.3.2.1、對原始憑證的合規性要求

a、原始憑證記錄的內容真實、清晰、完整，不得在票據上塗改。票據的抬頭必須為公司全稱（具體名稱及適用範圍詳見下表），票面必須加蓋「發票專用章」；增值稅專用發票相關資訊必須符合公司抵扣要求。

b、辦公用品、禮品及其他物品開具的發票，票面上必須體現名稱（如硒鼓、墨盒、紙張、煙、酒、茶葉等）、數量、單價資訊，如遇一次性購買物品較多可以彙總寫上辦公用品一批，但必須另附加蓋銷貨方印章的有效明細清單。

c、以現金方式支付的原始憑證，原則上應由本人親自領取，並在簽名時註明「於某年某月某日領取多少金額」字樣。

d、自製原始憑證應設計科學、格式規範、計算過程清晰。如計提各項稅款、職工福利、教育經費、借款利息等，要列明計提基數、提取率、提取額等；各項費用分攤要列明分配標準、分配率、分配額等。

e、凡憑證內容不全、字跡模糊不清、與實際經濟業務內容不符等情況，應予以退回或重新補正。

3.3.2.2、對原始憑證的合法性要求

根據稅法相關規定，各類支出報銷時應取得以下合規票據：

a、發票：購買貨物、加工、修理時，取得印有《國家稅務局監製章》的發票；發生其它支出時取得印有《地方稅務局監製章》的發票。

b、收據：繳納各項行政事業性收費時，取得印有《財政票據監製章》的收據。

c、其它：銀行、鐵路系統的各類帶印戳的收據、支出證明單。

3.3.3、單據貼上

3.3.3.1、報銷單據不得用訂書機裝訂，一律用膠水貼上在報銷單據貼上單上。

3.3.3.2、報銷單據貼上單可以使用市場上購買的統一格式，也可以使用普通未經使用的a4紙自行裁剪製作，但自製的貼上單最大不能超過a5紙大小（與a4紙縱向對折後的大小相等）。

3.3.3.

3、貼上票據時，以貼上單的左上角為齊，從左向右按照橫向均勻分布貼上，各類票據應錯落成階梯狀，覆蓋貼上的相鄰票據間需留出一定間隔距離，以確保貼上整齊、美觀、便於裝訂。同時應特別注意不能蓋住票面金額部分（例如火車票金額在票面最左邊，貼上時很容易被遮蓋，可將其旋轉180o後貼上，使金額露在外面）。

3.3.3.

4、報銷時應對票據進行分類（如交通費、加油費、餐費等），不同類別的票應分門別類進行貼上，不能混合在一起。同一次消費取得多張發票時，應將該次消費對應的所有單據按票面從大到小的順序貼上在一起，不得將多次消費發票交叉貼上。

3.3.3.5、如報銷票據較多，可按報銷內容分類後再分行貼上，或分成多張貼上單分別貼上，再將所報銷內容填寫在一張費用報銷單上。

3.4、報銷週期規定

以上月26日至當月25日為乙個報銷月度。

各部門需按照本制度規定的週期提交報銷單據至計畫財務部費用會計處審核，

四、日常費用管理規定

4.1、差旅費

4.1.1、費用標準

說明：a、一線城市指北京、上海、廣州、深圳；二線城市指各省會城市；三線城市指地級及以下城市。

b、補貼天數計算標準：計算出差補貼時，出差天數按交通工具的實際出發時間和到達時間為準。

出發：中午12點以前出發為一天，中午12點以後至零點以前出發為半天；

返回：中午12點以前返回為半天，中午12點以後至零點以前返回為一天；

c、住宿費以實際住宿天數為準，按整數計算。

4.1.2、特殊規定

4.1.2.

1、原則上所有員工出差均不得乘坐飛機，如遇時間緊急或其他特殊原因必須乘坐飛機時，需經總經理批准後由人事行政部行政專員負責統一預定機票，機票款項由人事行政部按月度統一報銷，任何出差人員不得單獨報銷機票費用。機票費用需按照部門進行分攤，並由費用承擔部門負責人簽字確認。

4.1.2.2、往返城市與礦區之間發生的乘坐汽車、包車等交通費應在差旅費報銷單上一同報銷，不得作為市內交通費報銷。

4.1.2.3、兩人以上同性別員工前往同一目的地出差，需兩人同住一間雙人房。

4.1.2.4、參加公司會議或其他活動，由公司統一安排食宿的，不享有補貼。

4.1.2.5、單次出差如遇跨報銷週期的情況，則應在單據上註明本次報銷時在該目的地的實際日期，以便計算補貼天數。

4.1.2.6、住宿費嚴格按照標準執行，原則上超出標準部分不予報銷，特殊情況需事先寫出超支說明，並由分管領導簽字確認後方可報銷。

4.1.3、差旅費借款規定

出差人員僅能借支本人差旅費用。

借支範圍包括往返交通工具費用、住宿費、商務宴請費用。

4.1.4、出差申請審批流程

差旅費報銷時，應在報銷單右上角註明出差申請流程號，並且乙份報銷單對應乙個oa流程，若乙個報銷週期內有多次出差，則應分別填寫差旅費報銷單。

4.2、通訊費

4.2.1、手機費：公司領導根據業務需要發生的手機通訊費憑票實報實銷，其他員工按照人事行政部制訂的固定標準與工資一起發放。

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