費用管理制度

第一條為有效的降低公司的運營成本，提高公司競爭力，加強費用的監管並明確監管人責任，嚴格把好費用開支關，堵塞費用開支上的漏洞，切實把不合理的費用支出壓下來，特制定本制度。

1、公司費用實行分類管理，歸口控制，適時監控的分類分部門的條塊管理模式。這裡的費用是乙個管理概念，指公司除商品採購成本以外的所有費用。

2、各級費用管理的責任承擔者，都必須做到責任內容清楚，職權範圍明確，考核獎懲分明，貫徹責、權、利三結合。

第二條費用報銷基本要求及原則

1、報銷費用必須以合理、合法、真實的憑證為依據，原始發票不得臆造、塗改，不得偽造發票。

2、發生的費用必須按規定分類填寫公司統一的報銷單據，不得隨意填寫。

3、各種原始憑證必須大小寫一致，不得塗改，並註明附件張數和所屬部門和職務，內容和專案必須齊全。

4、原始憑證必須按公司規定的程式進行審核、簽字，相關手續必須完備。

5、出納人員要嚴格遵守費用報銷制度，認真審核各種憑證，對不符合公司制度的原始票據及越權審批的費用和支出一律不得報支，檢查封面金額與所附單據是否相符，並要承擔責任，凡不符合規範報支的，按報支額的10%處以罰款。

6、各種原始憑證由所屬費用專案的部門審核並呈報審批，門店費用一律由門店財務主管初審，門店店長簽字後方可呈報總部審批，否則總部不予審批。

7、各種當月費用報銷必須在每月25日前送呈有關領導審批，各級領導應及時審批，防止造成費用入帳逾期現象。

8、對於手續或填寫不符要求的一律退回修改、補全手續、重填憑證；對於不得報支的費用專案，一律退回拒付；對於超期申報的費用，根椐相關規定進行報支。

第三條費用開支審批程式

1、公司各部門應根據工作需要，事先擬訂費用支出計畫，報總經理同意簽批後，交財務部備案，審批流程不完整的財務不予受理。

2、計畫內費用報銷程式：經辦人簽字——部門經理或門店店長審核簽字——財務主管審核是否超預算並填製付款憑證等（對大額支出及超預算部分由總經理審批）——出納檢查單據後付款。

3、所有費用開支，若總經理不在，需經**請示總經理後，方可予以開支，待總經理回到公司再予補簽。

第四條費用開支管理

1、人工費用管理

⑴ 人工費用包括所有人員基本工資、工齡工資、各種獎金、加班工資、補貼工資等支出。

⑵ 人力資源部根據公司實際情況和要求，對各部門、各門店進行定編定崗，確定各崗位的基本工資標準。

⑶ 各部門、各門店必須在每月2日以前將審核無誤的考勤表上報公司人力資源部，並同時在本部門張貼考勤表。後勤各部門由總辦統一上報。4日以前為各部門員工對考勤結果反饋時間，人力資源部負責檢查各部門考勤表是否真實，發現情況不實，責成糾正。

5日以前人力資源部必須把核實後的考勤表報送財務部。考勤記錄規定：各部門報考勤時，必須將出勤情況分清病假、產假、婚喪假、探親假、事假、曠工等如實記錄。

在公司規定範圍之外凡需加班的，要填報加班申請表一式兩份，報主管及人力資源部審批。無加班申請表的不予計算加班工資。部門之間人員調動，根據人力資源部開出的員工調職通知單等，調出部門負責報調出前的考勤，調入部門應在調入之日起，開始登記考勤。

⑷ 財務部依據人力資源部提供的基本工資、工齡工資、考勤情況的通知及各部門、各門店績效完成情況計算工資。

⑸ 工資發放時間定為每月8-10日，財務部應及時將工資發放到員工本人，並完善發放手續。離職人員必須到總部領取。

⑹ 人力資源部對定編定崗、基本工資標準的合理性，工齡工資及其他工資專案的準確性負責。財務部對工資計算和發放的及時性、準確性負責。

2、配送費用管理

⑴ 配送費用指門店之間的商品調撥費用和配送費用等。包括：送貨車輛的通行費、停車費、燃料費等；外叫人力車、機動車費用；僱傭搬運工人工費用以及其他有關倉儲支出等。

⑵ 由於配送費用受銷售情況影響較大，公司對配送費用依據銷售變化情況實行定率管理，各分公司配送部門負責管理所屬配送費用，應提高效率，有效降低配送費用。配送中心負責整個公司配送資源整合，對所屬各類配送費用發生負有第一責任。

⑶ 自有車輛按照配送中心的規定進行規範管理，對購買的燃料，財務部門必須進行列帳處理，並根據每月實際耗用數進行核銷。購燃料必須開具增值稅發票，並按規定進行抵扣。長期外叫車輛應簽訂合同，預收一定數量的押金，並交公司財務部備案。

⑷ 配送部在掌握車輛維護、用車、油耗情況基礎上，制定當月車輛費用開支計畫。

⑸ 市外採購商品用車油費報銷，需由駕駛員在發票背面註明行車起訖路程，由配送中心主任根據里程表、耗油標準、加油時間、數量複核簽字，採購部經理驗核簽字。

⑹ 對車輛實施中大維修前須提出書面報告，說明原因和預計費用，報銷時在發票上列明詳細費用清單。

⑺ 對商品配送或採購中發生的過路費，司機應及時讓配送中心主任簽字，配送中心主任根據出車路線、時間核實簽字。

⑻ 配送中心因工作確需僱傭搬運工的以及其他有關倉儲費用支出，按公司費用審批程式執行。

3、廣告費用管理

⑴ 廣告費用內容包括各類**廣告及宣傳性支出。

⑵ 營運部根據年度銷售計畫及**活動計畫，制定公司年度廣告收支計畫和成本預算，經總經理審批後財務部備案。

⑶ 採購部根據營運部的年度支出計畫和成本預算，籌畫傳播途徑，分解廣告費用並報公司總經理審批，交財務部備案。

⑷ 廣告費的**由採購部相關業務員負直接責任。廣告費**計畫必須詳細到**商、品類交財務部掛應收，應收廣告費必須得到**商確認。

⑸ 財務部憑廣告成本預算和應收計畫進行收付結算，沒有應付計畫、超出預算和應收未完成的，財務部有權停止付款。

4、辦公費用管理

⑴ 辦公費用包括水電費、固定**費、移動通訊費、辦公用品、其他行政辦公費等。

⑵ 公司對辦公費用原則上實行預算責任包乾制，各部門經理，各門店店長對所屬單位發生的辦公費負第一責任，總辦部對整個公司發生的辦公費用負有監管和控制責任。

⑶ 水電費。由總務部根據門店面積、季節變化制定各部門的控制標準，對於超過標準的，由該部門自行分解承擔。標準的調整由部門提出申請，總務部審批。

水電費必須開具增值稅發票，供財務作為抵扣入帳。報批流程：各門店申請——總務科審核——主管副總核批——總經理審批——財務主管審核——出納檢查付款

⑷ 固定**費。由營運部制訂使用標準，原則上與門店大小、銷售直接掛鉤；對於超過標準的，由該部門自行分解承擔。標準的調整由部門提出申請，營運部審批。報批流程：

市內店由總辦按時統一交納——財務主管根據費用標準審核（超過標準按公司規定執行）——總經理審批——出納檢查付款

縣城店由駐店會計交納——財務主管根據費用標準審核（超過標準按公司規定執行）——總經理審批——出納檢查付款

⑸ 辦公費用包括印刷各種帳表、購***、列印紙、辦公用品、筆墨、標價牌、名片、郵寄、書報等費用。各部門經理，各門店店長對所屬單位發生的辦公費負責，總辦對整個公司發生的辦公費用負有監管和控制責任。辦公用品採購和印刷各種帳表等由資產部負責採購、印刷。

⑹ 公司辦公費用報銷必須嚴格按公司費用審批程式執行，各單位每月應對超出預算的所有辦公費用上報總辦，並報總經理確定是否報銷並負責處罰。

5、差旅費用管理

⑴ 公司員工因公出差，一律乘坐汽車或火車，長途可購硬臥車票，不得乘坐飛機，因特殊情況需要乘坐飛機，必須報總經理批准，否則不予報銷。

⑵ 在途補助：連續乘坐汽車和火車6小時以上，按每人每天50元標準發放；

⑶ 住宿每人每天按100元標準住宿，出差住宿按天計算，副總經理以上實報實銷，但不得超過三星級，不同級別員工同時出差，住宿標準在請示總經理同意後，可享受高職務標準；

⑷ 住宿伙食補貼每人每天50元

⑸ 員工出差原則上不得乘坐計程車，下列情況除外:

① 出差目的地偏遠，沒有公共交通工具的；

② 攜有大額款項或重要檔案須確保安全的；

③ 收、發貨物笨重，搬運困難或時間緊迫的；

④ 陪同重要客人外出的；

⑤ 執行特殊業務或夜間辦事不方便的；

⑹ 員工出差應按最簡便快捷的線路乘坐車船，不得繞行。如出差期間經領導批准順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、遊覽，其繞線多支付的費用均由個人自理，期間按事假考勤。

⑺ 報銷差旅費必須在回公司5天內辦理報銷手續，繳還預支差旅費，否則作為挪用**處理。

⑻ 差旅費報銷經辦人必須填製差旅費報銷單，報銷單據上必須註明所屬部門、日期及出差事由，交通費寫明出差地點、時間、乘坐線路和車費金額。補貼以出差時間滿12小時起計算。

6、招待費用管理

⑴ 招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅遊費、贈送商品、贈送返利卡開支等。

⑵ 各部門因公招待必須事先申請總經理批准，如有特殊原因，必須事先**請示批准，原則上不允許先斬後奏。參與招待活動的人員中（董事長、總經理除外），以最高端別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請並自已審批報銷。

7、修理費用管理

⑴ 修理費用包括車輛的維修保養、電腦、傳真、影印機、電子稱、電器、消防器材等各類財產的維修以及購置的修理配件開支。

⑵ 公司運輸車輛的維修保養由配送中心負責，制定維修保養計畫和費用預算，報總經理審批。後勤用車輛由總務科負責，制定維修保養計畫和費用預算，報總經理審批。

⑶ 電腦、傳真、影印機、電子稱等電子產品維修由資訊部負責，制定維修保養計畫和費用預算，報總經理審批。

⑷ 冰櫃、空調等電器及其他裝置的維修由總務科負責，制定維修保養計畫和費用預算，報總經理審批。

⑸ 因個人使用不當造成財產損壞需修理的，由個人自行修理，公司不墊支修理費。

⑹ 對於各類資產的大修理，上述負責部門需提前申請，說明原因和預計費用，經總經理批准後方可實施。

8、房屋裝修費用管理

⑴ 房屋裝修費用是指用於門店經營場所、倉庫、辦公場所等日常裝修和開業裝修支出。

⑵ 房屋裝修必須事先提出申請，註明費用預算，經總經理批准後方可實施。

⑶ 裝修費用報銷，在預算費用內支出按費用報銷程式核報。超出預算外裝修費用須寫出書面原因，報總經理核批。

9、其他費用管理

其他費用包括各項稅金繳納、各項執照的年檢、職工培訓費用、購買教材（含錄象、錄音、光碟等）、公司舉行各種活動、生日蛋糕、探望職工等費用。

以上費用支付必須由所屬費用的責任部門提出申請，總經理批准，按公司規定實施。銀行手續費按銀行收費標準支付。

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