會議接待服務是指物業管理企業在接待會務時的作業程式和禮儀規範。商務會議接待、服務是辦公室一項重要。會議是領導組織商討處理重要事務的組織，領導以及員工要在會議上商討重要的事情，做出重大決定，往往乙個會議長達幾個小時，參會人員要高度集中精神，所以做好服務尤為重要。
中國自古被稱為禮儀之邦，凡事以禮待人，特別是對來客長輩以及領導，更要注意以禮相待。商務會議時間一般要持續好幾個小時，特別是領導要長時間的作報告及總結、布置，所以按時給參會人員倒茶添水等接待服務的顯得十分重要。
第一步：商務會議服務的籌備
1)與會議承辦單位負責人溝通協商,詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無旅遊安排、會議付款人和付款方式等。
2)會議服務負責人根據承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間程序、會場布置、會議宣傳等內容。方案確定後,提前2周送遞會議承辦單位負責人及內部有關部門和人員,然後填寫會議通知。
第二步：商務會議服務前的準備
(會場布置
1)會場環境布置。會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺,環境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。
根據會議內容,還應通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。
2)會議颱型布置。根據參加會議的人數選擇會場大小及颱型布置。小型會議可採用圓桌或"回"字颱型;大中型會議可採用禮堂型或教室型。
會議用品準備
1)茶杯。須經過消毒,消毒時間不少於20分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。
2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,並列放在杯墊上。
3)礦泉水◇泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內無沉澱物,並在保質期內。
4)小毛巾。無斑點和異味,須經過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結束後,須用熱水浸泡,曬乾後儲存,以備再次使用。
6)簽到臺。台布無汙跡,無破損。
7)鮮花。新鮮,無枯枝、敗葉。
8)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。
9)掛衣架。清潔完好,無損壞,無缺少。
10)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,乾淨整潔。
裝置設施準備
1)接通計算機與螢幕的資料傳輸線。
2)調整投影裝置,亮度、大小適當。
3)除錯話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調節空調調溫器,冬季室內溫度控制在18度左右,夏季室內溫度控制在22度左右,並在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。第三步：商務會議服務程式
(1)會議迎賓服務
1)會議開始前1小時,迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。
2)簽到時,服務人員應主動微笑問候,詢問來賓單位,並示意來賓在簽到簿適當位置簽到,然後引領至會場或休息室。
3)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語並用。
4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,並掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務的順序是先主賓後主人,然後按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最後。
6)新增茶水時,倒至七分滿,並注意客人的動態,以免發生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝後45度,並說:
"請用茶"。用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。
(2)會場服務
1)會議開始後,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。
2)會議開始後,會議服務員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。
3)服務員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務員可用紙條傳遞資訊。
4)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶。"每隔20分鐘加茶水。
5)會議頒獎或邀請嘉賓上台,由專門禮儀引領。禮儀應走在嘉賓左前方1公尺處,並微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會議結束時,服務員應立即開啟會議室大門,並在門口立崗送客,面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發現應立即交還來賓或交領班處理。
(3)會議結束
1)檢查會議室內是否有電器裝置損壞,發現損壞及時通知裝置部進行修復。
2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,並送到儲水間進行清洗。
3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。
4)關閉所有的照明燈具,空調調節器可微略下降,以備下次會議使用。
5)關閉會議室。第四步：會場服務的
注意事項
1)絕不能因為服務站立時間過長,而倚靠會場牆壁或柱子。
2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。
3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發言者。
4)遵守會場規定,不得隨意翻閱會議檔案或打聽會議內容。對於所聽到的會議內容應保密。
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