（討論稿）
1. 目的
為加強公司的經營檔案管理，規範經營檔案的形成、收集、整理、統計、組卷、編目、使用、保管等管理工作，建立、健全各項規章制度，保證經營檔案的完整和安全，特制定本辦法。
2. 範圍
本辦法適應於公司內部與經營相關的管理部門和市場營銷部的檔案管理。
3. 術語和定義
經營檔案：是指企業在生產、技術、經營管理活動中形成具有儲存價值的各種文字、圖示、音像等形式的各種資料的總和，屬公司檔案的組成部分。
4. 管理職責
市場營銷部指定專（兼）職檔案管理員，統一管理本企業在工作和生產經營活動中形成的全部經營檔案材料，做好經營等各類檔案的儲存、歸檔工作，確保檔案的完整性。
1） 建立檔案的領用、發放、收回、銷毀等台賬；
2） 監督、指導本企業各相關業務部門做好文字材料的形成、收集、累積和立卷歸檔工作；
3） 接收本企業各相關業務部門形成的經營檔案，並對之進行系統的加工整理、分類、編目、登記及保管工作；
4） 編制必要的檢索工具和參考資料，為開展檔案利用工作創造條件，提供檔案為各項經營工作服務；
5） 做好向企劃部科技管理室移交經營檔案的準備和實施工作。
5. 工作程式
5.1 檔案收集
5.1.1 收集要求
市場營銷部專（兼）職檔案管理員應積極、主動地收集下列資料，並對收集到的檔案材料進行檢查、清點、核對以及履行相關簽字手續：
1） 檔案材料的原件，一般為紙張和/或電子版；
2） 各類檔案材料一般為乙份，重要的和利用頻繁的檔案材料為兩份（原件和影印件各乙份）；
3） 檔案材料必須保持完整性，同時應有檔案材料目錄；
4） 檔案除紙張和電子版的之外，還包括**、錄音、錄影、縮微膠片、盤帶等；
5） 因公外出參觀學習、考察或培訓、參展和參加行業會議帶回的相關資料；
6） 凡屬要歸檔的檔案材料，不得用鉛筆、原子筆書寫，而且書寫字跡要工整、清晰，符合檔案格式和書寫標準要求。
5.1.2 歸檔檔案材料的範圍
應歸入經營檔案的檔案材料，其範圍參見公司的《檔案編號管理辦法》之經營管理類。
5.1.3 歸檔時間
1） 市場營銷部專（兼）職檔案管理員收集並把5.1.1和5.1.2項中列出的檔案資料及時歸檔在經營檔案庫中；
2） 市場營銷部收集和形成的產品類專案的檔案資料，在產品保質期過後15個工作日提交企劃部科技管理室歸檔；
3） 市場營銷部收集和形成的非屬產品專案的檔案資料，在本部門保管並定期移交企劃部科技管理室；
4） 紀錄片、宣傳片、磁碟、光碟等音像製品在形成後隨即整理並在本部門保管，定期移交企劃部科技管理室。
5.2 檔案整理
5.2.1 檔案的統計
檔案的統計主要包括各檔案基本情況統計、數量統計、檔案利用效果統計，統計資料以原始記錄為依據，做到準確、唯一性可靠。
5.2.2 分類組卷
1） 屬於產品類的檔案，在產品沒有完工的情況下先按檔案形式再按階段分類；
2） 屬於裝置類的檔案，先按檔案形式再按階段分類；
3） 屬於工程建設類的檔案，在每一單項工程內先按階段再按專業分類；
4） 不屬於以上各類的諸如音像、實物等特殊載體形式檔案，均按其他類分類保管；
5） 具體執行，參見公司的《檔案編號管理辦法》。
5.2.3 檔案編目與編制檢索工具
1） 編制各類檔案分類目錄；
對於專案更新、改造、維護、維修中形成檔案的檔案材料，採取預留空位的方式保持專案檔案的完整性、系統性。
2） 根據工作需要，通過計算機編制各類檔案的檢索目錄。
5.3 檔案保管
5.3.1 基本要求
1） 市場營銷部專（兼）職檔案管理員在收集、接收檔案資料時要認真核對和清點驗收；
2） 收集和接收的檔案資料要及時做好計算機錄入和檢索目錄更新工作，便於今後快速查詢和呼叫需要的檔案；
3） 紙張檔案要存放在專用的櫃或架內，排架方法要科學，便於快速查詢、獲取；
4） 存放檔案的櫃架內須放置防蟲、防蛀、防霉藥物，用以防止檔案被腐蝕、損壞等；
5） 計算機檔案資料必須設定單獨的加密存放文件和訪問許可權；
6） **和照相底片必須用專用裝具保管。
5.3.2 檔案保護
1） 為降低和消除安全隱患，要對檔案的存放進行定期的整理；
2） 對於破損或載體變質的檔案，要及時地進行修補和複製，保證日常工作能夠有序地進行；
3） 檔案因移交、作廢、遺失等登出時，要寫明原因，儲存單據。
5.3.3 保管期限
經營檔案的保管期限遵照國家及公司對保管期限的規定。
5.3.4 檔案利用
1) 健全檔案借閱和複製、影印制度。
本單位工作人員，因工作需要須借用檔案時，本人需提出書面申請並經本部門負責人及市場營銷部負責人(移交前)或企劃部負責人（移交後）簽字同意後方可借用；如需影印檔案時，還需經主管副總審批。借閱檔案時，必須嚴格履行登記手續，在借用檔案登記簿上登記並當面點交清楚。歸還時要嚴格檢查，防止受損和汙染的檔案入庫。
2) 集團內部其他單位借用或查閱檔案時，必須持有單位的信件（說明借用範圍和用途），並經市場營銷部負責人(移交前)或企劃部負責人（移交後）簽字和主管副總批准。
3) 借用經營檔案的期限：一般為乙個月。若因特殊情況需延長借期，應到市場營銷部(移交前)或企劃部（移交後）辦理續借手續。
4) 借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調動工作和離休、退休時，應即將所借檔案歸還。
5) 借用檔案的人員，對所借檔案要負安全、保密之責，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉借、翻印、擅自帶出單位，嚴禁在檔案上塗改和作任何文字標記。
6. 對違反以下本規定的，將按照《員工獎懲管理辦法》中有關條款給予處罰：
1） 損毀、丟失或擅自銷毀檔案的；
2） 擅自出賣檔案或將檔案賣給、贈送他人的；
3） 擅自提供或公布保密檔案的；
4） 塗改、偽造檔案的；
5） 檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
7. 相關檔案
公司《檔案管理辦法q/hh.3.hr.001-2010[1/0]
公司《檔案編號管理辦法
公司《員工獎懲管理辦法q/hhhy.3.hr.001-2011[1/0]
8. 其他
10.1 本辦法解釋權屬市場營銷部。
10.2 本辦法自頒發之日起執行。
9. 附件
檔案（資料）移交清單：參見公司《檔案管理辦法》之附錄c。
檔案管理辦法
中國銀河 股份 檔案管理辦法 第一章總則 第一條為加強中國銀河 股份 以下簡稱 公司 檔案管理，根據 檔案法 法 公司治理準則 試行 會計檔案管理辦法 以及公司有關規章制度，制定本辦法。第二條公司檔案是指總部及各分支機構在經營管理中形成的 具有查考價值的各種類別和載體的檔案材料的總稱，包括檔案資料 ...
檔案管理辦法
第一條為規範公司檔案 檔案管理，依據 中華人民共和國檔案法 結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條檔案管理工作的基本原則是 集中管理與分散管理相結合，公司文書檔案歸口辦公室管理，專業圖紙 協議書 合同 報告 憑證 傳真件等資料檔案歸口各業務部門保管歸檔。第三條歸檔檔案 資料報括 1.公司章程 股東大...
檔案管理辦法
一 總則 1.為加強和規範公司的檔案管理工作，提高檔案的實用性和有效性，充分發揮檔案的支撐作用，提公升公司管理水平，為公司發展服務，特制定本制度 2.公司檔案，是指公司在經營 管理和其他各項活動中形成的有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄 3.公文承辦部門和承辦人員，要保證經辦檔案的...