檔案管理細則

檔案號：cmw/ansteel 2490 07（21）-2010/0

2023年03月01日發布2023年03月01日實施

鞍鋼股份****線材廠

檔案更改一覽表

1 範圍

本細則規定了鞍鋼股份****線材廠人事、文書、榮譽、**、產品、科研、裝置、基建檔案管理細則及基本內容。

本細則適用於鞍鋼股份****線材廠各部門。

2 依據檔案

下列檔案是本辦法的依據檔案。本辦法發布時，所示版本均

為有效。凡是註明日期的檔案，其隨後所有的更改頁或修訂版均

不適用於本辦法。凡是未註明日期的檔案，其最新版本適用於本

辦法。2.1《中華人民共和國檔案法》

2.2《中華人民共和國檔案法實施辦法》

2.3《企業檔案管理規定》

2.4《遼寧省企業職工檔案管理暫行規定》

2.5《冶金檔案分類編號規則》

2.6《鞍鋼集團公司檔案工作標準彙編》

2.7鞍鋼股份****《檔案管理辦法》

3定義3.1檔案：是指過去和現在的國家機構、社會組織、以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.2根據國家和有關部門的規定，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。

4職責4.1裝置管理室是全廠檔案工作的歸口管理部門，負責各類檔案資料的收集、整理、編碼、錄入、保管、提供借閱利用等管理；負責制定各部門歸檔範圍；負責各類檔案的統計工作，建立統計台賬；負責裝置技術資料審核、校對、修改，保證檔****和有效；負責裝置檔案、基建檔案圖紙的鑑定銷毀工作。

4.2綜合管理室負責文書、人事、榮譽、**等非技術性資料的收集歸檔工作，並在規定時間內送交檔案室存檔。

4.3生產技術負責產品檔案、產品實物檔案、裝置檔案、科研檔案、榮譽檔案、質量異議材料的收集及鑑定銷毀工作，並在規定時間內送交檔案室存檔。

5內容與方法要求

5．1檔案管理的原則

5.1.1按廠對所管轄檔案全面負責的原則，執行下級對上級負責，即分權分級審批，專業人員對各室主任負責，各科室對主管廠長負責，嚴格考核。

5.1.2在檔案真實的基礎上，大力運用和發展現代科技，對檔案不斷完善，以達到檔案技術資料的先進性。

5.2檔案歸檔

5.2.1歸檔範圍：按部門—崗位—職責—歸檔內容—人員形成歸檔範圍。

5.2.1.1綜合管理室：

文書檔案：黨政聯席會議記錄；團代會形成的檔案材料；職工代表大會、黨代會形成的檔案材料；集團公司及股份公司下發的與線材廠生產經營有關的檔案；各種請示、報告等檔案;勞資報表；黨內統計年報表。

人事檔案：幹部任免檔案、職稱評審檔案、專家、拔尖人才檔案; 出席公司、鞍山市、遼寧省冶金部、全國的先進集體、行業先進個人事蹟材料; 工資審批表、聘任審批表;員工的登記表、學歷、工資、錄用、退休審批材料等; 調入人員的檔案；員工入黨材料;優秀共產黨員和優秀黨務工作者材料；職稱晉級材料;職業技能鑑定審批表.

**檔案：職工代表大會、團代會形成的**;上級黨政領導機關來廠檢查或視察工作的**; 重要活動及重要事件形成的**。

榮譽檔案：獲得國家級、省級、鞍鋼公司、市級先進稱號的獎狀、證書、錦旗、獎盃.獎牌等.

5.2.1.2生產技術室

文書檔案：工業企業基本情況年報有關質量異議處理形成的資料；重大人身**事故調查報告

產品檔案：新產品的開發研製生產、創優、銷售程序中形成的文字資料；產品實物.

裝置檔案：生產裝置圖紙及底圖。

科研檔案：科研技術活動中形成的有關技術成果的資料等。

榮譽檔案：科研技術活動中形成的有關技術成果的證書等

5.2.1.3 裝置管理室：

裝置檔案：維修、年修、技措工程形成的機械、電氣裝置圖紙及底圖；

文書檔案：檔案利用登記表；檔案歸檔交接清單；檔案鑑定。銷毀登記表；

5.2.1.4 改造辦

基建檔案：改造施工過程中形成的結構、土建、總圖、工藝、電氣機械、液壓、給排水.採暖通風、加熱等基建檔案圖紙及文字資料。

5.2.2歸檔時間

5.2.2.1文書檔案、產品檔案在形成年度的下一年的一季度歸檔。

5.2.2.2基建工程、裝置檔案、科研檔案在在任務完成或工程峻工後3個月內歸檔。

5.2.2.3榮譽、**檔案及人事檔案的零散材料形成後隨時歸檔。

5.2.3歸檔要求

5.2.3.1歸檔的檔案材料必須完整，且層次分明，符合其形成規律。

5.2.3.2歸檔的檔案材料，按規定分類立卷。案卷必須準確地反映生產、科研、基建、經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

5.2.3.3各類檔案材料歸檔一般一式乙份，比較重要的和利用頻繁的檔案材料可適當增加歸檔份數。

5.2.3.4檔案要求紙質優良，墨跡耐久，不能用鉛筆、原子筆書寫和複寫，行文、圖紙格式符合要求。

5.3 檔案整理

5.3.1編目原則:根據《鞍鋼檔案分類編號規則》及《實施說明》進行分類、編號及編目工作。

5.3.2新接收的檔案應檢查核對，卷內檔案材料與卷內目錄相符。

5.3.3在案卷封皮上註明卷內檔案材料形成的起止時間、密級、保管期限。

5.3.4同類檔案按不同保管期限，分類編號、排序、上架。

5.3.5各類檔案按規定編制案卷目錄和全引目錄及必要的檢索工具。編目準確，不錯不漏，案卷目錄與卷號及排列順序相符。

5.4檔案保管

5.4.1對接收的檔案檔案人員與各部門兼職檔案人員認真填寫」檔案交接清單」、」備考表」。

5.4.2存放檔案應有專用櫃、架，排架方法要科學合理，便於查詢。

5.4.3底圖除修改、送曬外，不得外借，修改後的底圖入庫，並認真檢查其修改補充情況，底圖存放以平放為宜。

5.4.4存放膠片、**、磁帶要按編號順序存放在特製的影集、膠片頁夾和密封盒內。

5.4.5膠片庫房應設定在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性汙染場所。庫房內應設有防水和空氣檢測設施，溫度、濕度應符合規定要求。

5.4.6定期進行檔案清理校對工作，保證帳物相符。對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和複製。

5.5檔案鑑定銷毀

5.5.1對超保管期限的案卷的鑑定，由主管領導、技術人員、檔案員組成鑑定小組，對檔案進行鑑定。

5.5.2檔案通過鑑定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑑定中發現檔案不準確、不完整應及時責成有關部門和人員修改補充。

5.5.3銷毀案卷要嚴格履行審批手續，填寫銷毀清冊，註明案卷號、名稱、卷內目錄，經辦人簽字，單位領導及單位蓋章，並附有關領導批准的銷毀報告。

5.5.5批准銷毀的案卷（底圖）可下架儲存1-2年。

5.5.6銷毀檔案嚴格執行保密制度，要有兩人以上監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字，銷毀要到指定的造紙廠，不得賣給收購站。

5.5.7銷毀清冊、逐級審批手續要永久儲存。

5.6檔案利用

5.6.1外單位查閱利用檔案室案卷，需經廠領導同意簽字後方可查閱利用。

5.6.2查閱利用機密級檔案需經廠領導或部門主管領導審批。

5.6.3檔案人員對借出的案卷要及時登記，以便按時催還和統計利用情況。

5.6.4查閱利用者要對檔案進行妥善保管，嚴加愛護，不得損壞塗改，不得隨意複製及轉借他人，用後及時歸還，並填寫利用效果登記，超過期限應及時辦理續借手續。

5.6.5在利用過程中如發現丟失、損壞，檔案員應及時向有關部門匯報，嚴重者追究法律責任。

5.7案卷錄入與統計

5.7.1案卷錄入：各類檔案隨時接收隨時錄入到鞍鋼檔案計算機管理系統中。

5.7.2定期對檔案室保管的各類檔案數量及檔案的接收、移出、整理、鑑定狀況進行統計。

5.7.3每年12月1日按時上報統計年報

5.8技術圖紙修改作廢

5.8.1裝置維修及改擴建中發現圖物不符情況時，要在查明原因的基礎上，由專業工程師進行修改，並在登記表上詳細註明修改內容、日期等。

5.8.2圖紙修改應採用不易退色的碳素墨水直接在底圖上修改，並將修改前的藍圖抽出以備查和參考，用修改後的底圖曬藍圖以代之。

5.8.3圖紙作廢應由設計工程師提出圖紙作廢申請，填寫圖紙作廢通知單，經主管領導審批後加蓋公章方可作廢，其申請作廢通知單應歸檔儲存。

6 檢查與考核

見《裝置管理考核細則》檔案管理部分。

7 形成的報告和記錄

7.1 cmwr/ansteel 2490 07 (21-01) a檔案交接書

7.2 cmwr/ansteel 2490 07 (21-02) a備考表

7.3 cmwr/ansteel 2490 07 (21-03) a人事檔案材料歸檔登記

7.4 cmwr/ansteel 2490 07 (21-04) a檔案利用審批單

7.5 cmwr/ansteel 2490 07 (21-05) a檔案利用效果典型事例登記表

7.6 cmwr/ansteel 2490 07 (21-06) a檔案鑑定清冊〉

7.7 cmwr/ansteel 2490 07 (21-07) a檔案銷毀清冊

7.8 cmwr/ansteel 2490 07 (21-08) a檔案利用登記表

檔案交接書

檔案類別：

第1頁, 共 1頁

移交單位（部門移交人：

接收單位（部門專業技術人員檔案人員

交接時間年月日

注：此表一式三份，移交方留存乙份，接收方留存二份。

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