部門檔案管理細則 (試行)
一、 檔案櫃
1、 檔案櫃擺放整齊，檔案櫃左上角貼公司資產標籤，右上角貼部門檔案標籤（部門名稱、櫃號、檔案員姓名）。
2、 檔案櫃內隔板完好整齊，不得缺少、傾斜，每層有明顯標籤說明。
3、 檔案櫃內只允許存放檔案及檔案相關檔案，不得放置與檔案無關物品。
二、 檔案盒
1、 檔案盒使用國家檔案局統一標準的檔案盒。
2、 檔案盒正面的檔號為本盒內檔案起始號和截止號（側面相同），案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級要填寫完整。
3、 檔案盒側面案卷題名處，貼上用白色列印紙列印的案卷名稱、案卷年份、案卷類別、部門、盒號。
三、 歸檔和整理
1、 存檔的檔案材料必須是原件，不得是影印件或影印件。因故無原件者，應進行簽章說明。
2、 存檔的資料必須具有儲存價值的各種文字材料、電子檔案、圖表、聲像材料以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，並經部門經理或部門主管簽字確認。
3、 檔案材料原則上只歸檔乙份，工程、生產技術類檔案，可根據行業標準和現場約定決定歸檔分數，具有特殊儲存價值的可酌情增加歸檔份數。
4、 各部門檔案必須具有完整的檔案目錄清單，檔案目錄的內容見附表一。
5、 各部門必須有檔案編號的詳細說明書，對編號中各部分內容必須有明確的註解。同時備有部門檔案命名規則表（見附表二）。
6、 各部門要建立本部門檔案索引表（紙質乙份，用於檔案檢索查閱（格式可參閱附表二和附表三）。電子乙份，以備後續計算機管理）,索引**式根據各部門檔案分類表確定（參考附表三）。
7、 每個檔案盒內須有盒內案卷目錄清單（見附表四），盒底（一般位於卷末封二的位置）有卷內備考表（附表五）。
8、 每個案卷第一頁必須蓋有檔案存檔專用章（見附表六），並填寫完整資料。
9、 每個案卷歸檔的檔案材料要收集齊全、完整，整理應按照檔案形成的規律，保持檔案之間的有機聯絡，通過分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。
四、 檔案材料歸檔移交
1、 各部門檔案要有清晰的檔案收文登記表，以便記錄檔案的**。收文登記表可參考附表七，並根據各部門具體情況增減。
2、 各部門檔案儲存到一定時間和一定數量後，需要將時間久遠和不流轉借閱的案卷移交給公司檔案管理專員，由公司檔案管理專員進行集中統一管理。
3、 檔案材料歸檔移交前，各部門需要對歸檔檔案進行認真檢查，確保檔案材料的完整、準確。
4、 各部門向公司檔案部門移交檔案時，必須辦理移交手續，並由提交部門經理或部門主管及部門檔案管理助理簽字，接收部門經理和公司檔案管理專員簽字。移交清冊一式兩份，兩部門各儲存乙份。移交清冊見附表八。
5、 各部門內部檔案助理更換時，也必須移交，移交手續同上。
6、 總經理辦公室檔案部門根據需要利用工具編制檔案移交檢索表。
五、 檔案借閱
1、 檔案管理助理要嚴格遵守公司檔案借閱制度和保密規章制度，原則上不得借閱超出本職工作需要的檔案，更不能沒有借閱申請單審批借閱。
2、 借閱檔案需填寫檔案借閱申請單（檔案借閱申請單見附表九），由部門經理簽字同意後方能借閱，超出借閱人員自身借閱許可權的檔案借閱，除經相關部門經理同意外還需徵得主管副總簽字同意，經審批後的檔案借閱申請單交由部門檔案助理或檔案管理專員留存。
3、 檔案管理助理要及時填寫檔案借閱記錄表（見附表十），並由借閱人簽字，檔案交還時要及時登記登出。
4、 當檔案借閱超過借閱期限時，檔案助理要及時催交檔案借閱人員及時還回借閱的檔案，催交不還的要及時向部門經理匯報。
六、 檔案的保管
1、 檔案集中儲存在檔案庫房中，庫房應堅固，並有防盜、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲，防有害氣體等設施和手段。
2、 檔案庫房內應保持清潔，案卷排列整齊有序，借閱歸還後的檔案及時準確地放回原處。
七、 檔案的銷毀
1. 公司各部門、各級子公司沒有銷毀檔案的許可權。
2. 若部門要對失去儲存價值的檔案材料進行銷毀，必須首先提出申請(見附表十一)，由公司組織專職人員進行檔案的鑑定，確認後，由部門檔案助理提供銷毀申請單、欲銷毀的檔案清單、欲銷毀的檔案案卷，移交給公司總經理辦公室。
3. 銷毀失去儲存價值的檔案應登記造冊，經主管檔案的領導批准，並呈報上一級檔案部門或有關部門審批後由總經理辦公室進行統一實施，嚴禁擅自銷毀檔案資料。
4. 銷毀時需做好保密工作，應至少有其他部門的2個代表組成監銷小組在場。
辦公室2023年7月
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