工人檔案管理實施細則

第一章總則

第一條為加強工人檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和路局有關規定，制定《******公司工人檔案管理實施細則》。

第二條工人檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選撥和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的檔案材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是檔案的重要組成部分。

第三條工人檔案管理工作，由負責領導與指導，由各人事任免單位具體管理，同時接受xx及同級檔案行政管理部門的監督、指導。

第四條工人檔案管理工作必須貫徹執行黨、國家和鐵道部有關檔案、保密的法規和制度。

第二章工人檔案管理制度

第五條工人檔案由各單位勞動人事部門管理，並根據實際工作需要設專、兼職人員。

第六條檔案管理部門的職責

1.保管職工檔案。

2.收集、鑑別和整理職工檔案材料。

3.辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續。

4.登記職工工作變動情況。

5.為有關部門提供職工情況。

6.做好職工檔案的安全、保密、保護工作。

7.辦理其它有關事項。

第七條檔案工作人員職責

1.堅持政治理論學習，不斷提高政治思想覺悟，提高自身素質；

2.遵守黨的紀律，嚴守黨的秘密，保證工人檔案安全。堅持原則，嚴格按照工人檔案工作的規章和制度辦事。

3.熱愛本職工作，樹立敬業愛崗精神。努力學習業務及相關知識，不斷提高業務水平和工作能力，熱心為職工服務。

4.建立健全規章制度，在日常工作中認真貫徹執行上級有關部門的規定。堅持每季度檢查統計核對工人檔案，發現問題及時解決。做好檔案材料的歸檔、裝訂工作。

第八條檔案保密及庫房管理制度

1.工作人員要嚴守****，保證檔案安全，在任何情況下，不准向無關人員談論有關檔案的內容，未經批准不得將檔案帶出檔案室，如有洩露或公布檔案內容者，應視其情節輕重按違紀予以嚴肅處理。

2.檔案管理人員工作調動時，事前應把工作移交好，辦好交接手續。

3.工人檔案材料必須登記建賬，每季度要認真清點核對一次，發現問題及時解決。

4.為保證工人檔案的絕對安全，凡儲存500卷以上工人檔案的單位，均應設堅固的專用庫房。庫房內要存放滅火器並安裝鐵門及鐵柵欄窗戶、檔案選用鐵製專用檔案櫃進行保管（即三鐵一器）。

5.要經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施是否齊全，要保持庫房內清潔衛生和適宜溫、濕度（溫度：14-24度，相對濕度：45-65%）。

6.檔案庫房和閱檔室要分隔開，嚴禁吸菸、堆放雜物和放置易燃易爆物品，節假日要加封，庫房鑰匙要專人保管，嚴防丟失，每日下班前，要認真檢視庫房門窗上鎖狀態和電燈是否關閉，嚴禁無關人員進入。

第九條檔案借閱查閱制度

1.借閱查閱工人檔案時，須出具借閱查閱工人檔案介紹信，方可借閱查閱。

2.工人檔案原則上不外借，因特殊情況借用時，須經主管部門負責人批准，並嚴格履行登記手續，用畢及時歸還。

3.任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的工人檔案。

4.要愛護工人檔案，嚴禁塗改、圈劃、抽取撤換、拆散、損壞工人檔案材料。

5.要注意保密，不得洩露或擅自向外公布工人檔案內容。未經工人檔案管理部門同意，嚴禁複製、摘錄、拍攝工人檔案內容。

6.查檔人員閱檔時，嚴禁吸菸。

第十條工人檔案轉遞制度

1.工人檔案管理部門，在接到工人調動職務任免通知後，將調出的工人檔案整理，移交給新的工人檔案主管部門。

2.轉遞工人檔案必須經過嚴格密封，通過機要交通或勞資部門人員取送，嚴禁郵寄或交本人自帶。

3.轉出工人檔案必須材料齊全，符合整理要求，轉出時不得截留任何材料或將材料分批轉出。

4.轉遞工人檔案必須按統一規定的《工人檔案轉遞通知單》和《工人檔案轉出登記簿》的專案登記，並密封包裝。

5.收到工人檔案的單位，要對工人檔案進行檢查核對，校對無誤後，須在回執上簽字蓋章並及時退回。逾期乙個月轉出單位未收到回執應及時催問以防丟失。

6.對「無頭檔案」要認真查轉。對下落不明的工人，其檔案可移交同級檔案綜合管理部門儲存。

7.工人死亡後，其檔案由原管理部門儲存五年後，移交同級檔案綜合管理部門儲存。

第十一條工人檔案檢查核對制度

1.保管工人檔案必須建立《工人檔案名冊索引》，並根據工人檔案轉入轉出情況及時修改，保證名冊的準確無誤。

2.工人檔案應逐人編號，編號與姓名必須相符，不得重號。

3.工人檔案每一年至少檢查核對一至二次。主要檢查核對檔案名冊與姓名、編號、數量以及存放位置是否相符，鑑別檔案材料，發現問題及時整改。

第十二條送交工人檔案歸檔材料制度

1.凡各級部門形成的工人檔案材料，應在材料形成10天內送交材料管理部門，其它部門形成的工人檔案材料，要在材料形成乙個月內送交工人檔案管理部門。任何組織和個人不得以任何理由積壓或滯留歸檔材料。

2.凡屬應歸檔的材料必須內容真實、完整齊全、文字清楚、物件明確、手續完備。

3.凡歸檔的材料應統一用16開辦公用紙，用鋼筆、毛筆填寫或列印，不得使用原子筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。

4.送交工人檔案材料時，材料形成部門要與工人檔案管理人員辦理交接手續。

第十三條工人檔案材料鑑別歸檔制度

1.凡工人檔案材料，在歸檔前必須經過認真審查鑑別，不符合要求的不能歸檔。

2.未經鑑別任何人不得擅自銷毀工人檔案材料。

3.凡屬下列列情況的材料不得歸入工人檔案：

（1）屬於：「同名異人」、「張冠李戴」、或物件不明確的材料；

（2）雖屬本人但不需歸檔的材料，如：結婚證書、學生證、學術**等；

（3）屬於來往文書、資料、大小字報、會議記錄等材料；

（4）規定應由組織蓋章而未蓋章，應由本人簽字而未簽字，應註明批准機關、批准時間和文號而未註明等手續不完備的材料；

（5）屬於頭尾不清、**和時間不明、內容不真實、不齊全、不完整、字跡不清的材料；

（6）凡是用原子筆、鉛筆、紅色、純藍色墨水或複寫紙書寫的材料。

4.不得私自將不屬於歸檔範圍的材料歸檔或從工人檔案中撤出材料。

5.經鑑別不符合要求的材料應退回材料生成部門，待符合要求後再入檔。

6.鑑別歸檔工作應隨時進行，積壓最多不得超過乙個月。

第十四條工人檔案材料收集制度

1.工人檔案管理工作人員應與工人檔案材料形成部門建立必要的聯絡制度，採取上門收集、**聯絡等形勢，積極主動地做好材料收集工作。

2.根據需要，工人檔案管理部門可有計畫地布置填寫簡歷表、自傳、鑑定等，並及時將這些材料收集歸檔。

3.對收集的檔案材料要認真進行檢查。對不符合要求的應及時通知材料形成部門補辦手續；對不應歸檔的材料要及時退給材料形成部門；對缺少材料的須及時向材料形成部門催要。

4.對收集到的應歸檔材料，必須認真填寫《收集材料登記簿》。

5.收集材料工作應隨時或乙個月進行一次，不得延誤。

第三章工人檔案材料的收集和鑑別

第十五條工人檔案材料收集工作是檔案工作的起點，是全部檔案工作程式中的第乙個環節。收集工作做的好壞，直接關係到檔案的質量。因此，檔案工作者必須按照規定的檔案範圍，把應該收集的檔案材料收集齊全。

第十六條工人檔案材料的收集範圍

具體包括個人經歷、思想品德、業務能力、身體狀況、突出貢獻等方面內容。

1.簡歷、自傳、任免、調動等材料；

2.黨團材料、獎懲材料、歷史材料；

3.學歷、學習成績、技術考核及培訓材料；

4.不同時期、不同目的的體格檢查材料；

5.主持革新專案、有關發明創造、重大科技成果；

6.其它方面。

第十七條工人檔案材料收集的特點

工人檔案材料收集同其它人事檔案材料的收集一樣，具有以下特點，勞動人事管理部門在實際工作中應特別注意把握。

1.廣泛性。工人檔案材料收集的廣泛性是指工人檔案材料非一處形成，也就是說檔案材料的**是多方面的，既可**於工作單位，也可**於社會有關部門。

2.持續性。工人檔案材料收集的持續性是指工人檔案材料非一時形成。不是收集一次即可，應持續不斷地收集。

3.階段性。工人檔案材料收集的階段性是指檔案材料是分階段形成的。例如：上學階段、參軍階段、工作階段等。

4.時間性。工人檔案材料收集的時間性是指工人檔案材料的形成雖有階段性，但在某一階段又有相同固定的形成時間。例如：階段的開始和結束時，工作發生變動時，考工晉級時等。

第十八條工人檔案材料收集的渠道及方法

1.對新招收錄用的職工，要收集招用勞動合同制工人審批表、政審表、體檢表、錄取通知書（地方勞動行政部門制發）、分配通知書（三聯單）等。屬於城鎮待業人員或重新參加工作的人員，應向推薦的勞動服務部門提取就業前的檔案材料；屬於直接從技校分配的畢業生，應向學校提取在校時的檔案材料；安置的退伍軍人，應向安置部門提取部隊的檔案材料。

在新職工入職後，要及時建立健全每個人的檔案。

2.根據工作需要和材料缺少的情況，隨時收集應由本人填寫的檔案材料。新調入的職工都應填寫簡歷表。為能及時掌握職工近期和自然狀況，定期每五年重新填寫簡歷表。

3.隨時收集有關職工任免、定職、定級、考核、評定技術職務和登記、調整工資級別、退休以及死亡材料。

4.通過黨、團組織收集職工入黨、入團、**、退團、以及黨內、團內所受獎勵、處分等材料。

5.通過有關部門（行政、工會）收集正式授予職工勞動模範、先進生產者等事蹟材料。

6.通過有關部門（公安、保衛、司法）收集職工違法、違紀所受處分、處罰等材料。

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