檔案管理實施細則

檔案管理按職能部門立卷的實施細則

第一章總則

第一條為進一步完善專案檔案管理，落實層級責任，保證各門類、載體檔案的案卷質量，以達到檔案管理規範化、標準化、制度化、程式化的要求，更好地為專案各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案工作規範》、中國交建檔案管理有關規定及集團檔案精神，結合專案實際，特制訂本實施細則。

第二條專案檔案按由各職能部門立卷的原則，把各門類、載體檔案收集、整理和立卷的工作，列入各職能部門的管理程式和職責範圍；確保專案檔案的真實性、完整性、準確性和系統性。

第三條專案檔案實行分級綜合管理，專案日常業務和各部門形成的檔案由各職能部門立卷後，按地鐵集團公司檔案資訊管理部門及哈爾濱城建檔案館要求統一管理。專案財務核算等形成的檔案，由其專職（兼職配合）檔案管理人員或辦公室組織統一歸檔。

第四條收集、整理、立卷的各門類、載體檔案，經各職能部門的負責人或專案負責人審定後，由該部門專兼職檔案員按分級綜合管理規定統一向檔案資訊中心移交。

第五條專案檔案立卷範圍包括管理類檔案（泛指黨群工作、行政管理等類別）、基建檔案、裝置檔案、科研檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等。

第二章各職能部門的立卷責任

第六條軌道交通工程建設依據性檔案（工程前期專案申報可行性研究、任務書、合同等）和軌道交通工程管理等檔案（徵地、報建檔案、招標檔案、軌道交通國內、外裝置檔案、工程驗收備案檔案等）。由專案計畫合同部、財務部、物資裝置部、工程管理部、設計技術部、安質環保監督部等相關部門根據職能負責立卷。

第七條軌道交通工程各級驗收安質環保監督部牽頭，負責工程建設各相關驗收資料立卷。

第八條會計檔案財務部負責立卷。

第九條徵地拆遷、管線遷改、設計檔案、勘測測量、工程竣工、工程監理、科研專案等屬合同關係所形成的檔案，由計畫合同部立卷（包括需向檔案管理部門移交的檔案），在簽訂專案合同時，專案各主辦部門應在合同條款中予以明確。專案合同範圍外形成的檔案材料，由專案的主辦部門負責立卷。

第十條專案各部門業務形成的文書檔案（泛指黨群工作類、行政管理等類別），已交專案綜合管理部統一編文號的文書材料，由綜合管理部分類整理移交；未編文號的文書材料，由各職能部門按專案整理，組成系統的立卷保管單位移交。其中比較系統的大型專題會議等檔案，由各主辦部門立卷。

第十一條人事檔案，由綜合管理部負責收集、整理、立卷。

第十二條聲像檔案，由各職能部門負責收集、整理、立卷。

第十三條電子檔案，由相應形成紙質檔案的部門負責整理

歸檔。第三章檔案人員職責

第十四條專案檔案人員職責

1、認真學習貫徹執行國家《檔案法》和有關檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠於職守，努力提高業務素質，提高檔案管理水平。

2、負責管理專案、各部門的檔案。做好專案部形成的各種檔案材料的收集整理，立卷和歸檔等方面的監督、檢查、指導工作。

3、按照中國交建檔案工作對標管理指標體系開展檔案管理工作。

4、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時、準確地提供利用。

5、定期檢查檔案的保管情況。對破損或退變的檔案進行修補和複製，對保管期滿的檔案定期進行鑑定銷毀，並做好向地鐵集團和城建檔案館移交的工作。

6、嚴格遵守保密制度。未經批准，不得擅自擴大檔案的借閱範圍，不得洩露檔案的保密內容。

7、編制檔案材料清理資料彙總表，每月 25 日提交至專案檔案室。

第十五條兼職檔案員職責

1、各部門兼職檔案人員，應認真學習和掌握文書業務檔案處理和檔案管理工作的基礎知識，提高管理水平。

2、認真做好檔案材料的保密工作，嚴守並督促本部門檔案

的形成、傳遞，閱辦過程中的保密事項。

3、管理好本部門檔案材料，負責傳閱，及時傳遞和閱辦，防止積壓和延誤，嚴防丟失。

4、負責將部門一年形成的檔案資料進行蒐集、整理、保管，做好平時檔案的立卷工作，嚴把案卷質量。

5、負責當年檔案的資料的齊全完整，定期移交給專案檔案

室並轉入地鐵集團檔案資訊中心。

6、認真按中國交建檔案工作對標管理指標體系開展檔案管

理工作。

第十六條有關專業技術人員、管理人員職責。對本部門在業務、行政、科研、管理等各項工作中形成的檔案材料的完整、準確、系統、安全負責；對辦理完畢的檔案材料，及時交部門兼職檔案人員保管，不得將檔案材料據為己有或延期移交；認真執行檔案管理「三納入」、「四同時」措施，在科研課題或建設專案結束或告一段落時，必須將檔案材料收集齊全，及時立卷歸檔，並保證檔案材料內容準確、字跡工整、圖樣清晰；協助本部門兼職檔案人員做好檔案保管期限和密級劃分工作。

第四章立卷要求

第十七條各部門業務形成的檔案，必須按專案檔案的分類大綱、歸檔範圍和保管期限等有關規定，由各業務部門指定經辦人收集、整理，組成系統的保管單位，在該部門檔案人員的配合下立卷。立卷檔案必須真實、完整、準確、系統，符合形成規律，具有原始憑證作用（原件）。

第十八條各部門負責組織檔案立卷的工作範圍包括：檔案材料的收集、鑑別、整理、打頁碼、擬寫卷內目錄、案卷目錄、捲麵、備考表等。

第十九條合同乙方負責組織檔案立卷的工作範圍包括：檔案材料的收集、鑑別、整理、打頁碼、擬寫卷內目錄、備考表、捲麵、裝訂、裝案卷盒、列印案卷目錄及形成電子檔案（掃瞄件）等。

第二十條聲像檔案、電子檔案，由各職能部門按檔案資訊管理中心的有關規定負責鑑別、整理、擬寫說明標籤等，立卷後移交。

第五章歸檔時間

第二十一條軌道交通工程，在專案前期階段（專案申報、地質勘探、徵地拆遷、工程報建、招投標）、設計階段（初步設計、技術、施工圖設計）、施工階段、竣工驗收階段等不同階段任務完成或告一段落時，要按階段將應歸檔的檔案材料立卷，經專案計畫合同部部門負責人審定後，由專案檔案室組織向地鐵集團公司檔案管理部門移交。

第二十二條工程裝置專案，在可行性研究、談判、商務、專案評估、前期準備、考察、招投標、人員培訓、裝置供貨、裝置安裝、除錯、驗收等不同的階段的任務完成或告一段落時，要按階段將應歸檔的檔案材料立卷，經專案主辦部門有關負責人審定合格後，由專案檔案室組織向地鐵集團公司檔案管理部門移交。

第二十三條科研專案，在通過成果申報鑑定後三個月內，合同執行部門要組織將應歸檔的檔案材料立卷，經專案有關負責人審定後，由專案檔案室組織向地鐵集團公司檔案管理部門移交。

第二十四條文書材料，在翌年的第一季度內，要將應歸檔的檔案材料整理和立卷，經專案各業務部門負責人審定後，向專案檔案室移交。大型專題會議檔案，在會議結束後乙個月內，由主辦部門整理立卷後移交至專案檔案室。

第二十五條會計檔案，由財務部整理立卷後自行保管。

第二十六條電子檔案，由各職能部門在移交紙質檔案的同時移交。

第二十七條應歸檔的聲像材料，各職能部門應在單項工作完成後乙個月內整理移交。

第二十八條專案公文，由綜合管理部立卷，每三個月內向檔案室移交。

第六章監督與指導

第二十九條推行檔案按各職能部門負責立卷後，各職能部門應對檔案真實、完整、準確的負責。檔案室的主要職責是：對專案檔案的形成進行組織協調、監督指導、統籌管理、入館保藏、提供資訊利用和編研開發工作。

第三十條專案檔案室對各部門移交的立卷檔案要進行驗收，對不符合要求的，進行指導整改，整改合格後才予接收。

第三十一條專案檔案室要定期組織各部門專兼職檔案人員進行業務培訓，發揮檔案網路在部門立卷的作用。

第七章附則

第三十二條對於推行按各職能部門立卷工作中做出成績的

集體和個人，專案結合每年的專案公司檔案會議進行評選表彰。各部門檔案立卷工作，應列為年終考核內容，對立卷歸檔工作不落實的部門、人員的年績效工資，要酌情予以扣發。

第三十三條本細則由檔案室負責解釋。

第三十四條本細則自發布之日起執行。

二〇一六年五月二十六日

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